Zo organiseer je een huisdierenbeurs
Begin met het bezoekersaantal, de datum en een locatie die dieren, exposanten en bezoekers veilig kan ontvangen. Leg daarna de standplaatsen, huisregels en dierenwelzijnsinstructies vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Plan demonstraties en catering pas wanneer je weet hoeveel exposanten en bezoekers je verwacht. In de laatste week draait alles om bevestigen: contactgegevens, techniek, dierenverblijven, badges, bewegwijzering en registratie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en bezoekersaantal vastleggen
2 personen
- 2
Locatie en zaalindeling reserveren
2 personen
- 3
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
- 4
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 5
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Standplaatsen bevestigen
2 personen
- 9
Huisregels voor dieren opstellen
2 personen
- 10
Dierenwelzijnsinstructies versturen
2 personen
- 11
Programma en demonstraties plannen
2 personen
- 12
Catering reserveren
2 personen
- 13
Drank- en snackhoeveelheden bepalen
2 personen
- 14
Promotie publiceren
2 personen
- 15
Plattegrond en bewegwijzering maken
2 personen
- 16
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 17
Bezoekersregistratie voorbereiden
2 personen
- 18
Naamkaartjes en badges maken
2 personen
- 19
Contactgegevens exposanten controleren
- 20
Technische benodigdheden controleren
2 personen
- 21
Dierenverblijven controleren
2 personen
- 22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 23
Boodschappen doen
2 personen
- 24
Promotiemateriaal klaarleggen
- 25
Dranken koelen
2 personen
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Zaal en vloeren controleren
2 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Exposantenstands inrichten
4 personen
- 30
Dierenverblijven plaatsen
3 personen
- 31
Waterpunten voor dieren plaatsen
2 personen
- 32
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 33
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 34
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
- 35
Decoratie ophangen
2 personen
- 36
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 37
Geluid en microfoon testen
2 personen
- 38
Sanitaire voorzieningen controleren
2 personen
- 39
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
- 40
Exposanten ontvangen
3 personen
- 41
Bezoekers registreren
3 personen
- 42
Programma toelichten
- 43
Bezoekers informeren
2 personen
- 44
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 45
Dierenwelzijn controleren
2 personen
- 46
Waterbakken bijvullen
2 personen
- 47
Dierenverblijven schoonhouden
2 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Hapjes serveren
2 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Toiletten controleren
- 53
Pauzes voor vrijwilligers regelen
- 54
Demonstraties begeleiden
2 personen
- 55
Gevonden voorwerpen registreren
- 56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 57
Exposanten laten afbouwen
3 personen
- 58
Dieren veilig laten vertrekken
2 personen
Nazorg
- 59
Registratiebalie afsluiten
2 personen
- 60
Catering opruimen
3 personen
- 61
Servies afwassen
2 personen
- 62
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 63
Dierenverblijven reinigen
2 personen
- 64
Afval verzamelen
3 personen
- 65
Zaal schoonmaken
3 personen
- 66
Decoratie verwijderen
2 personen
- 67
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 68
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 69
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 70
Exposanten nabellen over eigendommen
- 71
Bezoekersregistratie archiveren
- 72
Openstaande betalingen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 35
- Stoelenaantal 80
- Registratiebalie
- Statafelsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 4
- Dierenbenchaantal 12
- Hekpanelenaantal 20
- Afzetpalenaantal 12
- Partytentenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkannenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Microfoon
- Speakeraantal 2
- Laptop
- Betaalterminalaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Koelcontainersaantal 4
Dierenbenodigdheden
- Waterbakkenaantal 20
- Voerbakkenaantal 12
- Drinkwatercontainersaantal 6
- Handdoekenaantal 30
- Onderlegmattenaantal 20
- Poepzakhoudersaantal 8
- Transportboxenaantal 6
Decoratie
- Beursbanierenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 35
- Fotowandenaantal 2
- Prikbordenaantal 8
- Pijlbordenaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Lichtsnoerenaantal 6
Registratie
- Naamkaartjesaantal 120
- Badgehoudersaantal 120
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Bezoekerslijstenaantal 12
- Polsbandjesaantal 400
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 16
- Bezemsetsaantal 4
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Poepgrijpersaantal 6
- Handspraysaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Zaklampenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Brandblussersaantal 2
Boodschappen
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie zodra datum en bezoekersaantal bekend zijn. Maak de plattegrond uiterlijk twee weken vooraf, met aparte looproutes, standplaatsen, dierenbenches en afzettingen.
- Stuur exposanten minstens vier weken vooraf de huisregels en dierenwelzijnsinstructies. Vraag tegelijk om contactgegevens, technische wensen en het benodigde aantal vierkante meters.
- Plan demonstraties met begin- en eindtijd en controleer vooraf microfoon, speaker, laptop, verlengkabels en stekkerdozen. Een technische test op de dag zelf voorkomt dat het programma uitloopt.
- Richt registratie zo in dat bezoekers binnen één minuut geholpen zijn. Leg badges, naamkaartjes, een betaalterminal en een actuele bezoekerslijst minstens één dag van tevoren klaar.
- Koop catering en drank pas na het sluiten van de aanmeldingen in. Koel dranken de avond ervoor en controleer op de ochtend zelf thermoskannen, koffiezetapparaten, waterkokers, kopjes, glazen en bestek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een huisdierenbeurs organiseren?
- Begin minimaal acht weken vooraf met datum, bezoekersaantal en locatie. Reserveer exposanten, catering en techniek uiterlijk vier weken voor de beurs, zodat je nog tijd hebt om wijzigingen te verwerken.
- Hoeveel tijd heb je nodig om exposanten voor een huisdierenbeurs te regelen?
- Plan vier tot zes weken voor het samenstellen en uitnodigen van exposanten. Bevestig standplaatsen en contactgegevens uiterlijk twee weken vooraf en stuur de definitieve plattegrond daarna door.
- Wanneer maak je de huisregels voor dieren op een beurs?
- Maak de huisregels uiterlijk zes weken voor de beurs, voordat de uitnodigingen naar exposanten gaan. Verstuur de dierenwelzijnsinstructies minstens vier weken vooraf, zodat deelnemers hun dieren en verblijven kunnen voorbereiden.
- Wanneer controleer je de spullen voor een huisdierenbeurs?
- Controleer meubilair, dierenbenches, hekpanelen, techniek en registratiebenodigdheden zeven dagen vooraf. Doe op de beursdag nog één controle van stroom, bewegwijzering, dierenverblijven, badges en gekoelde dranken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!