Zo organiseer je een damtoernooi zonder chaos
Begin met het aantal deelnemers en het toernooiformaat; die bepalen hoeveel damtafels, damsets en speelrondes je nodig hebt. Reserveer daarna de locatie en verstuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum. In de laatste week verwerk je dieetwensen, bestel je prijzen en controleer je alle damsets, klokken en reserveonderdelen. Op de dag zelf werk je van registratie naar speelzaal: eerst tafels en stoelen, daarna de damtafels, catering en het afgedrukte schema.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Toernooiformaat bepalen
2 personen
- 3
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Deelnemers bevestigen
- 7
Prijzen bestellen
- 8
Damsets controleren
2 personen
- 9
Boodschappenlijst maken
2 personen
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Prijzengeld klaarleggen
- 12
Toernooischema afdrukken
- 13
Deelnemerslijsten afdrukken
- 14
Route en bewegwijzering maken
- 15
Dranken koelen
2 personen
- 16
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 17
Locatie openen
2 personen
- 18
Tafels opstellen
4 personen
- 19
Stoelen plaatsen
3 personen
- 20
Damtafels inrichten
3 personen
- 21
Inschrijftafel klaarzetten
2 personen
- 22
Cateringtafel inrichten
3 personen
- 23
Versiering ophangen
2 personen
- 24
Prijzen uitstallen
- 25
Spelkaarten klaarleggen
2 personen
Event
- 26
Welkomsttafel bemannen
2 personen
- 27
Deelnemers registreren
2 personen
- 28
Toernooi uitleggen
- 29
Eerste speelronde begeleiden
3 personen
- 30
Uitslagen verwerken
2 personen
- 31
Dranken bijvullen
2 personen
- 32
Hapjes serveren
2 personen
- 33
Speelrondes begeleiden
3 personen
- 34
Tafels tussentijds opruimen
2 personen
- 35
Finale begeleiden
2 personen
- 36
Winnaars bekendmaken
- 37
Prijzen uitreiken
2 personen
- 38
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
- 39
Afval verzamelen
3 personen
- 40
Damsets verzamelen
3 personen
- 41
Meubilair afbreken
4 personen
- 42
Servies afwassen
3 personen
- 43
Locatie schoonmaken
4 personen
- 44
Koelboxen legen
2 personen
- 45
Materialen controleren
2 personen
- 46
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 47
Uitslagen naar deelnemers sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 12
- Stoelenaantal 70
- Inschrijftafel
- Cateringtafelaantal 2
- Afvalbakkenaantal 4
Sportmateriaal
- Damsetsaantal 30
- Damklokkenaantal 10
- Reserve damstenenaantal 6
- Reserve dambordenaantal 3
- Schaakklokkenbatterijenaantal 20
Apparatuur
- Laptop
- Printer
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Mobiele telefoonaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Messenaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Naamstickersaantal 80
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de inschrijfdatum uiterlijk 7 dagen voor het toernooi vast. Bevestig daarna per deelnemer de aanwezigheid en noteer dieetwensen, zodat je boodschappen en spelindeling niet op het laatste moment veranderen.
- Controleer elke damset minstens 3 dagen vooraf. Tel per bord de stenen en leg reserve damstenen en minstens één reserve dambord apart; ontbrekende onderdelen vallen tijdens de eerste ronde pas echt op.
- Maak het schema op basis van het gekozen formaat en druk het uiterlijk de avond ervoor af. Print ook de deelnemerslijsten en spelkaarten, zodat je niet afhankelijk bent van een laptop of printer tijdens de ontvangst.
- Richt de ruimte in met een aparte inschrijftafel en cateringtafel. Zet wegwijzerborden bij de ingang en houd drank en hapjes buiten de speelruimte; dat voorkomt opstoppingen rond de damtafels.
- Test damklokken, verlengkabels en stekkerdozen vóór opening van de locatie. Leg batterijen en een mobiele telefoon klaar voor tijdsregistratie of contact met deelnemers als een klok uitvalt.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel damsets heb je nodig voor een damtoernooi?
- Voor een ronde met twee spelers per bord heb je één complete damset per partij nodig. Bij 16 deelnemers zijn dat 8 damsets; houd daarnaast minstens één reserve dambord en extra damstenen achter de hand.
- Wanneer moet je deelnemers voor een damtoernooi laten inschrijven?
- Sluit de inschrijving bij voorkeur 7 dagen voor het toernooi. Gebruik de laatste week om deelnemers te bevestigen, dieetwensen te verzamelen en het toernooischema af te drukken.
- Hoe richt je een zaal in voor een damtoernooi?
- Reserveer per damtafel een tafel met twee stoelen en laat voldoende loopruimte naar de inschrijftafel. Richt de zaal bij voorkeur 60 tot 90 minuten voor aanvang in, inclusief catering, bewegwijzering en prijzen.
- Wat moet je meenemen naar een damtoernooi?
- Neem naast damsets ook damklokken, reserve damstenen en een reserve dambord mee. Voor de organisatie heb je onder meer afgedrukte deelnemerslijsten, een schema, naamstickers, een laptop of printer en een mobiele telefoon nodig.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.