Zo organiseer je een afscheidsreceptie
Begin met de datum, locatie en gastenlijst; daarna leg je het programma en de catering vast. Verzamel vroeg dieetwensen, bevestig sprekers en plan wie ontvangst, speeches en praktische zaken op zich neemt. Een afscheidsreceptie loopt vaak vertraging op door ontbrekende aanmeldingen, te late leveringen of een programma dat niet past binnen de beschikbare tijd. Werk daarom met vaste controlemomenten en richt de ruimte al vóór de ontvangst in.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Uitnodigingen opstellen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Programma definitief maken
2 personen
- 7
Sprekers bevestigen
- 8
Muziekselectie samenstellen
- 9
Catering bestellen
- 10
Meubilair reserveren
- 11
Geluidsapparatuur reserveren
- 12
Fotomateriaal verzamelen
2 personen
- 13
Afscheidsboek samenstellen
2 personen
- 14
Bedankcadeau inkopen
- 15
Naamkaartjes maken
2 personen
- 16
Boodschappenlijst controleren
- 17
Leveringen bevestigen
- 18
Ruimte inspecteren
2 personen
- 19
Boodschappen doen
2 personen
- 20
Dranken koelen
2 personen
- 21
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 22
Taarten en desserts klaarzetten
2 personen
- 23
Locatie schoonmaken
3 personen
- 24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 25
Buffettafels opstellen
3 personen
- 26
Tafelkleden aanbrengen
2 personen
- 27
Decoratie ophangen
3 personen
- 28
Fotowand plaatsen
2 personen
- 29
Welkomsttafel inrichten
2 personen
- 30
Geluidsinstallatie opbouwen
2 personen
- 31
Microfoons testen
2 personen
- 32
Presentatie testen
2 personen
- 33
Licht en muziek testen
2 personen
- 34
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
- 35
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 36
Hapjes op schalen leggen
3 personen
- 37
Allergenen markeren
- 38
Drankenbuffet inrichten
2 personen
- 39
Cadeautafel inrichten
- 40
Ontvangstteam instrueren
2 personen
- 41
Programma en speeches klaarleggen
- 42
Laatste ruimtecontrole uitvoeren
2 personen
Event
- 43
Gasten ontvangen
4 personen
- 44
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 45
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
- 46
Koffie en thee serveren
2 personen
- 47
Hapjes serveren
4 personen
- 48
Fotowand begeleiden
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Buffet netjes houden
2 personen
- 51
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 52
Speechprogramma begeleiden
2 personen
- 53
Presentatie bedienen
- 54
Afscheidsboek en cadeau overhandigen
2 personen
- 55
Taart aansnijden
2 personen
- 56
Taart serveren
3 personen
- 57
Warme hapjes serveren
3 personen
- 58
Muziek verzorgen
- 59
Afscheidsgasten begeleiden
2 personen
- 60
Laatste ronde aankondigen
- 61
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 62
Etensresten verpakken
2 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Servies afwassen
3 personen
- 65
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 66
Decoratie verwijderen
3 personen
- 67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 68
Locatie schoonmaken
3 personen
- 69
Toiletten controleren
- 70
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 71
Voorraad en schade controleren
2 personen
- 72
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven spullen opbergen
2 personen
- 74
Foto- en videomateriaal veiligstellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Statafelsaantal 8
- Eettafelsaantal 6
- Stoelenaantal 70
- Buffettafelsaantal 4
- Cadeautafel
- Fotowandframe
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Gebaksbordenaantal 80
- Dinerbordenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 80
- Koffielepelsaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerbordenaantal 20
- Serveerschalenaantal 12
- Koffiekannenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Servettenhoudersaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballonnenboog
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Fotowanddoek
- Fotolijstjesaantal 12
- Naamkaartjesaantal 70
- Pennenaantal 12
- Afscheidsboek
- Cadeauverpakking
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Audiomixer
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 4
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Taartscheppenaantal 2
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilsetsaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Tafellampenaantal 8
- Batterijlantaarnsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken vooraf en vraag om een aanmelding met dieetwensen. Houd de lijst daarna dagelijks bij in de laatste vijf dagen, zodat je catering en naamkaartjes kunt aanpassen.
- Maak het programma uiterlijk één week vooraf definitief. Bevestig sprekers opnieuw en geef per spreker een duidelijke spreektijd, bijvoorbeeld maximaal vijf minuten, zodat de receptie niet uitloopt.
- Bestel catering pas nadat je de aanmeldingen hebt verwerkt en tel daarna ongeveer 5 tot 7 procent extra porties voor onverwachte gasten. Controleer leverdatum, tijdstip en allergenen minimaal drie dagen vooraf.
- Plan de opbouw in twee blokken: meubilair, buffettafels en geluidsapparatuur eerst; hapjes, desserts, gekoelde dranken en naamkaartjes als laatste. Reserveer hiervoor minimaal twee uur vóór de ontvangst.
- Wijs één persoon aan voor het afscheidsboek, fotomateriaal en het bedankcadeau. Zet de cadeautafel en fotowand vóór de eerste gasten klaar en controleer tijdens de ruimte-inspectie ook kapstokken, servies en bewegwijzering.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren organiseer je een afscheidsreceptie?
- Begin ongeveer zes weken vooraf met datum, locatie en gastenlijst. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk drie weken voor de receptie en leg catering, meubilair en geluidsapparatuur daarna zo snel mogelijk vast.
- Hoeveel hapjes heb je nodig voor een afscheidsreceptie?
- Reken bij een receptie van ongeveer twee uur op 6 tot 8 hapjes per persoon. Bestel 5 tot 7 procent extra en stem het aantal af op de hoeveelheid taart, desserts en andere catering.
- Wanneer bevestig je het programma en de sprekers?
- Maak het programma uiterlijk één week vooraf definitief. Bevestig de sprekers nogmaals drie dagen voor de receptie en spreek een maximale spreektijd per persoon af.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een afscheidsreceptie op te bouwen?
- Plan minimaal twee uur voor tafels, stoelen, buffettafels, geluidsapparatuur en decoratie. Zet dranken, hapjes, taart en naamkaartjes pas in het laatste halfuur klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!