Checklist pour organiser une manifestation de bien-être animal

Une manifestation dédiée au bien-être animal demande plus qu’un programme et quelques stands. Il faut coordonner les organisations participantes, les intervenants, les démonstrations, les inscriptions et les consignes liées à la présence d’animaux. Cette checklist suit l’ordre de préparation, du choix du lieu jusqu’à l’accueil du public. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les badges, la signalétique, le catering, les branchements électriques et les besoins particuliers des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Contacter les organisations participantes
2 personnes
Planifier les intervenants et les démonstrations
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Diffuser l’affiche promotionnelle
3 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Réserver le matériel
Informer les organisations de protection animale
2 personnes
Répartir les exposants
2 personnes
Créer le plan
2 personnes
Planifier les bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Élaborer des consignes pour les animaux
2 personnes
Publier l’itinéraire vers le lieu
Confirmer les inscriptions
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d’information
2 personnes
Imprimer les formulaires
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer les tentes de fête
4 personnes
Accueillir les exposants
2 personnes
Installer les stands d’information
6 personnes
Aménager un espace de repos pour les animaux
2 personnes
Installer les activités pour enfants
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Animer la conférence
2 personnes
Animer le débat
3 personnes
Accompagner la démonstration sur le bien-être animal
3 personnes
Encadrer une activité pour enfants
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier l’eau des animaux
2 personnes
Vérifier le lieu de repos
2 personnes
Encadrer le photobooth
Vérifier la boîte de dons
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes

Suivi

Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler le matériel d’information
3 personnes
Emballer le matériel pour animaux
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Enregistrer les objets perdus
Conserver les objets trouvés
Envoyer les messages de remerciement
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Tables hautesqté 6
Housses de nappesqté 12
Tables pliantesqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Tapis de changeqté 8

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Enceintes mobilesqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6
Écran de présentation
Supports pour ordinateur portableqté 2
Panneaux d’affichageqté 4
Presse-papiersqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Ciseauxqté 8
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Petits bolsqté 18
Pinces de serviceqté 8
Pains de glaceqté 24

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches d’animauxqté 20
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 12
Gamellesqté 6
Laisses pour chiensqté 6
Cage pour animauxqté 2
Couvertures pour animauxqté 8
Paniers de transportqté 4
Distributeurs de sacs à déjectionsqté 6
Rouleaux de sacs à déjections caninesqté 24
Jouets pour animauxqté 12
Caisses de stockage d’alimentsqté 4
Serviettesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Câbles d'éclairageqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Poubellesqté 8
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Spray désinfectantqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les règles applicables, contacter les organisations participantes et confirmer les intervenants.
Fermez le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Indiquez les horaires des démonstrations, la capacité d’accueil et les éventuelles consignes pour les animaux afin de limiter les changements de dernière minute.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant l’événement. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les intervenants, bénévoles et imprévus.
Préparez le plan du site au moins une semaine avant : placez les exposants, les tables, les tentes, les panneaux d’affichage et les zones de circulation en tenant compte des animaux et du public.
Testez le matériel technique la veille, notamment les enceintes mobiles, microphones, rallonges, multiprises et batteries externes. Prévoyez une personne responsable du son et une autre pour l’accueil et les inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une manifestation pour le bien-être animal ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet d’obtenir les autorisations, confirmer les organisations participantes, réserver le matériel, publier les invitations et traiter les inscriptions.
Quand ouvrir les inscriptions pour une manifestation animale ?: Ouvrez-les dès que le lieu, le programme principal et les horaires des démonstrations sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite pour recueillir les besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour accueillir des animaux sur place ?: Préparez des consignes écrites avant d’envoyer les confirmations d’inscription : circulation, comportement attendu, zones autorisées et gestion des situations à risque. Installez aussi un balisage visible avec des poteaux et du ruban de balisage.
Quand vérifier les quantités de catering et de matériel ?: Vérifiez le catering 5 à 7 jours avant, puis une dernière fois la veille selon les inscriptions confirmées. Contrôlez également les tables, chaises, tentes, gobelets, assiettes, couverts et machines à café avant l’ouverture du site.

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