Cómo organizar una fiesta disco sin dejarlo todo para el último momento

Una fiesta disco se organiza en un orden bastante concreto: primero se fija el lugar y el número previsto de invitados, después se cierran la música, las luces y la comida. Las preferencias dietéticas deben recogerse antes de hacer los pedidos, no el día del evento. Durante el montaje, el sonido y la iluminación necesitan pruebas independientes, y los cables deben quedar protegidos desde la entrada. Este plan te ayuda a llegar a la apertura con la pista, el bufé, la barra y el guardarropa listos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Reservar el lugar
5
Reservar acompañamiento musical
6
Reservar el equipo de iluminación
7
Crear una lista provisional de invitados
8
Distribuir el espacio
2 personas
9
Registrar el recuento final de invitados
10
Hacer los pedidos
11
Preparar la lista de reproducción
2 personas
12
Enviar el programa a los invitados
13
Hacer la compra
2 personas
14
Enfriar bebidas
2 personas
15
Preparar aperitivos
3 personas
16
Comprobar los materiales
2 personas

Evento

17
Abrir la ubicación
2 personas
18
Proteger el suelo y la entrada
2 personas
19
Colocar mesas y sillas
4 personas
20
Montar el guardarropa
2 personas
21
Montar el bufé y la barra
3 personas
22
Conectar el equipo de sonido
2 personas
23
Probar el nivel de sonido
2 personas
24
Instalar la iluminación de descubrimiento
2 personas
25
Probar la iluminación
2 personas
26
Colgar la decoración
3 personas
27
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
28
Reponer el bar y el bufé
2 personas
29
Preparar la mesa de recepción
2 personas
30
Recibir a los invitados
3 personas
31
Servir las bebidas
3 personas
32
Servir aperitivos
3 personas
33
Iniciar el programa musical
34
Rellenar las bebidas
2 personas
35
Reponer aperitivos
2 personas
36
Recoger la basura
2 personas
37
Comprobar los baños
38
Gestionar el guardarropa
2 personas
39
Anunciar la última ronda
40
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

41
Apagar el equipo
2 personas
42
Recoger los aperitivos y las bebidas
3 personas
43
Recoger la vajilla
3 personas
44
Llevar la basura a los contenedores
2 personas
45
Limpiar el lugar
4 personas
46
Lavar la vajilla
3 personas
47
Retirar la decoración
2 personas
48
Empacar el equipo
2 personas
49
Devolver los materiales
2 personas
50
Devolver los objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 60
Mesas altascant. 4
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 80

Vajilla

Vasoscant. 80
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 80
Cubiertoscant. 80
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones de servircant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 6
Abrebotellascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Canaletas para cablescant. 4

Iluminación

Iluminación de discoteca
Barras de luz LEDcant. 4
Focos LED uplightcant. 6

Decoración

Bola de discoteca
Arcos de globoscant. 2
Guirnaldas metálicascant. 8
Photowall
Atrezzo fotográficocant. 20

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2
Escoba y recogedorcant. 2
Paños de microfibracant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, el acompañamiento musical y el equipo de iluminación antes de enviar las invitaciones. Si esperas a tener las respuestas para reservarlos, puedes quedarte sin equipo o cambiar la fecha prevista.
Envía las invitaciones con un plazo claro para responder y recoge las preferencias dietéticas en el mismo formulario. Haz un recuento provisional y otro final antes de comprar comida, bebidas, vasos y platos.
Prepara la música con antelación y prueba altavoces, mesa de mezclas, portátil y micrófonos antes de que lleguen los invitados. Comprueba también que los cables de audio, alargadores y regletas alcanzan sin cruzar zonas de paso.
Enfría las bebidas varias horas antes y monta el bufé y la barra separados de la pista. Deja a mano abrebotellas, jarras de agua, bandejas y utensilios de servir para evitar interrupciones durante el baile.
Abre el lugar con tiempo suficiente para proteger el suelo y la entrada, colocar mesas, sillas y guardarropa, y probar las luces disco, las barras LED y los focos uplight. Reserva al menos 60 minutos para corregir problemas de sonido o iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una fiesta disco?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes: reserva el lugar, la música y la iluminación, y envía las invitaciones. Cierra el recuento final y las preferencias dietéticas entre 5 y 7 días antes para poder hacer los pedidos.
¿Cuántas bebidas necesito para una fiesta disco?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y entre 1 y 2 por cada hora adicional. Añade agua suficiente para toda la duración y enfría las bebidas al menos 4 horas antes de abrir la barra.
¿Cuándo se prueban el sonido y las luces de una fiesta disco?: Haz una prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los invitados. Comprueba el nivel de sonido desde la pista y prueba cada grupo de iluminación, incluidos los focos LED y la bola de discoteca.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar una fiesta disco?: Reserva como mínimo 3 horas para colocar mobiliario, guardarropa, bufé, barra, sonido e iluminación. Si hay que proteger el suelo, tender cables o montar varios equipos, añade otros 30 a 60 minutos.

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