Checklist voor een dierenwelzijnsmanifestatie organiseren

Een dierenwelzijnsmanifestatie vraagt meer voorbereiding dan alleen organisaties en sprekers uitnodigen. Je regelt tegelijk een veilig programma, duidelijke dierenrichtlijnen, stands, demonstraties, catering en een praktische publieksroute. Begin met datum, locatie en vergunningen en werk daarna toe naar aanmeldingen, indeling en materialen. Gebruik deze checklist om te bepalen wat eerst moet en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
Sprekers en demonstraties vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Promotieposter verspreiden
3 personen
Socialmediaberichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Materialen reserveren
Dierenorganisaties informeren
2 personen
Standhouders indelen
2 personen
Plattegrond maken
2 personen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Veiligheidsinstructies opstellen
2 personen
Dierenrichtlijnen opstellen
2 personen
Route naar locatie publiceren
Aanmeldingen bevestigen
2 personen
Naambadges voorbereiden
2 personen
Infoborden printen
2 personen
Formulieren printen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materiaal verzamelen
3 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Standhouders ontvangen
2 personen
Informatiestands inrichten
6 personen
Dierenrustplek inrichten
2 personen
Kinderactiviteiten klaarzetten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Registratietafel bemannen
2 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Lezing begeleiden
2 personen
Panelgesprek begeleiden
3 personen
Dierenwelzijnsdemonstratie begeleiden
3 personen
Kinderactiviteit begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Dierenwater controleren
2 personen
Rustplek controleren
2 personen
Fotopunt begeleiden
Donatiebox controleren
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitchecken
2 personen
Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen

Nazorg

Tafels en stoelen afbreken
5 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Infomateriaal verzamelen
3 personen
Dierenmaterialen inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven catering opslaan
2 personen
Vermiste spullen registreren
Gevonden voorwerpen bewaren
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 100
Statafelsaantal 6
Tafelkleedhoezenaantal 12
Klaptafelsaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Afzetlintaantal 4
Kleedmattenaantal 8

Apparatuur

Laptopsaantal 2
Tabletsaantal 2
Mobiele speakersaantal 2
Microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Verlengsnoerenaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6
Presentatiescherm
Laptopstandaardsaantal 2
Prikbordenaantal 4
Klembordenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Scharenaantal 8
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Schaaltjesaantal 18
Serveertangenaantal 8
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Dierenpostersaantal 20
Welkomstbord
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 120
Badgehoudersaantal 120

Dierenmateriaal

Waterbakkenaantal 12
Voerbakkenaantal 6
Hondenlijnenaantal 6
Dierenbenchaantal 2
Dierendekensaantal 8
Transportmandenaantal 4
Poepzakdispensersaantal 6
Hondenpoepzakrollenaantal 24
Dierenspeeltjesaantal 12
Voeropslagboxenaantal 4
Handdoekenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtkabelsaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vuilnisbakkenaantal 8
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Desinfectiesprayaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg minimaal 8 tot 12 weken vooraf de datum, locatie en vergunningseisen vast. Controleer meteen of dieren zijn toegestaan, hoeveel bezoekers de locatie aankan en welke stroomvoorziening beschikbaar is.
Bevestig organisaties, standhouders, sprekers en demonstraties uiterlijk 6 weken vooraf. Vraag per deelnemer naar benodigde tafelruimte, stroom, spreektijd en eventuele richtlijnen voor dieren.
Maak 3 tot 4 weken vooraf de plattegrond met stands, demonstratieplek, publieksroute, afzetpalen en afzetlint. Houd aparte ruimte vrij voor dieren, wachtrijen, opslag en een rustige plek bij overprikkeling.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en geef elke ploeg een duidelijke taak. Wijs naast ontvangst en publieksbegeleiding ook iemand aan voor techniek, dierenrichtlijnen, veiligheid en het controleren van catering en materialen.
Test laptops, tablets, mobiele speakers, microfoons, presentatiescherm en verlengsnoeren uiterlijk de dag ervoor. Leg daarnaast naambadges, infoborden, formulieren, klemborden en voldoende herbruikbare bekers klaar per registratie- en standpunt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een dierenwelzijnsmanifestatie organiseren?: Start bij voorkeur 10 tot 12 weken vooraf. Vergunningen, locatie, organisaties, sprekers en dierenrichtlijnen kunnen meerdere afstemmingsrondes nodig hebben; plan de definitieve plattegrond uiterlijk 3 weken voor de manifestatie.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een dierenwelzijnsmanifestatie?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid, tenten en de aanwezigheid van dieren. Controleer dit minimaal 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag ook na of demonstraties, catering en tijdelijke afzettingen afzonderlijke meldingen vereisen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een dierenwelzijnsmanifestatie?: Reken minimaal op 1 coördinator en 1 vrijwilliger per belangrijke publiekszone, plus aparte ondersteuning voor techniek en dierenwelzijn. Werk met ploegen van 2 tot 3 uur, zodat ontvangst, routebegeleiding en toezicht de hele manifestatie bezet blijven.
Wanneer moet ik catering en materialen bestellen?: Bestel catering ongeveer 2 tot 3 weken vooraf, nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verzameld. Reserveer tafels, stoelen, partytenten, techniek en koffiezetapparaten liefst 4 tot 6 weken vooraf en controleer de aantallen nogmaals op de dag vóór het evenement.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.