Een klankbordgroepbijeenkomst organiseren

Begin met het doel van de bijeenkomst en werk daarna in vaste volgorde: deelnemers, locatie, inhoud en praktische uitvoering. Stel de deelnemerslijst op, verstuur uitnodigingen en verzamel dieetwensen voordat je de catering regelt. Werk de agenda en vragen uit, wijs gespreksbegeleiders aan en stuur praktische informatie op tijd. Test apparatuur vooraf en richt de ruimte zo in dat registratie, koffie en gesprek logisch op elkaar aansluiten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Deelnemerslijst opstellen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Gespreksbegeleiders aanwijzen
2 personen
7
Agenda en vragen uitwerken
2 personen
8
Praktische informatie versturen
9
Aanmeldingen definitief bevestigen
10
Boodschappenlijst controleren
11
Boodschappen doen
2 personen
12
Naamkaartjes maken
13
Deelnemersmateriaal printen
14
Dieetlabels voorbereiden
15
Apparatuur testen
2 personen
16
Materialen naar locatie brengen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Tafels opstellen
3 personen
20
Stoelen plaatsen
3 personen
21
Projectie installeren
2 personen
22
Registratietafel inrichten
2 personen
23
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
24
Buffettafel inrichten
3 personen

Event

25
Deelnemers ontvangen
3 personen
26
Deelnemers registreren
2 personen
27
Programma toelichten
28
Gesprekssessies begeleiden
4 personen
29
Actiepunten vastleggen
2 personen
30
Diner uitserveren
4 personen
31
Dranken bijvullen
2 personen
32
Vragenronde begeleiden
2 personen
33
Feedbackformulieren uitdelen
34
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen

Nazorg

35
Buffet en tafels afruimen
3 personen
36
Servies afwassen
2 personen
37
Afval verzamelen
2 personen
38
Locatie schoonmaken
3 personen
39
Materialen retourneren
2 personen
40
Actiepunten uitwerken
2 personen
41
Verslag en materialen versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 36
Registratietafel
Kledingrek
Tafelkleedaantal 6

Apparatuur

Laptop
Beamer
Projectiescherm
HDMI-kabelaantal 2
Verlengsnoeraantal 3
Stekkerdoosaantal 3
Draagbare speaker

Presentatie

Flip-overaantal 2
Flip-overpapieraantal 4
Whiteboard
Whiteboardmarkersaantal 8
Plaknotitiesaantal 6
Balpennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Klembordenaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 40
Drinkglazenaantal 40
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaataantal 2
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 6
Serveertangenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de uitnodigingen en aanmeldingen ruim vóór de bijeenkomst. Bevestig deelnemers definitief zodra de aanmeldtermijn voorbij is, zodat je aantallen voor stoelen, naamkaartjes, materiaal en catering kloppen.
Werk de agenda niet alleen uit als tijdschema, maar noteer ook per onderwerp de concrete vraag die je wilt bespreken. Wijs per gespreksonderdeel een begeleider aan en spreek af wie de uitkomsten vastlegt.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en maak dieetlabels vóór het buffet wordt ingericht. Zo hoeft niemand tijdens de ontvangst uit te zoeken welke hapjes of dranken geschikt zijn.
Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, verlengsnoer en stekkerdoos op de locatie. Neem ook een flip-over of whiteboard met markers en plaknotities mee voor gesprekken die niet van projectie afhankelijk zijn.
Richt de ruimte in de volgorde waarin deelnemers haar gebruiken: registratietafel bij binnenkomst, naamkaartjes en pennen direct beschikbaar, daarna koffie- en theepunt en pas vervolgens de gesprekstafels. Zet dranken koud en plaats materialen vóór de eerste deelnemer arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren nodig je deelnemers uit voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Geef een duidelijke aanmeldtermijn en verstuur praktische informatie uiterlijk 5 werkdagen voor de bijeenkomst.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Vraag dieetwensen direct mee bij de aanmelding. Controleer de antwoorden zodra de aanmeldingen binnen zijn en maak de dieetlabels uiterlijk de dag vóór de bijeenkomst klaar.
Hoeveel tijd heb je nodig om de ruimte klaar te zetten?: Reserveer minstens 90 minuten voor tafels, stoelen, registratie, koffie, buffet en projectie. Test de apparatuur vóór deelnemers binnenkomen, niet pas bij de start van de agenda.
Wat moet je testen voor een klankbordgroepbijeenkomst?: Controleer laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, stroomvoorziening en draagbare speaker. Trek hiervoor minimaal 30 minuten uit en leg flip-overpapier, markers, pennen en naamkaartjes vooraf klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.