Zo organiseer je een culinaire reis

Een culinaire reis staat of valt met een strakke volgorde: eerst weet je wie meegaat en wat zij nodig hebben, daarna leg je vervoer, restaurants en proeverijen vast. Plan vervolgens route en tijden met ruimte voor uitloop, zodat één vertraagde locatie niet het hele programma verschuift. Controleer betalingen, verdeel deelnemers en stuur het programma ruim vooraf. Op de dag zelf draait het om een duidelijk vertrekpunt, registratie en begeleiding tussen de locaties.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Deelnemers uitnodigen
2
Aanmeldingen verwerken
3
Dieetwensen verzamelen
4
Deelnemerslijst opstellen
5
Vervoer reserveren
6
Restaurantreserveringen maken
7
Proeverijen bevestigen
8
Route en tijden vastleggen
9
Programma naar deelnemers sturen
10
Noodcontacten verzamelen
11
Betalingen en budget controleren
12
Deelnemers indelen
13
Boodschappen doen
2 personen
14
Dranken koelen
2 personen
15
Proviand verpakken
2 personen
16
Routekaarten printen
17
Materialen klaarzetten
2 personen
18
Vertrekpunt controleren
19
Reisbalie opbouwen
2 personen

Event

20
Aanwezigheid registreren
2 personen
21
Deelnemers informeren
22
Groep naar vervoer begeleiden
2 personen
23
Proviand uitdelen
2 personen
24
Eerste locatie begeleiden
2 personen
25
Proeverij serveren
3 personen
26
Dranken bijvullen
2 personen
27
Tweede locatie begeleiden
2 personen
28
Diner begeleiden
3 personen
29
Dieetmaaltijden controleren
30
Groepsfoto maken
31
Groep naar vertrekpunt begeleiden
2 personen
32
Aanwezigheid voor terugreis controleren
2 personen
33
Terugreis begeleiden
2 personen
34
Deelnemers uitchecken
2 personen

Nazorg

35
Afval verzamelen
2 personen
36
Materialen schoonmaken
2 personen
37
Koelboxen legen
38
Servies afwassen
2 personen
39
Geleende spullen retourneren
40
Onkosten verwerken
41
Deelnemers bedanken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Powerbanksaantal 4
Telefoonsaantal 2
Opladersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 50
Dessertbordjesaantal 50
Besteksetsaantal 50
Wijnglazenaantal 50
Servettenhoudersaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveerlepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 10
Serveertangenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 12

Meubilair

Klaptafelsaantal 4
Klapstoelenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 6
Menukaartenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Pennenaantal 12

Reisbenodigdheden

Routekaartenaantal 50
Programmafoldersaantal 50
Polsbandjesaantal 50
Bagagelabelsaantal 50
Paraplu'saantal 6
Regenponcho'saantal 10

Veiligheid

EHBO-set
Zaklampenaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen direct bij de aanmelding en stuur ze uiterlijk twee weken voor vertrek naar elke restaurantlocatie. Vraag ook naar allergieën waarbij kruisbesmetting een risico vormt.
Leg vervoer, restaurantreserveringen en proeverijen pas definitief vast nadat je het deelnemersaantal hebt gecontroleerd. Houd per verplaatsing minimaal 15 minuten speling aan voor uitstappen, verzamelen en vertraging.
Stuur programma, routekaarten en noodcontacten minstens 7 dagen vooraf. Vermeld per onderdeel het vertrektijdstip, de ontmoetingsplek en wat deelnemers zelf moeten meenemen.
Maak op de dag zelf één centrale reisbalie bij het vertrekpunt. Registreer iedereen daar, deel polsbandjes of bagagelabels uit en wijs deelnemers vóór vertrek aan hun groep toe.
Koel dranken en proviand op tijd en verpak eten per onderdeel van de route. Neem koelboxen met koelelementen mee en controleer vóór vertrek of telefoons, powerbanks en opladers beschikbaar zijn.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een culinaire reis organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met deelnemers uitnodigen en het verzamelen van dieetwensen. Reserveer vervoer, restaurants en proeverijen zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor vertrek.
Hoeveel tijd plan je tussen twee culinaire locaties?: Plan naast de daadwerkelijke reistijd minimaal 15 minuten extra per verplaatsing. Voor een groep die moet uitstappen, verzamelen en naar binnen gaan is 20 tot 30 minuten speling meestal praktischer dan een strak aansluitend schema.
Wanneer stuur je het programma van een culinaire reis?: Stuur het programma en de route uiterlijk 7 dagen voor vertrek. Stuur een bijgewerkte versie binnen 24 uur nadat een restaurant, proeverij of vertrektijd nog is gewijzigd.
Hoe verzamel je dieetwensen voor een culinaire reis?: Vraag dieetwensen en allergieën uit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 3 weken voor vertrek. Controleer daarna per deelnemer bij de locaties of een passend alternatief beschikbaar is en noteer dit in de deelnemerslijst.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.