Zo organiseer je een fotokamp zonder losse eindjes

Begin een fotokamp met het programma en de vaste locaties, niet met de camera’s. Leg eerst de workshopruimtes en fotowandelroute vast en plan daarna de opdrachten, groepsindeling en deelnemerscommunicatie. Verzamel toestemmingsformulieren en dieetwensen vóór je de definitieve deelnemerslijst maakt. In de laatste week draait alles om testen: accu’s, geheugenkaarten, laptops, software, projector en het alternatief voor regen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Programma en tijden uitwerken
2 personen
2
Locatie voor workshops reserveren
3
Fotowandelroute vastleggen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Toestemmingsformulieren verzamelen
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst controleren
2 personen
9
Groepen voor opdrachten indelen
2 personen
10
Fotografieopdrachten uitschrijven
2 personen
11
Weersvoorspelling controleren
12
Alternatief binnenprogramma klaarzetten
2 personen
13
Fotomateriaal inventariseren
2 personen
14
Accu's volledig opladen
2 personen
15
Geheugenkaarten formatteren
2 personen
16
Laptops en software testen
2 personen
17
Boodschappen doen
3 personen
18
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
19
Printmateriaal sorteren
2 personen
20
Werktafels en stoelen opstellen
4 personen
21
Fotostudio's opbouwen
4 personen
22
Projector en scherm aansluiten
2 personen
23
Registratietafel inrichten
2 personen
24
Dranken koud zetten
2 personen
25
Lunch en snacks klaarzetten
3 personen
26
Veiligheidsroute controleren
2 personen

Event

27
Deelnemers ontvangen
4 personen
28
Programma en veiligheidsregels uitleggen
3 personen
29
Camera's en accessoires uitdelen
4 personen
30
Basis fotografie demonstreren
2 personen
31
Portretopdracht begeleiden
5 personen
32
Dranken en snacks bijvullen
2 personen
33
Avondmaaltijd serveren
5 personen
34
Fotowandelroute begeleiden
6 personen
35
Avondfotografie begeleiden
4 personen
36
Foto's overzetten naar laptops
4 personen
37
Foto's selecteren en bewerken
6 personen
38
Presentatie van foto's verzorgen
3 personen
39
Camera's en materiaal innemen
4 personen

Nazorg

40
Afval verzamelen
3 personen
41
Servies afwassen
3 personen
42
Fotostudio's afbreken
4 personen
43
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
44
Ruimtes schoonmaken
4 personen
45
Materiaal opladen en opbergen
3 personen
46
Foto's veilig back-uppen
2 personen
47
Geleend materiaal retourneren
2 personen
48
Restanten en afval afvoeren
2 personen
49
Deelnemersfoto's delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Stoelenaantal 40
Kledingrek

Apparatuur

Digitale camera'saantal 12
Cameratassenaantal 12
Statiefaantal 6
Reserveaccu'saantal 24
Acculadersaantal 12
Geheugenkaartenaantal 18
Kaartlezersaantal 6
Laptopsaantal 6
USB-sticksaantal 12
Projector
Projectiescherm
LED-fotolampenaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Reflectieschermenaantal 6

Fotomateriaal

Achtergronddoekenaantal 3
Achtergrondklemmenaantal 12
Fotopropsaantal 20
Kleurfiltersaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 45
Bordenaantal 45
Besteksetsaantal 45
Schenk kannenaantal 6
Serveerbladenaantal 6

Catering

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Boodschappen

Kantoor

Naamkaartjesaantal 45
Lanyardsaantal 45
Notitieboekjesaantal 40
Balpennenaantal 50
Potlodenaantal 40
Puntenslijpersaantal 6
Gumaantal 20
Printpapieraantal 2
Dikke markersaantal 12
Papieren tapeaantal 6
Schaaraantal 6

Decoratie

Welkomstbord
Pijlbordenaantal 8
Tafelkledenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffer
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Stofzuiger
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Tips

Plan de dag in duidelijke blokken: registratie, workshops, fotowandeling, opdrachten en nabespreking. Reserveer voor elke verplaatsing extra tijd, zodat een groep niet direct achterloopt.
Controleer uiterlijk een week vooraf hoeveel deelnemers er zijn en deel ze daarna in groepen in. Schrijf de fotografieopdrachten per groep uit, zodat deelnemers tijdens de wandeling niet hoeven te wachten op uitleg.
Test alle digitale apparatuur minstens twee dagen vooraf. Laad camera- en reserveaccu’s volledig op, formatteer geheugenkaarten pas nadat je de bestanden hebt veiliggesteld en controleer of laptops, software en kaartlezers samenwerken.
Maak een regenplan dat dezelfde leerdoelen behoudt. Zet binnen een fotostudio op met achtergronddoeken, LED-fotolampen, reflectieschermen en fotoprops, en test projector en scherm vóór de deelnemers komen.
Richt registratie en catering vóór aanvang in. Leg naamkaartjes klaar, zet dranken koud en maak lunch en snacks bereikbaar; met koelboxen, thermoskannen en herbruikbare bekers voorkom je een rij tijdens de workshops.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een fotokamp organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met locatie, route en uitnodigingen. Plan de apparatuur- en programmacheck in de laatste week en voer de technische test uiterlijk 2 dagen voor de start uit.
Hoeveel camera’s heb ik nodig voor een fotokamp?: Reken in principe op één digitale camera per deelnemer of per duo, plus minimaal één reservecamera. Voorzie daarnaast per camera minstens één volledig opgeladen reserveaccu en een extra geheugenkaart.
Wat doe je bij regen tijdens een fotokamp?: Maak uiterlijk 3 dagen vooraf een besluitmoment op basis van de weersverwachting. Laat de fotowandeling dan vervangen door binnenopdrachten in fotostudio’s met lampen, achtergronden, reflectieschermen en props.
Wanneer verzamel je toestemmingsformulieren en dieetwensen?: Vraag beide gegevens direct bij de aanmelding op en sluit de inventarisatie uiterlijk 1 week voor het fotokamp. Controleer daarna de deelnemerslijst en geef catering en begeleiders de definitieve informatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.