Zo organiseer je een hindernisloop
Begin met het terrein en de datum, niet met het bestellen van hindernissen. Controleer eerst of het parcours past, welke vergunning nodig is en hoeveel deelnemers je veilig kunt laten starten. Werk daarna de route, hindernissen en veiligheidsmaatregelen uit. Pas als die basis staat, regel je inschrijvingen, vrijwilligers, leveranciers en materialen. De laatste controle draait om startgroepen, EHBO, weersverwachting en een duidelijke briefing voor iedereen die op de dag zelf helpt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Terrein reserveren
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Aansprakelijkheidsverzekering regelen
- 4
Parcours voorlopig uitzetten
2 personen
- 5
Hindernissen selecteren
2 personen
- 6
Leveranciers reserveren
- 7
Inschrijfformulier publiceren
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Sponsoren benaderen
2 personen
- 10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Vrijwilligers werven
2 personen
- 13
Startgroepen indelen
2 personen
- 14
Deelnemersinformatie versturen
- 15
Route definitief controleren
3 personen
- 16
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 17
EHBO-bezetting vastleggen
- 18
Vrijwilligersposten indelen
2 personen
- 19
Startnummers bestellen
- 20
Medaillevoorraad controleren
- 21
Wedstrijdreglement afdrukken
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Boodschappen bestellen
2 personen
- 24
Materialen ophalen
3 personen
- 25
Boodschappen ophalen
2 personen
- 26
Startpakketten samenstellen
3 personen
- 27
Weersmaatregelen klaarzetten
2 personen
- 28
Terrein inspecteren
3 personen
- 29
Hindernissen lossen
4 personen
- 30
Start- en finishboog plaatsen
3 personen
- 31
Hindernissen opbouwen
8 personen
- 32
Parcours afzetten
4 personen
- 33
Hindernissen beveiligen
4 personen
- 34
Start- en finishzone inrichten
4 personen
- 35
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 36
EHBO-post inrichten
2 personen
- 37
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 40
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 42
Routeveiligheid nalopen
4 personen
Event
- 43
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 44
Startnummers uitdelen
3 personen
- 45
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
- 46
Warming-up begeleiden
2 personen
- 47
Startgroepen oproepen
2 personen
- 48
Hindernissen bewaken
10 personen
- 49
Deelnemers laten starten
3 personen
- 50
Tijden registreren
3 personen
- 51
Finishers opvangen
4 personen
- 52
Medaille-uitreiking verzorgen
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
2 personen
- 54
Hapjes aanvullen
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Fotopunt bemannen
2 personen
- 57
Muziek verzorgen
- 58
Verloren voorwerpen registreren
- 59
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
- 60
Einduitslagen publiceren
2 personen
- 61
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 62
Hindernissen afbreken
8 personen
- 63
Parcoursmarkering verwijderen
4 personen
- 64
Catering opruimen
3 personen
- 65
Terrein schoonmaken
6 personen
- 66
Afval afvoeren
3 personen
- 67
Materialen laden
5 personen
- 68
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 69
Servies afwassen
3 personen
- 70
Restvoorraad opslaan
2 personen
- 71
Deelnemersfoto's delen
- 72
Uitslagen nasturen
- 73
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 4
- Inschrijftafelsaantal 3
- Biertafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
- Krattenaantal 20
Sportmateriaal
- Klimnettenaantal 2
- Kruiptunnelsaantal 3
- Balen stroaantal 20
- Houten klimwandenaantal 2
- Modderbakkenaantal 3
- Waterbakkenaantal 4
- Evenwichtsbalkenaantal 4
- Bandenaantal 40
- Pionnenaantal 60
- Markeerstokkenaantal 40
- Afzethekkenaantal 30
- Lintenaantal 10
- Startnummersaantal 150
- Veiligheidsspeldenaantal 300
- Stopwatchesaantal 6
- Megafoonsaantal 3
- Medaillesaantal 150
- Podiumblokkenaantal 3
Apparatuur
- Geluidsinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koelboxenaantal 6
- Waterkokersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Fotocamera
Verlichting
- Bouwlampenaantal 6
- Lichtslingersaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Bordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 20
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en serveermessenaantal 8
- Tangenaantal 6
- Koelelementenaantal 30
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompjesaantal 8
Decoratie
- Bannersaantal 8
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Pijlbordenaantal 20
- Prikbordenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- Hesjesaantal 30
- Handlampenaantal 8
- Portofoonsaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet het parcours voorlopig uit voordat je hindernissen definitief selecteert. Controleer looprichting, doorgangen en ruimte rond modderbakken, waterbakken en klimonderdelen; plan daarna een tweede controle van de definitieve route.
- Begin uiterlijk 8 weken vooraf met terreinreservering, vergunning en aansprakelijkheidsverzekering. Leveranciers van klimnetten, kruiptunnels, strobalen en houten klimwanden kunnen anders al bezet zijn.
- Maak startgroepen op basis van het aantal aanmeldingen en de langzaamste hindernissen. Houd bij drukke onderdelen extra ruimte vrij en stuur deelnemersinformatie minstens 7 dagen voor de loop.
- Plan per post een vrijwilliger en leg de bezetting uiterlijk 1 week vooraf vast. Geef posten een megafoon, stopwatch of duidelijke markering en wijs vooraf aan wie bij een incident de EHBO inschakelt.
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, medailles, startnummers, veiligheidsspelden en stroomvoorziening. Leg verlengkabels en stekkerdozen zo neer dat ze niet over looproutes of natte ondergrond lopen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hindernisloop organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer terrein, vergunning en verzekering eerst; regel hindernisleveranciers en vrijwilligers daarna. Plan de definitieve parcourscontrole uiterlijk 7 dagen voor de start.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hindernisloop?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger per actief toezichtspunt en voeg 2 coördinatoren toe voor start, finish en materiaal. Bij 10 hindernissen kom je daardoor vaak uit op minstens 12 vrijwilligers, exclusief EHBO.
- Hoeveel deelnemers kunnen tegelijk starten bij een hindernisloop?
- Dat hangt af van de langzaamste hindernis en de breedte van het parcours. Start als praktische basis groepen van 10 tot 20 deelnemers met 5 tot 10 minuten ertussen en pas dit aan na een proefronde.
- Wat moet je de deelnemers voor een hindernisloop sturen?
- Stuur uiterlijk 7 dagen vooraf starttijd, startgroep, route, kledingadvies, bereikbaarheid, regels en contactgegevens. Vermeld ook wat deelnemers moeten doen bij slecht weer en waar ze zich melden voor hun startnummer.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!