Zo organiseer je een boeldag zonder last-minute chaos
Begin een boeldag niet met spullen inzamelen, maar met de locatie, vergunningseisen en een duidelijke planning. Leg daarna vast wat mensen mogen inbrengen, wanneer verkopers zich aanmelden en hoe de tafels worden verdeeld. In de laatste week draait alles om sorteren, prijzen, vrijwilligers en contant wisselgeld. Reken voor de opbouw op een apart tijdsblok vóór opening: goederen aannemen, kwetsbare spullen apart zetten en de verkoopruimte logisch inrichten kost meer tijd dan meestal wordt verwacht.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie definitief reserveren
- 2
Vergunningseisen controleren
- 3
Afvalinzameling regelen
- 4
Evenement aankondigen
2 personen
- 5
Flyers verspreiden
2 personen
- 6
Inbrengvoorwaarden publiceren
- 7
Verkopers aanmelden
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 9
Tafelindeling maken
- 10
Verkopersindeling bevestigen
- 11
Vrijwilligers inplannen
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
- 14
Kassaregels vastleggen
- 15
Voorraadlabels printen
2 personen
- 16
Promotieberichten herhalen
- 17
Boodschappenlijst controleren
- 18
Boodschappen doen
2 personen
- 19
Contant wisselgeld ophalen
- 20
Materiaal verzamelen
3 personen
- 21
Goederen aannemen
4 personen
- 22
Goederen sorteren
5 personen
- 23
Artikelen prijzen
5 personen
- 24
Kwetsbare spullen apart zetten
2 personen
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Stroom en verlichting controleren
2 personen
- 27
Tafels en stoelen klaarzetten
5 personen
- 28
Partytenten opbouwen
4 personen
- 29
Looproutes vrijmaken
2 personen
- 30
Verkooptafels nummeren
2 personen
- 31
Goederen per tafel uitstallen
6 personen
- 32
Kassa inrichten
2 personen
- 33
Kassabonnen klaarleggen
- 34
Cafébalie inrichten
3 personen
- 35
Dranken koud zetten
2 personen
- 36
Hapjes en broodjes voorbereiden
3 personen
- 37
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
- 38
Toiletten controleren
- 39
Afvalbakken plaatsen
2 personen
- 40
Wegwijzers ophangen
2 personen
Event
- 41
Verkopers ontvangen
3 personen
- 42
Laatste tafels aanvullen
4 personen
- 43
Kassa openen
2 personen
- 44
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 45
Verkoop begeleiden
4 personen
- 46
Café bemannen
3 personen
- 47
Koffie en thee serveren
2 personen
- 48
Hapjes serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Tafels netjes houden
2 personen
- 51
Afvalbakken legen
2 personen
- 52
Toiletten tussentijds controleren
- 53
Goederen veilig verplaatsen
2 personen
- 54
Laatste verkoop aankondigen
- 55
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
- 56
Niet-verkochte spullen verzamelen
5 personen
- 57
Verkooptafels leegmaken
5 personen
- 58
Goederen teruggeven
3 personen
- 59
Servies afwassen
2 personen
- 60
Catering opruimen
2 personen
- 61
Tafels en stoelen inklappen
4 personen
- 62
Partytenten afbreken
4 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Locatie vegen en schoonmaken
4 personen
- 65
Materialen terugbrengen
2 personen
- 66
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
- 67
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
- 68
Verloren voorwerpen registreren
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 40
- Kledingrekkenaantal 4
- Kleedtafelsaantal 4
- Statafelsaantal 4
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kassa'saantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
- Portofoonsaantal 4
- Handkarrenaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Laddersaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Opscheplepelsaantal 6
- Schenk kannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Broodmessenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveerschalenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Koelbakkenaantal 4
Decoratie
- Prijsetikettenaantal 500
- Tafelnummersaantal 30
- Pijlbordenaantal 12
- Infobordenaantal 4
- Kleefbandaantal 8
- Touwrollenaantal 3
- Stiftenaantal 12
- A4-kaarthoudersaantal 20
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakdoekenaantal 20
- Handvegersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Publiceer de inbrengvoorwaarden tegelijk met de aankondiging. Zet er bijvoorbeeld bij welke spullen wel en niet worden aangenomen, op welke dagen goederen kunnen worden gebracht en hoe je onverkochte artikelen afhandelt.
- Maak de verkopersindeling pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Reserveer per tafel een vaste plek en bevestig die indeling uiterlijk 3 dagen vóór de boeldag, zodat verkopers niet op locatie hoeven te zoeken.
- Plan het sorteren en prijzen in twee rondes: eerst categorieën maken, daarna prijsetiketten aanbrengen. Zet kwetsbare spullen apart en gebruik voorraadlabels, zodat vrijwilligers tijdens de verkoop niet opnieuw alles hoeven uit te zoeken.
- Leg kassaregels vóór de openingsdag schriftelijk vast en tel het wisselgeld direct na ontvangst. Met meerdere kassa's zijn aparte rekenmachines en duidelijke afspraken nodig over wie geld aanneemt, teruggeeft en de kas controleert.
- Open de locatie minimaal 2 uur vóór de start voor tafels, kledingrekken, kabels, tenten en goederen. Test koffiezetapparaten, waterkokers en kassamateriaal voordat bezoekers binnenkomen; een ontbrekende stekkerdoos of verlengkabel los je dan nog op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een boeldag organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, vergunningseisen en aankondiging. Gebruik de laatste 2 weken voor aanmeldingen, promotie, vrijwilligers en materiaal; plan het prijzen en sorteren in de laatste 2 tot 3 dagen.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een boeldag?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor de ontvangst, 2 voor sorteren en prijzen, 1 per kassa en 2 voor opbouw en sjouwwerk. Bij meerdere verkoopruimtes of een groot aanbod heb je per extra ruimte minstens 2 extra mensen nodig.
- Wanneer moet je goederen voor een boeldag aannemen en prijzen?
- Neem goederen bij voorkeur 1 tot 3 dagen vóór de boeldag aan, zodat je tijd houdt voor sorteren en prijzen. Stop met nieuwe inbreng uiterlijk op de avond vóór het evenement, tenzij je bewust een aparte ontvangstploeg hebt ingepland.
- Hoeveel wisselgeld heb je nodig voor een boeldag?
- Leg per kassa voldoende munten en kleine biljetten klaar voor de eerste 2 uur, omdat veel bezoekers met een groter biljet betalen. Tel het bedrag vóór opening en opnieuw na afloop, en houd per kassa apart bij wat erin en eruit gaat.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!