Zo organiseer je een fossielenmarkt
Begin met de locatie en het aantal beschikbare tafels. Nodig daarna exposanten uit, verwerk hun aanmeldingen en maak een indeling waarin iedere stand voldoende ruimte heeft. Regel vervolgens bezoekerspromotie, betaalmogelijkheden, labels en verpakkingsmateriaal. In de laatste week controleer je catering, vrijwilligers, stroompunten en transport. Op de dag zelf open je de locatie op tijd, bescherm je de vloer en test je de kassa voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatietoegang bevestigen
- 2
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 3
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 4
Exposanten bevestigen
- 5
Bezoekers uitnodigen
2 personen
- 6
Evenement promoten
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Catering bestellen
- 9
Reserveringen controleren
- 10
Tafelindeling maken
2 personen
- 11
Exposanten indelen
2 personen
- 12
Vrijwilligers inroosteren
- 13
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
- 14
Routeborden ontwerpen
- 15
Naambadges maken
- 16
Kassawisselgeld regelen
- 17
Betaalapparaat testen
- 18
Fossielenlabels printen
2 personen
- 19
Verpakkingsmateriaal klaarzetten
- 20
Boodschappen doen
2 personen
- 21
Dranken koelen
2 personen
- 22
Catering sorteren
2 personen
- 23
Materiaal transporteren
3 personen
- 24
Locatie openen
2 personen
- 25
Vloer beschermen
2 personen
- 26
Tafels opstellen
4 personen
- 27
Stoelen plaatsen
2 personen
- 28
Stroompunten controleren
2 personen
- 29
Verlichting ophangen
3 personen
- 30
Exposantenbalies inrichten
4 personen
- 31
Fossielen uitstallen
6 personen
- 32
Vergrootglazen neerleggen
2 personen
- 33
Prijskaartjes plaatsen
3 personen
- 34
Kassa inrichten
2 personen
- 35
Bezoekersregistratie inrichten
2 personen
- 36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 37
Dranken klaarzetten
2 personen
- 38
Routeborden plaatsen
2 personen
- 39
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 40
Exposanten ontvangen
3 personen
- 41
Laatste stands controleren
2 personen
- 42
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 43
Entreegelden verwerken
2 personen
- 44
Bezoekersinformatie verstrekken
2 personen
- 45
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 46
Catering serveren
3 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Koffie en thee bijvullen
2 personen
- 49
Afvalbakken legen
2 personen
- 50
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
- 51
Toiletten controleren
- 52
Verloren voorwerpen registreren
- 53
Voorraad verpakkingen aanvullen
- 54
Kassa tussentijds afsluiten
2 personen
- 55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 56
Verkoop afronden
2 personen
- 57
Exposanten uitchecken
3 personen
Nazorg
- 58
Fossielen inpakken
6 personen
- 59
Kassa afsluiten
2 personen
- 60
Catering opruimen
3 personen
- 61
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
- 62
Decoratie verwijderen
2 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Servies afwassen
2 personen
- 65
Locatie schoonmaken
3 personen
- 66
Vloerbescherming verwijderen
2 personen
- 67
Materiaal terugtransporteren
3 personen
- 68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 69
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 70
Verloren voorwerpen afhandelen
- 71
Exposanten bedanken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 30
- Klaptafelsaantal 4
- Kassatafel
- Statafelsaantal 4
- Tafelrokkenaantal 24
- Displayvitrinesaantal 8
- Opbergkrattenaantal 20
Apparatuur
- Kassalade
- Betaalterminalaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Elektronische weegschalenaantal 4
- Vergrootglazenaantal 24
- Loepenaantal 12
- Labelprinter
- Laptop
- Printer
- Handtellersaantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Geldtelbakkenaantal 2
- Papiersnijder
- Nietmachinesaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 12
- Bureaulampenaantal 12
- Lichtslangenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Scharenaantal 6
- Tangenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Afwasteilaantal 2
Decoratie
- Entreebordenaantal 4
- Routebordenaantal 12
- Tafelnummersaantal 24
- Naambadgesaantal 40
- Krijtbordenaantal 6
- Pijlenstickersaantal 30
- Tafeldecoratieaantal 12
- Prijshoudersaantal 100
- Fossielenlabelsaantal 300
- Laminatiehoezenaantal 100
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Stofzuiger
- Microvezeldoekenaantal 20
- Afvalbakkenaantal 8
- Toiletborstelsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag exposanten bij hun aanmelding hoeveel tafelruimte en stroom ze nodig hebben. Bevestig hun plek uiterlijk één week vooraf, zodat je de tafelindeling niet op het laatste moment hoeft te wijzigen.
- Maak de tafelindeling op schaal en houd looproutes vrij tussen vitrines, tafels en de kassatafel. Plan ook een aparte plek voor opbergkratten en verpakkingsmateriaal, zodat dozen niet onder bezoekersvoeten terechtkomen.
- Test de betaalterminal en kassalade minimaal één dag vooraf. Leg kassawisselgeld klaar en controleer of er een alternatief is als de internetverbinding op de locatie wegvalt.
- Print fossielenlabels en prijslijsten vóór de opbouwdag. Neem extra labels mee voor wijzigingen en zet loepen, vergrootglazen en elektronische weegschalen op plekken waar bezoekers en verkopers ze makkelijk kunnen gebruiken.
- Koel dranken en sorteer catering vóór de locatie opengaat. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij een eigen uitgiftepunt en verzamel dieetwensen uiterlijk enkele dagen vóór je bestelt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een fossielenmarkt organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de locatie en exposanten. Plan de definitieve tafelindeling en vrijwilligersroosters uiterlijk 7 dagen voor de markt.
- Hoeveel tafels heb je nodig voor een fossielenmarkt?
- Dat hangt af van het aantal exposanten en hun gewenste ruimte. Vraag iedere exposant bij aanmelding om het aantal tafels en tel daarna minstens één vrije meter loopruimte rondom de stands mee.
- Wat moet je op de dag zelf testen bij een fossielenmarkt?
- Test vóór opening de betaalterminal, kassalade, printer, verlichting en alle benodigde verlengkabels. Controleer ook of labels, prijslijsten, verpakkingsmateriaal en kassawisselgeld klaarliggen.
- Wanneer regel je catering voor een fossielenmarkt?
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 10 dagen vooraf en plaats de cateringbestelling daarna. Controleer de reservering nogmaals 2 tot 3 dagen voor de markt en sorteer de levering vóór opening.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!