Zo organiseer je een DJ-avond zonder last-minute stress
Begin een DJ-avond niet met de versiering, maar met de locatie, de DJ en de technische mogelijkheden van de zaal. Leg daarna de muziekstijl, uitnodigingen, catering en drank vast, zodat je aantallen op tijd bekend zijn. In de laatste week draait het vooral om koelen, voorbereiden en controleren. Op de dag zelf moet de dansvloer vrij zijn, de DJ-opstelling klaarstaan en de geluids- en lichttest vóór de eerste gasten zijn afgerond.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie en zaal bevestigen
- 2
DJ en muziekstijl vastleggen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
- 7
Dranklevering bestellen
- 8
Apparatuur reserveren
- 9
Indeling van de zaal maken
2 personen
- 10
Muziekwensen verzamelen
- 11
Draaiboek afdrukken
- 12
Bezoekerslijst afdrukken
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 17
Zaal en toiletten controleren
2 personen
- 18
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 19
Dansvloer vrijmaken
2 personen
- 20
DJ-tafel opstellen
2 personen
- 21
Geluidsapparatuur aansluiten
2 personen
- 22
Verlichting aansluiten
2 personen
- 23
Geluids- en lichttest uitvoeren
2 personen
- 24
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 25
Versiering ophangen
3 personen
- 26
Welkomsttafel klaarzetten
2 personen
- 27
Briefing voor medewerkers geven
Event
- 28
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 29
Polsbandjes of entree afhandelen
2 personen
- 30
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
- 31
Muziekprogramma starten
- 32
Hapjes presenteren
2 personen
- 33
Buffet en bar bijhouden
3 personen
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 36
Toiletten tussentijds controleren
- 37
Muziek en licht bedienen
- 38
Laatste ronde aankondigen
- 39
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
- 40
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
- 41
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
- 42
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
- 43
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
- 44
Zaal en toiletten schoonmaken
3 personen
- 45
Meubilair terugplaatsen
3 personen
- 46
Versiering verwijderen
2 personen
- 47
Apparatuur inpakken
2 personen
- 48
Materialen terugbrengen
2 personen
- 49
Geleende spullen retourneren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 80
- DJ-tafel
- Barkrukkenaantal 4
Apparatuur
- DJ-controller
- Laptopstandaard
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofer
- Audiomixer
- Draadloze microfoon
- Speakerstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlenghaspelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 5
Verlichting
- LED-lichtbalkenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtfiltersaantal 4
Servies
- Drinkglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 30
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerkommenaantal 10
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 4
- Flessenopenersaantal 3
- Kurkentrekkersaantal 2
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Decoratie
- Slingersaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Tafelkledenaantal 8
- Polsbandjesaantal 100
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de techniek vóór je de zaalindeling definitief maakt. Zet de DJ-tafel, actieve speakers, subwoofer en lichtstatieven zo neer dat kabels niet door looproutes of langs de dansvloer lopen.
- Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en bepaal daarna pas de cateringhoeveelheden. Zo koop je niet alleen hapjes voor het gemiddelde aantal bezoekers, maar houd je ook rekening met afwijkende wensen.
- Bestel drank en regel koeling uiterlijk enkele dagen vooraf. Gebruik koelboxen en ijsblokbakken voor de voorraad en zorg dat drinkglazen, wijnglazen en flessenopeners al bij de bar liggen.
- Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen plaatst. Houd de bar en het buffet aan de rand van de zaal, zodat bezoekers niet door het dansende publiek hoeven te lopen voor een drankje of hapje.
- Doe de volledige geluids- en lichttest voordat de gasten binnenkomen. Test niet alleen de DJ-controller en microfoon, maar ook audiokabels, verlenghaspels, LED-lichtbalken en de stroomverdeling.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een DJ voor een avond vastleggen?
- Leg de DJ vast zodra de locatie en datum bevestigd zijn, bij voorkeur minimaal 6 tot 8 weken vooraf. Dan kun je de muziekstijl, apparatuur en eventuele muziekwensen nog verwerken in het draaiboek.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een DJ-avond op te bouwen?
- Plan minimaal 3 uur voor het opstellen van de DJ-tafel, speakers, verlichting, bar en buffet. Reserveer daarna minstens 30 minuten voor een volledige geluids- en lichttest, inclusief de draadloze microfoon.
- Wanneer moet je uitnodigingen voor een DJ-avond versturen?
- Verstuur uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf en sluit de aanmeldingen uiterlijk 7 dagen voor de avond. Dan kun je catering, drank, stoelen en servies op aantallen afstemmen.
- Hoe voorkom je kabels op de dansvloer tijdens een DJ-avond?
- Maak de zaalindeling eerst op papier en laat alle kabels langs de randen lopen. Controleer bij de opbouw elke verlenghaspel en stekkerdoos en werk looproutes direct weg voordat de gasten binnenkomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!