Zo organiseer je een koffieochtend zonder last-minute gedoe
Begin met de locatie, het tijdstip en het aantal verwachte bezoekers. Verstuur daarna de uitnodigingen, verwerk aanmeldingen en vraag dieetwensen uit voordat je boodschappen doet. Werk op de dag ervoor vooral met houdbare producten; fruit, brood, beleg en gekoelde producten bereid je later voor. Op de ochtend zelf richt je eerst de ruimte en het buffet in, controleer je de koffieapparatuur en houd je iemand vrij voor ontvangst en aanvullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en zaal reserveren
- 2
Uitnodigingen versturen
- 3
Aanmeldingen verwerken
- 4
Dieetwensen verzamelen
- 5
Aanmeldingen bevestigen
- 6
Bezoekerslijst afdrukken
- 7
Boodschappenlijst controleren
- 8
Boodschappen doen
2 personen
- 9
Houdbare producten klaarzetten
- 10
Koelproducten koelen
- 11
Fruit wassen
- 12
Brood en beleg voorbereiden
2 personen
- 13
Gebak en fruit schikken
- 14
Koffieapparatuur controleren
- 15
Tafels opstellen
2 personen
- 16
Stoelen plaatsen
2 personen
- 17
Tafelkleden neerleggen
- 18
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 19
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 20
Buffet inrichten
2 personen
- 21
Dieetproducten apart markeren
- 22
Ontvangsttafel klaarzetten
Event
- 23
Bezoekers ontvangen
2 personen
- 24
Koffie en thee serveren
2 personen
- 25
Buffet aanvullen
2 personen
- 26
Dranken bijvullen
- 27
Gebruikt servies inzamelen
- 28
Laatste bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 29
Voedselresten opruimen
2 personen
- 30
Servies afwassen
2 personen
- 31
Tafels en stoelen opruimen
2 personen
- 32
Ruimte schoonmaken
2 personen
- 33
Afval naar container brengen
- 34
Voorraad terugzetten
- 35
Geleende materialen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 5
- Stoelenaantal 36
- Kapstok
- Afvalbakkenaantal 3
Servies
- Koffiekopjesaantal 36
- Schotelsaantal 36
- Glazenaantal 36
- Bordenaantal 40
- Theelepelsaantal 40
- Messenaantal 36
- Serveerlepelsaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Serveertangenaantal 4
- Koelboxenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 5
- Bloemstukkenaantal 3
- Naamkaartjesaantal 36
Apparatuur
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Bezem
- Dweil
- Emmeraantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stel uiterlijk één week vooraf een uiterste aanmelddatum in. Zo kun je bezoekers bevestigen, dieetwensen verzamelen en de hoeveelheid koffie, brood, fruit en gebak gericht inkopen.
- Maak de boodschappenlijst pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Houd voor het eerste uur ongeveer 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon aan en plan extra servies voor gasten die opnieuw pakken.
- Zet houdbare boodschappen en materialen de dag ervoor klaar. Was fruit, snijd brood en zet gekoelde producten pas zo laat mogelijk klaar, zodat ze tijdens de koffieochtend vers en koel blijven.
- Controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór het opstellen van de tafels. Een apparaat dat pas na opening geen stroom krijgt, vertraagt direct de ontvangst.
- Markeer dieetproducten zichtbaar en zet ze apart op het buffet. Richt daarnaast een ontvangsttafel in met bezoekerslijst en naamkaartjes, zodat binnenkomende gasten niet tussen het buffet hoeven te wachten.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een koffieochtend organiseren?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de koffieochtend en sluit de aanmeldingen 7 dagen van tevoren, zodat je boodschappen en dieetproducten kunt regelen.
- Hoeveel koffie heb je nodig voor een koffieochtend?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 koppen koffie of thee per persoon. Voor een koffieochtend van 2 uur is 4 tot 5 koppen per persoon een bruikbare planning, met extra water voor thee en het bijvullen van apparaten.
- Wanneer bereid je het buffet voor een koffieochtend?
- Zet tafels, stoelen, tafelkleden en servies 1 tot 2 uur voor de start klaar. Richt het buffet ongeveer 30 minuten vooraf in; gekoelde producten, brood, beleg, fruit en gebak voeg je zo laat mogelijk toe.
- Hoe verzamel je dieetwensen voor een koffieochtend?
- Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding en bevestig ze uiterlijk 7 dagen vooraf. Noteer per bezoeker wat nodig is en markeer de aparte producten op het buffet, zodat er tijdens de ontvangst geen onduidelijkheid ontstaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!