Zo organiseer je een bloembollenplantdag
Begin met het plantplan en werk daarna terug naar de uitvoerdag. Bepaal hoeveel plantvakken je hebt, hoeveel bollen daarin passen en hoeveel mensen per vak nodig zijn. Bestel de bloembollen en reserveer het gereedschap vroeg; vooral plantscheppen, kruiwagens en partytenten zijn lastig op het laatste moment te verzamelen. Op de dag zelf draait alles om een korte veiligheidsinstructie, duidelijke vakindeling en een vaste plek voor ontvangst, koffie en uitgifte.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Vrijwilligers indelen
- 5
Locatie en sleutel bevestigen
- 6
Bloembollen bestellen
- 7
Plantvakken uitzetten
2 personen
- 8
Plantplan afdrukken
- 9
Weersverwachting controleren
- 10
Boodschappen doen
2 personen
- 11
Gereedschap verzamelen
2 personen
- 12
Bollen sorteren
2 personen
- 13
Materialen inpakken
2 personen
- 14
Deelnemerslijst afdrukken
Event
- 15
Tafels opstellen
3 personen
- 16
Partytenten opbouwen
4 personen
- 17
Inschrijftafel klaarmaken
2 personen
- 18
Gereedschap klaarleggen
3 personen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
- 21
Deelnemers ontvangen
3 personen
- 22
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
- 23
Gereedschap uitdelen
3 personen
- 24
Plantvakken toelichten
4 personen
- 25
Bloembollen uitdelen
3 personen
- 26
Bloembollen planten
20 personen
- 27
Plantdiepte controleren
4 personen
- 28
Koffie en thee serveren
2 personen
- 29
Hapjes serveren
2 personen
- 30
Dranken bijvullen
2 personen
- 31
Geplante vakken water geven
4 personen
- 32
Avondmaaltijd uitserveren
4 personen
- 33
Verlichting inschakelen
2 personen
- 34
Gereedschap innemen
3 personen
- 35
Afval verzamelen
3 personen
Nazorg
- 36
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 37
Partytenten afbreken
4 personen
- 38
Servies afwassen
3 personen
- 39
Locatie schoonmaken
4 personen
- 40
Gereedschap reinigen
3 personen
- 41
Materialen terugbrengen
2 personen
- 42
Afval afvoeren
2 personen
- 43
Overgebleven eten bewaren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 60
- Tafelkledenaantal 6
Tuinmateriaal
- Bloembollenaantal 1200
- Plantscheppenaantal 25
- Plantstokkenaantal 10
- Bollenplantersaantal 10
- Schoffelsaantal 8
- Harkenaantal 8
- Sporenaantal 6
- Gieteraantal 8
- Tuinslangenaantal 2
- Kruiwagensaantal 3
- Emmersaantal 10
- Werkhandschoenenaantal 60
- Kniekussensaantal 20
- Meetlintenaantal 4
- Touwrollenaantal 4
- Plantlabelsaantal 100
- Watervaste stiftenaantal 10
- Compostzakkenaantal 10
Apparatuur
- Acculampenaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
- Koelboxenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 80
- Herbruikbare bordenaantal 80
- Herbruikbaar bestekaantal 80
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 8
- Opscheplepelsaantal 6
Veiligheid
- EHBO-koffer
- Veiligheidsvestenaantal 6
Decoratie
- Informatiebordenaantal 4
- Richtingspijlenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Handwasbakkenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet de plantvakken uiterlijk de dag ervoor uit met touw, plantstokken en labels. Nummer elk vak en leg per nummer het plantplan klaar, zodat vrijwilligers niet hoeven te zoeken waar welke bollen komen.
- Plan per vrijwilliger één taak en houd een kleine reserveploeg achter de hand. Met een deelnemerslijst en een indeling per plantvak zie je binnen 10 minuten wie ontbreekt of moet worden verplaatst.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten klaar voor de ontvangst en houd droge werkhandschoenen, kniekussens en extra lagen kleding beschikbaar voor deelnemers die daar niet op rekenen.
- Sorteer de bloembollen vóór aankomst op soort of plantvak en verpak ze per groep. Zo voorkom je dat alle bollen op één tafel belanden en deelnemers tijdens het uitdelen zelf moeten uitzoeken.
- Maak één uitgiftepunt voor plantscheppen, bollenplanters, harken en gieters. Tel het gereedschap bij het begin en einde; vooral kleine handgereedschappen en plantlabels blijven anders gemakkelijk in een plantvak liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig voor een bloembollenplantdag?
- Reken voor de voorbereiding op de locatie op 60 tot 90 minuten. Reserveer daarna gemiddeld 2 tot 3 uur voor ontvangst, instructie, planten en opruimen, afhankelijk van het aantal plantvakken en deelnemers.
- Hoeveel bloembollen heb je nodig per plantvak?
- Dat hangt af van de oppervlakte en het plantplan, maar tel alle bollen per vak vooraf en leg ongeveer 5 tot 10 procent extra apart. Die reserve vangt beschadigde bollen en vergissingen bij het uitdelen op.
- Wanneer moet je de bloembollen bestellen?
- Bestel ze bij voorkeur 3 tot 4 weken vóór de plantdag. Dan heb je tijd om aantallen te controleren, een tekort aan te vullen en de bollen per plantvak te sorteren.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een bloembollenplantdag?
- Plan als richtlijn 1 begeleider per 8 tot 10 deelnemers, plus 2 mensen voor ontvangst, koffie en gereedschap. Bij 30 deelnemers kom je daarmee uit op ongeveer 5 vrijwilligers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!