Cómo organizar una recepción de despedida paso a paso

Una recepción de despedida necesita más coordinación de la que parece: hay que cerrar la lista de invitados, organizar el catering y reservar el mobiliario antes de pensar en la decoración. Empieza por la fecha, el lugar y el número aproximado de asistentes; esa cifra condiciona las mesas, las sillas, la vajilla y las bebidas. Después ordena el programa, confirma a los ponentes y prepara con tiempo el libro de despedida, las fotos y el regalo de agradecimiento. El día anterior, concentra la compra, las entregas y la refrigeración de las bebidas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Redactar invitaciones
3
Enviar invitaciones
4
Gestionar inscripciones
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Definir el programa final
2 personas
7
Confirmar ponentes
8
Preparar la selección musical
9
Pedir el catering
10
Reservar mobiliario
11
Reservar equipo de sonido
12
Reunir material fotográfico
2 personas
13
Elaborar el libro de despedida
2 personas
14
Comprar el regalo de agradecimiento
15
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
17
Confirmar entregas
18
Inspeccionar el espacio
2 personas
19
Hacer la compra
2 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Preparar aperitivos
3 personas
22
Preparar tartas y postres
2 personas
23
Limpiar el lugar
3 personas
24
Colocar mesas y sillas
4 personas
25
Montar mesas de buffet
3 personas
26
Colocar manteles
2 personas
27
Colgar la decoración
3 personas
28
Colocar el fondo fotográfico
2 personas
29
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
30
Montar el sistema de sonido
2 personas
31
Probar los micrófonos
2 personas
32
Probar la presentación
2 personas
33
Probar luces y sonido
2 personas
34
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
35
Preparar café y té
2 personas
36
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
37
Marcar alérgenos
38
Montar el buffet de bebidas
2 personas
39
Montar la mesa de regalos
40
Instruir al equipo de recepción
2 personas
41
Preparar el programa y los discursos
42
Realizar la última revisión del espacio
2 personas

Evento

43
Recibir a los invitados
4 personas
44
Registrar la asistencia
2 personas
45
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir aperitivos
4 personas
48
Coordinar el photowall
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Mantener el buffet ordenado
2 personas
51
Recoger la vajilla usada
2 personas
52
Coordinar el programa de discursos
2 personas
53
Operar la presentación
54
Entregar el libro de despedida y el regalo
2 personas
55
Cortar la tarta
2 personas
56
Servir la tarta
3 personas
57
Servir aperitivos calientes
3 personas
58
Proporcionar la música
59
Acompañar a los asistentes de despedida
2 personas
60
Anunciar la última ronda
61
Despedir a los invitados
3 personas

Seguimiento

62
Empaquetar las sobras de comida
2 personas
63
Recoger la basura
3 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Apagar el equipo
2 personas
66
Retirar la decoración
3 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Limpiar el lugar
3 personas
69
Comprobar los baños
70
Recoger objetos perdidos
71
Comprobar el inventario y los daños
2 personas
72
Devolver el material alquilado
2 personas
73
Guardar los artículos sobrantes
2 personas
74
Asegurar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas altascant. 8
Mesas de comedorcant. 6
Sillascant. 70
Mesas de buffetcant. 4
Mesa de regalos
Marco para la pared de fotos
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos para postrecant. 80
Platos de cenacant. 80
Tazas de cafécant. 70
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 80
Cucharillas de cafécant. 80
Tenedorescant. 80
Cuchilloscant. 80
Cucharonescant. 12
Platos de servircant. 20
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de aguacant. 8

Decoración

Mantelescant. 10
Porta-servilletascant. 8
Globoscant. 80
Arco de globos
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Lienzo para fondo fotográfico
Marcos de fotoscant. 12
Tarjetas de nombrecant. 70
Bolígrafoscant. 12
Libro de despedida
Envolver regalos

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Cables de cargacant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 3
Cuchillos de pancant. 2
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cucharas para tartascant. 2
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 6
Fregonascant. 2
Sets de escobacant. 2
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 8
Linternas a pilascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Usa el número confirmado de asistentes, no una estimación inicial, para evitar raciones insuficientes o un gasto innecesario.
Define el programa final y confirma a cada ponente al menos 3 días antes. Reserva también un margen de 10 a 15 minutos para entregas, discursos o cambios de última hora.
Inspecciona el espacio entre 24 y 48 horas antes: comprueba dónde irán las mesas de comedor, las mesas altas, el buffet, la mesa de regalos y el fondo para fotos.
Calcula las bebidas por fases: prepara 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua, café y opciones sin alcohol disponibles durante toda la recepción. Enfría la mayor parte el día anterior.
Prepara por separado lo que se usa durante el montaje: tarjetas con nombres, vajilla, bandejas, jarras, manteles y material fotográfico. Así no se queda nada en cajas cuando empiece la recepción.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una recepción de despedida?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, invitados y catering. Deja cerrados el programa, el mobiliario y las entregas como mínimo 3 días antes.
¿Cuánta bebida necesito para una recepción de despedida?: Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua para todo el evento. Reserva también café y bebidas sin alcohol según las preferencias recogidas en las inscripciones.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones?: Envíalas entre 2 y 3 semanas antes y fija una fecha de respuesta 7 días antes de la recepción. Así tendrás tiempo para confirmar el catering, las tarjetas con nombres y la cantidad de sillas y vajilla.
¿Qué debo preparar el día anterior?: El día anterior conviene enfriar las bebidas, comprobar la lista de la compra, reunir las fotos y verificar las entregas. También puedes dejar listos los aperitivos, los postres y los materiales del libro de despedida si se conservan bien.

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