Zo organiseer je een jubileumkermis
Begin met de datum, locatie en verwachte bezoekersaantallen; die bepalen vrijwel alle vervolgstappen. Controleer daarna vergunningen, verzekering en de ruimte voor attracties, entree, catering en vluchtroutes. Reserveer kermisattracties en catering vroeg en werk vervolgens het programma, de spelregels en de vrijwilligersindeling uit. In de laatste week controleer je leveringen, weersverwachting, spelmateriaal, dranken en de opbouw van het terrein.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Vergunningen controleren
2 personen
- 3
Kermisattracties reserveren
2 personen
- 4
Catering reserveren
2 personen
- 5
Verzekering controleren
- 6
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Programma afdrukken
- 11
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 12
Spelregels uitschrijven
2 personen
- 13
Prijzen voor spellen inkopen
2 personen
- 14
Route en entree bepalen
2 personen
- 15
Plattegrond maken
- 16
Weersverwachting controleren
- 17
Leveringen bevestigen
2 personen
- 18
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Prijzen sorteren
2 personen
- 22
Spelmateriaal controleren
2 personen
- 23
Kleding en accessoires klaarleggen
2 personen
- 24
Terrein vrijmaken
4 personen
- 25
Attracties laten opbouwen
4 personen
- 26
Partytenten opbouwen
6 personen
- 27
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 28
Stroompunten controleren
2 personen
- 29
Verlichting ophangen
3 personen
- 30
Versiering ophangen
4 personen
- 31
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 32
Spelkramen inrichten
4 personen
- 33
Prijzen uitstallen
2 personen
- 34
Buffet en bar inrichten
4 personen
- 35
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 36
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 37
Toiletten controleren
2 personen
- 38
Briefing vrijwilligers geven
3 personen
Event
- 39
Entree bemannen
2 personen
- 40
Bezoekers welkom heten
2 personen
- 41
Kermisspellen begeleiden
4 personen
- 42
Prijzen uitreiken
2 personen
- 43
Attracties begeleiden
4 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken uitgeven
3 personen
- 46
Dranken bijvullen
2 personen
- 47
Koffie en thee schenken
2 personen
- 48
Buffet aanvullen
2 personen
- 49
Afvalbakken legen
2 personen
- 50
Toiletten tussentijds reinigen
2 personen
- 51
Muziek bedienen
- 52
Jubileumtoespraak aankondigen
- 53
Groepsfoto maken
2 personen
- 54
Laatste ronde aankondigen
- 55
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 56
Attracties uitschakelen
4 personen
- 57
Catering opruimen
4 personen
- 58
Servies verzamelen
3 personen
- 59
Afval sorteren
3 personen
- 60
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 61
Versiering verwijderen
3 personen
- 62
Partytenten afbreken
6 personen
- 63
Terrein schoonmaken
4 personen
- 64
Spelmateriaal inpakken
2 personen
- 65
Koelmaterialen legen
2 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Apparatuur schoonmaken
2 personen
- 68
Geleende spullen verzamelen
2 personen
- 69
Attracties laten afbouwen
4 personen
- 70
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 71
Gevonden voorwerpen bewaren
- 72
Restanten veilig opbergen
2 personen
- 73
Locatie schoon opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 12
- Krukkenaantal 20
- Buffettafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
- Afzetpalenaantal 12
- Dranghekkenaantal 10
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 80
- Waterglazenaantal 220
- Wijnglazenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 100
- Messenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Lepelsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Partyspeakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 20
- Kassakist
- Pinautomaat
- Powerbanksaantal 4
Decoratie
- Ballonnenaantal 300
- Ballonnenboogaantal 2
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Jubileumbanneraantal 2
- Tafelkledenaantal 16
- Tafelversieringaantal 16
- Fotowand
- Fotopropsaantal 20
- Entreebord
- Wegwijzerbordenaantal 8
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
- Noodverlichtingaantal 4
Spelmateriaal
- Ringwerpsetsaantal 2
- Blikwerpsetsaantal 2
- Sjoelbakkenaantal 2
- Kop-van-jutspel
- Touwtrektouwenaantal 2
- Hoepelsaantal 12
- Ballenaantal 20
- Pionnenaantal 24
- Scorebordenaantal 6
- Stempelkaartenaantal 200
- Speelmuntenaantal 500
- Prijsbekersaantal 100
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 20
- Thermoskannenaantal 6
- IJsblokbakkenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Maatbekersaantal 2
Schoonmaak
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Microvezeldoekenaantal 24
- Handzeepdispensersaantal 6
- Handdoekdispensersaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Veiligheidsvestenaantal 10
- Zaklampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de route en entree vast voordat je de plattegrond maakt. Plan ruimte voor dranghekken, afzetpalen, wachtrijen en kabelgoten, zodat bezoekers en leveranciers elkaar niet kruisen.
- Reserveer attracties en catering zodra datum en locatie vaststaan. Bevestig alle leveringen nogmaals in de laatste week en noteer per leverancier een contactpersoon en aankomsttijd.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één overzicht. Controleer dit uiterlijk 7 dagen vooraf met de cateraar, zodat aantallen, servies en buffetopstelling nog aangepast kunnen worden.
- Maak per onderdeel een verantwoordelijke vrijwilliger en werk met blokken van 2 tot 3 uur. Wijs ook iemand aan voor kassakist en pinautomaat, zodat betalingen niet blijven liggen wanneer het druk wordt.
- Doe de laatste terreincontrole de dag vóór het jubileum. Zet tafels, stoelen, afvalbakken en tenten klaar, controleer spelmateriaal en stroomvoorziening en koel dranken pas wanneer de koelkasten of koelboxen beschikbaar zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jubileumkermis organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en attracties. Verstuur uitnodigingen ongeveer 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 1 tot 2 weken voor het evenement.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een jubileumkermis regelen?
- Controleer de vergunningsregels direct nadat de locatie is gekozen, dus meestal 3 tot 6 maanden vooraf. Dien een aanvraag in zodra duidelijk is welke attracties, tenten, geluidsinstallatie en bezoekersaantallen je hebt; termijnen verschillen per gemeente.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jubileumkermis?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel, plus 2 mensen voor entree, betalingen en algemene coördinatie. Bij meerdere attracties en spellen werkt een indeling in diensten van 2 tot 3 uur beter dan één lange dagdienst.
- Wanneer controleer je de opbouw van een jubileumkermis?
- Maak de plattegrond en terreinindeling minimaal 1 week vooraf en doe de praktische controle de dag vóór het evenement. Controleer op de dag zelf vóór opening nog attracties, kabels, afzettingen, spelmateriaal, drankkoeling en noodroutes.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!