Zo organiseer je een duurzaamheidslezing
Begin met de zaal, de spreker en het programma; die drie bepalen de rest van je planning. Leg daarna het aanmeldformulier en de communicatie vast, zodat je op tijd weet hoeveel stoelen, naamkaartjes en catering nodig zijn. Vraag dieetwensen uit bij de inschrijving en controleer de presentatie enkele dagen vooraf. Op de dag zelf draait het vooral om een getest beeld- en geluidssysteem, een duidelijke ontvangst en herbruikbare materialen die klaarstaan.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Zaal reserveren
- 2
Spreker bevestigen
- 3
Programma vastleggen
- 4
Aanmeldformulier maken
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Evenement promoten
2 personen
- 7
Aanmeldingen verwerken
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Aanmeldingen bevestigen
- 10
Presentatie ontvangen
- 11
Presentatie controleren
- 12
Catering bestellen
- 13
Vrijwilligers indelen
- 14
Naamkaartjes printen
- 15
Routebordjes printen
- 16
Techniek testen
2 personen
- 17
Boodschappen doen
2 personen
- 18
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
- 19
Materialen verzamelen
2 personen
- 20
Verse producten inkopen
2 personen
Event
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 23
Registratietafel inrichten
2 personen
- 24
Projector en scherm plaatsen
2 personen
- 25
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 26
Routebordjes ophangen
2 personen
- 27
Afvalpunten inrichten
2 personen
- 28
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
- 29
Hapjes en buffet klaarzetten
3 personen
- 30
Spreker ontvangen
- 31
Licht en geluid testen
2 personen
- 32
Bezoekers registreren
3 personen
- 33
Bezoekers verwelkomen
2 personen
- 34
Spreker briefen
- 35
Lezing begeleiden
- 36
Koffie en thee serveren
2 personen
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Vragen uit de zaal verzamelen
- 39
Vegetarisch buffet serveren
3 personen
- 40
Buffet aanvullen
2 personen
- 41
Afvalstromen controleren
- 42
Laatste vragen beantwoorden
- 43
Bezoekers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 44
Servies verzamelen
3 personen
- 45
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 46
Restanten koelen
2 personen
- 47
Afval sorteren
3 personen
- 48
Zaal opruimen
4 personen
- 49
Servies afwassen
3 personen
- 50
Zaal schoonmaken
2 personen
- 51
Materialen retourneren
2 personen
- 52
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Spreektafel
- Kledingrek
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 70
- Herbruikbare koffiekopjesaantal 60
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbaar bestekaantal 70
- Koffiekannenaantal 4
- Theepottenaantal 3
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 12
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Luidsprekerset
- Draadloze microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 3
- Koksmesaantal 2
- Opscheplepelsaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
- Informatiebordenaantal 6
- Routebordhoudersaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakken voor scheidingaantal 4
- Afvalbakken met dekselaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de zaal en bevestig de spreker eerst. Plan daarna het programma met ruimte voor ontvangst, lezing en vragen; zonder die volgorde kun je uitnodigingen en catering niet betrouwbaar plannen.
- Open de inschrijving uiterlijk 3 weken vooraf en sluit die enkele dagen voor de lezing. Gebruik het formulier meteen om dieetwensen te verzamelen en stuur iedere deelnemer een bevestiging.
- Vraag de presentatie uiterlijk 3 dagen vooraf op en test haar op de laptop met de beamer, het scherm en de HDMI-kabel. Controleer ook het geluid met de draadloze microfoon, zodat je niet pas bij de opening een ontbrekende aansluiting ontdekt.
- Bestel catering op basis van het aantal bevestigde deelnemers en zet houdbare producten eerder klaar dan verse producten. Reken voor koffie en thee op voldoende herbruikbare kopjes, glazen, borden en bestek; zet koelboxen pas op de dag zelf met verse producten in.
- Plan minimaal 2 vrijwilligers voor ontvangst en zaalhulp bij een groep tot ongeveer 50 personen. Richt de registratietafel in met naamkaartjes, plaats routebordjes bij kruisingen en zet afvalbakken voor scheiding zichtbaar bij de catering.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren organiseer je een duurzaamheidslezing?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met de zaal en spreker. Zet de inschrijving ongeveer 3 weken voor de lezing open en controleer presentatie en techniek uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Wanneer moet ik de catering voor een duurzaamheidslezing bestellen?
- Bestel zodra je een realistische tussenstand van de aanmeldingen hebt, bij voorkeur 7 tot 10 dagen vooraf. Pas de aantallen enkele dagen voor de lezing aan op basis van de bevestigde deelnemers en dieetwensen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig bij een duurzaamheidslezing?
- Voor maximaal 50 deelnemers zijn meestal 2 vrijwilligers praktisch: één bij de registratie en één voor zaal, catering en techniek. Reken extra hulp als de ontvangst, catering en techniek tegelijk moeten worden verzorgd.
- Wanneer test je de techniek van een duurzaamheidslezing?
- Doe een volledige test 1 tot 3 dagen vooraf met de laptop, beamer, HDMI-kabel, luidsprekerset en microfoon. Herhaal op de dag zelf een korte controle zodra de projector en het geluid zijn aangesloten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!