Zo organiseer je een discofeest zonder chaos
Begin met de locatie, datum en verwachte gastenlijst voordat je muziek, verlichting en catering vastlegt. Verzamel bij de aanmeldingen ook dieetwensen en stuur het programma vooraf door, zodat gasten weten wanneer het feest begint en wat ze kunnen verwachten. Plan daarna de ruimte rond de dansvloer en regel techniek met genoeg tijd voor een test. Op de dag zelf werk je van entree en garderobe naar bar, buffet, geluid en discoverlichting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Locatie reserveren
- 5
Muziekbegeleiding reserveren
- 6
Lichtapparatuur reserveren
- 7
Voorlopige gastenlijst maken
- 8
Indeling van de ruimte maken
2 personen
- 9
Eindtelling gasten vastleggen
- 10
Bestellingen plaatsen
- 11
Playlist samenstellen
2 personen
- 12
Programma naar gasten sturen
- 13
Boodschappen doen
2 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 16
Materialen controleren
2 personen
Event
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Vloer en entree beschermen
2 personen
- 19
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 20
Garderobe inrichten
2 personen
- 21
Buffet en bar opstellen
3 personen
- 22
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 23
Geluidsniveau testen
2 personen
- 24
Discoverlichting installeren
2 personen
- 25
Verlichting testen
2 personen
- 26
Versiering ophangen
3 personen
- 27
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 28
Bar en buffet aanvullen
2 personen
- 29
Ontvangsttafel klaarzetten
2 personen
- 30
Gasten ontvangen
3 personen
- 31
Dranken serveren
3 personen
- 32
Hapjes serveren
3 personen
- 33
Muziekprogramma starten
- 34
Dranken bijvullen
2 personen
- 35
Hapjes bijvullen
2 personen
- 36
Afval verzamelen
2 personen
- 37
Toiletten controleren
- 38
Garderobe beheren
2 personen
- 39
Laatste ronde aankondigen
- 40
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 41
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 42
Hapjes en dranken opruimen
3 personen
- 43
Servies verzamelen
3 personen
- 44
Afval naar containers brengen
2 personen
- 45
Locatie schoonmaken
4 personen
- 46
Servies afwassen
3 personen
- 47
Decoratie verwijderen
2 personen
- 48
Apparatuur inpakken
2 personen
- 49
Materialen retourneren
2 personen
- 50
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Statafelsaantal 4
- Garderoberekkenaantal 2
- Garderobehangersaantal 80
Servies
- Drinkglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerbakkenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkannenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Laptop
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Audiokabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelgotenaantal 4
Verlichting
- Discoverlichting
- LED-lichtbalkenaantal 4
- LED-uplightsaantal 6
Decoratie
- Disco-bol
- Ballonnenbogenaantal 2
- Metallic slingersaantal 8
- Fotowand
- Fotorekwisietenaantal 20
Schoonmaak
- Stofzuiger
- Dweilsetsaantal 2
- Emmersaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
- Microvezeldoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de indeling vast voordat je tafels, stoelen en statafels plaatst. Houd de dansvloer vrij en zet buffet en bar aan de zijkant, zodat wachtrijen de muziek en doorgang niet blokkeren.
- Reserveer muziekbegeleiding, geluidsinstallatie en discoverlichting niet pas nadat de uitnodigingen zijn verstuurd. Test uiterlijk op de dag zelf luidsprekers, mengpaneel, microfoons, audiokabels en het geluidsniveau.
- Gebruik de eindtelling van de gasten voor bestellingen en hapjes. Koel dranken vooraf in koelboxen en zet naast glazen ook waterkannen en flessenopeners klaar; die worden bij discofeesten vaak vergeten.
- Richt de garderobe in vóór de eerste gasten binnenkomen. Reken per gast op één hanger en maak de entree vrij van losse kabels, jassen en tassen.
- Plan de opbouw in vaste volgorde: eerst vloer en entree beschermen, daarna meubilair, buffet en bar, vervolgens geluid en verlichting. Trek voor aansluiten en testen minimaal 60 minuten uit vóór aanvang.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een discofeest organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken van tevoren met de locatie, uitnodigingen en reserveringen voor muziek en licht. Leg de eindtelling en bestellingen ongeveer 1 week vooraf vast.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een discofeest?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna gemiddeld 1 drankje per uur. Zet daarnaast de hele avond water klaar, bij voorkeur in kannen naast de bar.
- Wanneer test ik de muziek en discoverlichting?
- Sluit geluid en verlichting minimaal 60 minuten voor de start aan. Test niet alleen de playlist, maar ook het geluidsniveau, de microfoons, audiokabels en elke lichtbron afzonderlijk.
- Hoe deel ik een ruimte in voor een discofeest?
- Reserveer het centrale deel voor de dansvloer en plaats buffet en bar aan een wand of zijkant. Houd bij de entree ruimte voor de garderobe en controleer vóór opening dat kabels met kabelgoten zijn afgedekt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!