Cómo organizar una conferencia sobre sostenibilidad
Organiza la conferencia en este orden: cierra primero la sala y el ponente, después fija el programa y abre las inscripciones. Cuando conozcas el número de asistentes, podrás confirmar el catering, las preferencias dietéticas y la distribución de la sala. La presentación y la prueba técnica deben quedar listas antes del día del evento, no durante el montaje. Reserva las últimas horas para preparar el registro, la señalización, el café y los equipos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar la sala
- 2
Confirmar ponente
- 3
Fijar el programa
- 4
Crear formulario de inscripción
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Promocionar el evento
2 personas
- 7
Gestionar inscripciones
- 8
Recoger preferencias dietéticas
- 9
Confirmar inscripciones
- 10
Recibir la presentación
- 11
Comprobar la presentación
- 12
Pedir el catering
- 13
Asignar voluntarios
- 14
Imprimir etiquetas con nombres
- 15
Imprimir señales de ruta
- 16
Probar la técnica
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Preparar catering no perecedero
2 personas
- 19
Reunir los materiales
2 personas
- 20
Comprar productos frescos
2 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 23
Montar la mesa de registro
2 personas
- 24
Colocar el proyector y la pantalla
2 personas
- 25
Conectar el equipo de sonido
2 personas
- 26
Colocar los carteles de ruta
2 personas
- 27
Organizar puntos de basura
2 personas
- 28
Preparar café y té
2 personas
- 29
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
- 30
Recibir al ponente
- 31
Probar la luz y el sonido
2 personas
- 32
Registrar a los visitantes
3 personas
- 33
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
- 34
Informar al ponente
- 35
Moderación de la charla
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Rellenar las bebidas
2 personas
- 38
Recoger preguntas del público
- 39
Servir buffet vegetariano
3 personas
- 40
Reponer el bufé
2 personas
- 41
Controlar los flujos de residuos
- 42
Responder las últimas preguntas
- 43
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
- 44
Recoger la vajilla
3 personas
- 45
Apagar el equipo
2 personas
- 46
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 47
Clasificar residuos
3 personas
- 48
Recoger la sala
4 personas
- 49
Lavar la vajilla
3 personas
- 50
Limpiar la sala
2 personas
- 51
Devolver los materiales
2 personas
- 52
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 60
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Perchero
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 70
- Tazas de café reutilizablescant. 60
- Platos reutilizablescant. 70
- Cubiertos reutilizablescant. 70
- Jarras de cafécant. 4
- Teterascant. 3
- Bandejas de servircant. 10
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Equipo de altavoces
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cucharonescant. 4
- Termoscant. 4
Decoración
- Portanombrescant. 60
- Paneles informativoscant. 6
- Soportes para carteles de rutacant. 6
- Mantelescant. 8
Limpieza
- Contenedores para separación de residuoscant. 4
- Papelera con tapacant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por la sala y el ponente: confirma ambos antes de publicar el programa o enviar invitaciones. Comprueba también que la sala permite colocar proyector, pantalla, sonido y una mesa de oradores.
- Abre las inscripciones con un formulario que pregunte por las preferencias dietéticas. Cierra el registro con una fecha límite concreta, idealmente entre 5 y 7 días antes, para poder encargar el catering sin improvisar.
- Pide la presentación al ponente al menos 3 días antes y pruébala en el portátil con el cable HDMI y el proyector que usarás. Revisa también el micrófono inalámbrico, los altavoces, las regletas y los alargadores.
- Calcula las mesas y sillas a partir de las inscripciones confirmadas, no de las invitaciones enviadas. Prepara las etiquetas con nombres, los carteles de ruta y la mesa de registro el día anterior para que el montaje no dependa de voluntarios que aún no han llegado.
- Compra los productos frescos cerca de la fecha del evento y deja preparado con antelación solo el catering no perecedero. Coloca vasos, tazas, platos, cubiertos, jarras de café, termos y recipientes para separar residuos antes de abrir la ubicación.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una conferencia sobre sostenibilidad?
- Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la conferencia para dar tiempo a responder y organizar la asistencia. Envía un recordatorio entre 5 y 7 días antes, cuando ya puedas cerrar el catering.
- ¿Cuándo debo confirmar el catering de una conferencia?
- Confírmalo entre 5 y 7 días antes, después de revisar las inscripciones y las preferencias dietéticas. Compra los productos frescos lo más cerca posible del evento y prepara antes solo los alimentos no perecederos.
- ¿Con cuánta antelación se prueba la presentación y el equipo técnico?
- Recibe la presentación al menos 3 días antes y haz una prueba completa como mínimo el día anterior. Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, el HDMI, el micrófono, los altavoces, las regletas y los alargadores.
- ¿Cuándo se prepara la sala para una conferencia?
- Abre la ubicación con tiempo suficiente para colocar mesas y sillas, montar el registro y conectar los equipos antes de recibir al público. Deja preparadas el día anterior las etiquetas, la señalización y los materiales que no sean perecederos.
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