So organisierst du einen Fossilienmarkt
Bei einem Fossilienmarkt entscheidet die Reihenfolge: Erst sicherst du den Veranstaltungsort und die Aussteller, danach planst du Besucherführung, Tische und Helfer. Etwa zwei bis drei Wochen vorher sollten Anmeldungen, Ausstelleraufteilung und Catering feststehen. In den letzten Tagen geht es um Etiketten, Preisliste, Wechselgeld, Bezahlterminal und Beschilderung. Am Veranstaltungstag brauchst du einen klaren Aufbauplan, geschützte Böden und ausreichend Zeit für Transport, Beleuchtung und Kasse.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Zugang zum Veranstaltungsort bestätigen
- 2
Aussteller einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 4
Aussteller bestätigen
- 5
Besucher einladen
2 Personen
- 6
Veranstaltung bewerben
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Catering bestellen
- 9
Reservierungen prüfen
- 10
Tischordnung erstellen
2 Personen
- 11
Aussteller einteilen
2 Personen
- 12
Freiwillige einteilen
- 13
Preisliste vorbereiten
2 Personen
- 14
Wegweiser entwerfen
- 15
Namensschilder erstellen
- 16
Wechselgeld für die Kasse bereitstellen
- 17
Bezahlterminal testen
- 18
Fossilienetiketten drucken
2 Personen
- 19
Verpackungsmaterial bereitstellen
- 20
Einkaufen gehen
2 Personen
- 21
Getränke kühlen
2 Personen
- 22
Catering sortieren
2 Personen
- 23
Material transportieren
3 Personen
- 24
Location öffnen
2 Personen
- 25
Boden schützen
2 Personen
- 26
Tische aufstellen
4 Personen
- 27
Stühle aufstellen
2 Personen
- 28
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 29
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 30
Ausstellerstände einrichten
4 Personen
- 31
Fossilien ausstellen
6 Personen
- 32
Lupe bereitlegen
2 Personen
- 33
Preisschilder anbringen
3 Personen
- 34
Kasse einrichten
2 Personen
- 35
Besucherregistrierung einrichten
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Getränke bereitstellen
2 Personen
- 38
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 39
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 40
Aussteller empfangen
3 Personen
- 41
Letzte Stände kontrollieren
2 Personen
- 42
Besucher empfangen
3 Personen
- 43
Eintrittsgelder abwickeln
2 Personen
- 44
Besucherinformationen bereitstellen
2 Personen
- 45
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 46
Catering ausgeben
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
- 49
Mülleimer leeren
2 Personen
- 50
Tische zwischendurch aufräumen
2 Personen
- 51
Toiletten kontrollieren
- 52
Verlorene Gegenstände erfassen
- 53
Vorrat an Verpackungen auffüllen
- 54
Kasse zwischendurch abschließen
2 Personen
- 55
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 56
Verkauf abschließen
2 Personen
- 57
Aussteller auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Fossilien verpacken
6 Personen
- 59
Kasse abschließen
2 Personen
- 60
Catering aufräumen
3 Personen
- 61
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
2 Personen
- 63
Abfall sammeln
3 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 65
Location reinigen
3 Personen
- 66
Bodenschutz entfernen
2 Personen
- 67
Material zurücktransportieren
3 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Restbestand einlagern
2 Personen
- 70
Fundgegenstände bearbeiten
- 71
Aussteller bedanken
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 30
- KlappischeAnz. 4
- Kassatisch
- StehtischeAnz. 4
- TischröckeAnz. 24
- VitrinenschränkeAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 20
Ausstattung
- Kassenschale
- KartenterminalAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Elektronische WaagenAnz. 4
- LupeAnz. 24
- LupenAnz. 12
- Etikettendrucker
- Laptop
- Drucker
- HandzählerAnz. 2
- FunkgeräteAnz. 6
- GeldzählkästenAnz. 2
- Papierschneider
- TackerAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- SchreibtischlampenAnz. 12
- LichtschläucheAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- KaffeetassenAnz. 60
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServiertablettsAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ScherenAnz. 6
- ZangenAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- SpülwanneAnz. 2
Dekoration
- EingangsschilderAnz. 4
- WegweiserAnz. 12
- TischnummernAnz. 24
- NamensschilderAnz. 40
- KreidetafelnAnz. 6
- PfeilaufkleberAnz. 30
- TischdekorationAnz. 12
- PreishalterAnz. 100
- FossilienetikettenAnz. 300
- LaminierhüllenAnz. 100
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Staubsauger
- MikrofasertücherAnz. 20
- AbfallbehälterAnz. 8
- ToilettenbürstenAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane für jeden Aussteller einen festen Tisch- oder Vitrinenplatz und erstelle die Tischordnung spätestens eine Woche vor dem Markt. So bleiben Wege für Besucher frei und Aussteller wissen beim Aufbau sofort, wohin ihr Material gehört.
- Bestätige Aussteller nach der Anmeldung schriftlich und erfasse Ernährungswünsche mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Beim Catering kannst du dann passende Mengen bestellen, statt kurzfristig nachzukaufen.
- Bereite Fossilienetiketten, Preisliste und Wegweiser spätestens 3 Tage vorher vor. Drucker, Laptop und Etikettendrucker solltest du nicht erst am Morgen testen, weil fehlende Kabel oder leere Patronen den Aufbau verzögern.
- Plane die Kasse mit Wechselgeld und teste das Kartenterminal am Vortag. Lege Kassenschale, Verlängerungskabel und eine Person für die Kassenbetreuung gemeinsam bereit, damit der Verkauf nicht mit der Türöffnung improvisiert wird.
- Beginne den Aufbau mindestens 2 Stunden vor Einlass: Boden schützen, Tische und Vitrinen aufstellen, Lampen anschließen, Getränke kühlen und Catering sortieren. Verpackungsmaterial und Aufbewahrungsboxen gehören an einen festen Ausgabepunkt, damit sie während des Markts schnell erreichbar sind.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Fossilienmarkt organisieren?
- Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit der Bestätigung des Veranstaltungsorts und der Einladung der Aussteller. Zwei Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Tischordnung, Helfer und Catering weitgehend feststehen.
- Wie viele Tische braucht man für einen Fossilienmarkt?
- Das hängt von der Zahl der Aussteller und der gewünschten Standgröße ab. Rechne zunächst pro Aussteller mit einem festen Tischplatz und ergänze etwa 20 Prozent Reserve für Durchgänge, Kasse, Catering und Bewegungsfläche.
- Wann sollte man Fossilienetiketten und Wegweiser drucken?
- Drucke Etiketten, Preisliste und Wegweiser 2 bis 3 Tage vor dem Markt. Halte zusätzlich mindestens 10 Prozent leere Etiketten zurück, falls beim Aufbau Stücke umsortiert oder neu ausgezeichnet werden.
- Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Fossilienmarkt?
- Plane für die Kasse mehrere Geldscheine und Münzen in kleinen Stückelungen ein, besonders für häufige runde Preise. Bereite das Wechselgeld spätestens am Vortag vor und trenne es vom privaten Geld der Helfer.
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