Zo organiseer je een hardloopwedstrijd
Begin niet met startnummers of medailles, maar met het wedstrijdconcept, het parcours en de start- en finishlocatie. Daarna regel je vergunningen, verkeersmaatregelen, verzekering en medische ondersteuning voordat je inschrijvingen opent. Reken vervolgens uit hoeveel vrijwilligers en posten je nodig hebt en leg de tijdregistratie vast. In de laatste weken draait alles om deelnemersinformatie, routecontrole, materiaal en een duidelijke taakverdeling voor de wedstrijddag.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
- 2
Parcours uitwerken
2 personen
- 3
Start- en finishlocatie bepalen
2 personen
- 4
Parcoursvergunning aanvragen
- 5
Verkeersplan indienen
2 personen
- 6
Verzekering controleren
- 7
Medische ondersteuning vastleggen
- 8
Verkeersregelaars werven
2 personen
- 9
Vrijwilligers werven
2 personen
- 10
Inschrijfformulier openen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
- 13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 14
Dieetwensen verzamelen
- 15
Startnummers bestellen
- 16
Medaillebestelling controleren
- 17
Tijdregistratie regelen
2 personen
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Posten langs parcours bepalen
2 personen
- 20
Routecontrole uitvoeren
2 personen
- 21
Buurtbewoners informeren
2 personen
- 22
Weersverwachting controleren
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Startnummers sorteren
3 personen
- 25
Vrijwilligerspakket samenstellen
2 personen
- 26
Parcoursmateriaal klaarzetten
3 personen
- 27
Dranken koelen
2 personen
- 28
Route opnieuw controleren
2 personen
- 29
Start- en finishgebied afzetten
4 personen
- 30
Tenten opzetten
4 personen
- 31
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 32
Inschrijfbalie inrichten
3 personen
- 33
Finishboog plaatsen
3 personen
- 34
Parcoursmarkering aanbrengen
6 personen
- 35
Verkeersborden plaatsen
4 personen
- 36
Waterposten inrichten
4 personen
- 37
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 38
Geluidsinstallatie testen
2 personen
- 39
Startnummers klaarleggen
3 personen
- 40
Vrijwilligers instrueren
3 personen
- 41
Verkeersregelaars positioneren
8 personen
Event
- 42
Inschrijvingen controleren
3 personen
- 43
Startnummers uitdelen
3 personen
- 44
Laatste deelnemers registreren
2 personen
- 45
Deelnemers naar start begeleiden
4 personen
- 46
Startsein geven
2 personen
- 47
Parcoursposten bemannen
12 personen
- 48
Verkeer begeleiden
8 personen
- 49
Water uitdelen
6 personen
- 50
Tussentijden registreren
2 personen
- 51
Finishers registreren
3 personen
- 52
Medaille uitreiken
3 personen
- 53
Dranken bijvullen
3 personen
- 54
Fruit en snacks uitdelen
3 personen
- 55
EHBO ondersteunen
2 personen
- 56
Speakerteksten omroepen
- 57
Uitslagen verwerken
2 personen
- 58
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 59
Deelnemers informeren over uitslagen
- 60
Parcours vrijgeven
2 personen
Nazorg
- 61
Afzettingen verwijderen
6 personen
- 62
Parcoursmateriaal verzamelen
6 personen
- 63
Tenten afbreken
4 personen
- 64
Meubilair terugbrengen
4 personen
- 65
Afval inzamelen
5 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Start- en finishgebied schoonmaken
4 personen
- 68
Verkeersborden retourneren
2 personen
- 69
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 70
Uitslagen publiceren
- 71
Deelnemersmail versturen
- 72
Foto's delen
- 73
Vrijwilligers bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 30
- Inschrijftafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Sportmateriaal
- Startnummersaantal 250
- Veiligheidsspeldenaantal 500
- Finishlint
- Medaillelintenaantal 220
- Wedstrijdmedaillesaantal 220
- Startlijnmat
- Finishboog
- Pionnenaantal 40
- Routepijlenaantal 60
- Kilometermarkeringenaantal 10
- Parcourslintaantal 8
- Startpistool
- Reservefluitjesaantal 12
- Verkeershekkenaantal 12
- Verkeerskegelsaantal 30
- Verkeersbordenaantal 20
- Reflecterende hesjesaantal 25
- Zaklampenaantal 8
- Routekaartenaantal 30
- Clipboardsaantal 12
- EHBO-koffersaantal 3
- Reddingsdekensaantal 20
- IJscompressenaantal 20
- Wegwerphandschoenenaantal 4
- Brancard
Apparatuur
- Megafonenaantal 3
- Geluidsinstallatie
- Microfoonaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Powerbanksaantal 6
- Stopwatchesaantal 6
- Tabletsaantal 3
- Printer
- Printpapieraantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 300
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
Catering
- Waterkannenaantal 12
- Drankdispensersaantal 6
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Openersaantal 4
Schoonmaak
- Handgelhoudersaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 4
- Vloertrekkersaantal 2
- Bezemsetsaantal 3
- Afvalgrijpersaantal 4
- Hervulbare handzeepdispensersaantal 6
Decoratie
- Startbanierenaantal 2
- Finishbanierenaantal 2
- Podiumlintenaantal 3
Tips
- Werk het parcours eerst volledig uit en controleer het daarna fysiek. Markeer bochten, kruisingen en kilometerpunten; juist daar raken lopers zonder routepijlen, pionnen of parcourslint de weg kwijt.
- Dien de parcoursvergunning en het verkeersplan ruim vóór de wedstrijddag in. Wacht niet met verkeersregelaars en verkeershekken tot de laatste week, want zonder goedgekeurde verkeersmaatregelen kan de route niet veilig worden afgesloten.
- Open de inschrijving pas wanneer start- en finishlocatie, medische ondersteuning en tijdregistratie geregeld zijn. Verzamel dieetwensen meteen en bestel startnummers zodra het deelnemersaantal voldoende stabiel is.
- Maak per parcoursdeel een vrijwilligerspost en geef iedere vrijwilliger vooraf een korte instructie. Stop reservefluitjes, powerbanks en een megafonische of telefonische communicatiemogelijkheid in het vrijwilligerspakket.
- Doe de laatste routecontrole kort voor de start en controleer daarna startnummers, medailles, finishlint, geluidsinstallatie en stroomvoorziening. Leg verlengkabels en stekkerdozen niet op looproutes en houd een alternatief voor tablets of tijdregistratie achter de hand.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een hardloopwedstrijd organiseren?
- Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf. Vergunningen, verkeersplannen, medische ondersteuning en vrijwilligers vragen meer voorbereiding dan het bestellen van startnummers of medailles.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een hardloopwedstrijd?
- Tel minimaal één vrijwilliger per kruising of parcoursknooppunt en plan daarnaast mensen voor inschrijving, start, finish, medailles en tijdregistratie. Voeg 10 tot 15 procent reserve toe voor afmeldingen op de wedstrijddag.
- Wanneer moet je startnummers en medailles bestellen?
- Bestel startnummers zodra je deelnemersaantal redelijk vaststaat, bij voorkeur enkele weken voor de wedstrijd. Controleer de medaillebestelling uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je nog tijd hebt om ontbrekende aantallen te herstellen.
- Wat moet je de dag voor een hardloopwedstrijd controleren?
- Controleer de weersverwachting, routepijlen, kilometermarkeringen, verkeershekken, start- en finishmateriaal en de indeling van vrijwilligers. Sorteer de startnummers en maak alle vrijwilligerspakketten uiterlijk de avond ervoor klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!