Zo organiseer je een grachtenrace
Een grachtenrace organiseer je in een vaste volgorde: eerst leg je vergunning, route en locaties vast, daarna regel je veiligheid en mensen. Pas als die basis staat, open je de inschrijving en werk je de deelnemersinformatie uit. Reken op coördinatie tussen wedstrijdleiding, veiligheidsboten, EHBO en vrijwilligers langs de route. In de laatste week draait alles om startnummers, routeborden, boten, portofoons en een duidelijke briefing.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Wedstrijdvergunning aanvragen
- 2
Vaarroute vastleggen
2 personen
- 3
Start- en finishlocatie reserveren
- 4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
- 5
Verkeersmaatregelen aanvragen
- 6
EHBO-ondersteuning reserveren
- 7
Veiligheidsboten reserveren
- 8
Vrijwilligers werven
2 personen
- 9
Inschrijfformulier openen
- 10
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 11
Omwonenden informeren
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Deelnemers bevestigen
2 personen
- 15
Startnummers toewijzen
2 personen
- 16
Deelnemersbrief versturen
- 17
Routekaart maken
- 18
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 19
Startlijst afdrukken
- 20
Medaillelinten controleren
2 personen
- 21
Boodschappen bestellen
2 personen
- 22
Materialen ophalen
3 personen
- 23
Boodschappen doen
3 personen
- 24
Startnummers sorteren
2 personen
- 25
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 26
Hesjes per post sorteren
2 personen
- 27
Koelboxen vullen
2 personen
- 28
Terrein inspecteren
3 personen
- 29
Veiligheidsbriefing voorbereiden
2 personen
- 30
Start- en finishzone afzetten
4 personen
- 31
Tenten opbouwen
4 personen
- 32
Tafels opstellen
3 personen
- 33
Stoelen plaatsen
3 personen
- 34
Routeborden plaatsen
4 personen
- 35
Boeien uitleggen
4 personen
- 36
Omroepinstallatie aansluiten
2 personen
- 37
Startnummertafel inrichten
2 personen
- 38
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
- 39
EHBO-punt inrichten
2 personen
- 40
Cateringpunt inrichten
3 personen
- 41
Koffie zetten
2 personen
- 42
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 43
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Event
- 44
Vrijwilligers ontvangen
3 personen
- 45
Vrijwilligers briefen
3 personen
- 46
Deelnemers registreren
4 personen
- 47
Startnummers uitdelen
3 personen
- 48
Boten controleren
3 personen
- 49
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 50
Startvolgorde omroepen
- 51
Race starten
3 personen
- 52
Koersposten bemannen
8 personen
- 53
Veiligheidsboten inzetten
6 personen
- 54
Tijden registreren
3 personen
- 55
Finishers afvangen
4 personen
- 56
Medaillelinten uitdelen
2 personen
- 57
Water uitdelen
3 personen
- 58
Dranken bijvullen
2 personen
- 59
Hapjes serveren
3 personen
- 60
Uitslagen controleren
2 personen
- 61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
- 62
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Laatste deelnemers controleren
2 personen
- 65
Catering sluiten
3 personen
- 66
Publiek uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 67
Boeien uit het water halen
4 personen
- 68
Routeborden verwijderen
4 personen
- 69
Tenten afbreken
4 personen
- 70
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 71
Servies afwassen
3 personen
- 72
Terrein schoonmaken
5 personen
- 73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
- 75
Afval afvoeren
3 personen
- 76
Materialen terugbrengen
3 personen
- 77
Veiligheidsboten retourneren
2 personen
- 78
Koelboxen reinigen
2 personen
- 79
Uitslagen publiceren
- 80
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 2
Sportmateriaal
- Wedstrijdbotenaantal 12
- Reservebotenaantal 2
- Reddingsboeienaantal 8
- Reddingsvestenaantal 20
- Routeboeienaantal 16
- Peddelsaantal 30
- Reservepeddelsaantal 6
- Startnummersaantal 20
- Medaillelintenaantal 120
- Stopwatchesaantal 6
Apparatuur
- Marifoonsaantal 8
- Portofoonsaantal 12
- Omroepmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 4
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadstationsaantal 4
- Megafonenaantal 3
- Laptopsaantal 3
- Printersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Lichtsnoerenaantal 6
- Zaklampenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 400
- Koffiekopjesaantal 120
- Bordenaantal 250
- Besteksetsaantal 250
- Serveerbladenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 8
- Thermoskannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 8
- Waterkokersaantal 3
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 3
- Dekenrollenaantal 4
- Veiligheidshesjesaantal 35
- Zaklampen met knipperlichtaantal 8
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Eventvlaggenaantal 8
- Pijlbordenaantal 12
- Startdoek
- Finishdoek
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin minimaal 12 weken vooraf met de wedstrijdvergunning, vaarroute en reservering van start- en finishlocatie. Zonder goedgekeurde route kun je verkeersmaatregelen en veiligheidsinzet niet definitief regelen.
- Maak het veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg daarin de inzet van veiligheidsboten, reddingsboeien, reddingsvesten, EHBO en communicatie via marifoons of portofoons vast.
- Open de inschrijving pas wanneer route, starttijd en praktische voorwaarden bekend zijn. Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de race met routekaart, startnummer, verzamelplek en instructies.
- Plan vrijwilligers per taak en tijdvak, niet alleen per locatie. Zorg op de wedstrijddag voor een aparte briefing en controleer of elke post een portofoon, route-informatie en een aanspreekpunt heeft.
- Doe de materiaalcontrole uiterlijk de dag vóór de race. Sorteer startnummers, controleer medaillelinten en reservepeddels, laad apparatuur op en leg routeboeien, megafonen en verlichting klaar per inzetplek.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een grachtenrace organiseren?
- Begin ongeveer 12 weken vooraf met de vergunning, route en locaties. Reserveer veiligheidsboten, EHBO en andere ondersteuning zodra de datum en vaarroute voorlopig vaststaan, omdat die onderdelen vaak als eerste volgepland raken.
- Welke vergunning heb je nodig voor een grachtenrace?
- Dat hangt af van de gemeente, waterbeheerder en vaarroute. Vraag de wedstrijdvergunning minimaal 12 weken vooraf aan en informeer direct welke verkeersmaatregelen, meldingen en aanvullende veiligheidsvoorwaarden gelden.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een grachtenrace?
- Het aantal hangt af van de lengte van de route, het aantal deelnemers en het aantal controlepunten. Plan naast de posten op het water ook mensen voor start, finish, deelnemersregistratie, materiaal en een reserveploeg; maak de indeling uiterlijk 7 dagen vooraf.
- Wanneer stuur je de deelnemersbrief voor een grachtenrace?
- Stuur de deelnemersbrief uiterlijk 7 dagen voor de wedstrijddag. Vermeld daarin het startnummer, de startlijst of starttijd, verzamelplek, routekaart, veiligheidsinstructies en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!