Dansavond organiseren: complete checklist
Een dansavond staat of valt met een lege dansvloer, goed geluid en een opbouw die niet uitloopt. Bevestig eerst datum en locatie, regel daarna uitnodigingen, aanmeldingen en muziek. In de laatste dagen controleer je reserveringen, dieetwensen, catering en materiaal. Op de dag zelf werk je van locatie en techniek naar drank, hapjes en ontvangst. Deze checklist helpt je de 51 taken in een logische volgorde af te werken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen openen
Muziekprogramma samenstellen
2 personen
Muziekrechten controleren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen controleren
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Catering inkopen
2 personen
Materiaal ophalen
2 personen
Muziek afspeellijsten testen
2 personen
Lichtplan controleren
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie ventileren
Vloer en toiletten schoonmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Servies en glazen klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie aansluiten
2 personen
Geluids- en lichttest uitvoeren
2 personen
Ingang en garderobe inrichten
2 personen
Event
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma en huisregels toelichten
Muziek starten
Hapjes serveren
3 personen
Dranken uitgeven
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Muziek en volume bedienen
Dansvloer vrijhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Laatste muziekronde aankondigen
Bezoekers afscheid laten nemen
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Eten en dranken opruimen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Versiering verwijderen
2 personen
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Keuken en bar schoonmaken
3 personen
Vloer en toiletten schoonmaken
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 60
- Garderoberekkenaantal 2
- Barkrukkenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Wijnglazenaantal 40
- Koffiekopjesaantal 40
- Bordenaantal 80
- Vorkenaantal 80
- Messenaantal 80
- Lepelsaantal 40
- Serveerbladenaantal 8
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoon
- Laptop voor muziek
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Led-lichtspotsaantal 4
- Lichtslingersaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 4
- Koelelementenaantal 20
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Tafelkledenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 60
- Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Schoonmaak
- Bezemaantal 2
- Dweilaantal 2
- Emmersaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
- Handveger en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de geluids- en lichttest minimaal 2 uur vóór de ontvangst. Sluit luidsprekers, mengpaneel, laptop, microfoon en lichtspots aan en test ook verlengkabels en stekkerdozen.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die informatie bij het inkopen van catering en leg aparte hapjes zichtbaar apart, zodat je tijdens de dansavond niet hoeft te zoeken.
- Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet koelboxen en koelelementen enkele uren eerder klaar en plaats de dranken bij het inrichten van bar en buffet, zodat alles koud is wanneer de eerste gasten arriveren.
- Maak de dansvloer vrij voordat je tafels en stoelen definitief neerzet. Controleer daarna ventilatie, vloer en toiletten; een volle ruimte wordt tijdens een dansavond sneller benauwd en vuil dan je vooraf verwacht.
- Test alle afspeellijsten op de laptop voordat de gasten komen en houd een reservebron voor muziek bij de hand. Controleer ook of de gekozen muziek openbaar mag worden afgespeeld en of de microfoon werkt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een dansavond organiseren?
- Begin ongeveer 6 tot 8 weken vooraf met datum, locatie en uitnodigingen. Plan muziekprogramma, aanmeldingen en catering in de weken daarna; reserveer de laatste 2 dagen voor boodschappen, materiaal en controles.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een dansavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende water en houd extra voorraad koel als de dansavond langer dan 3 uur duurt.
- Wanneer moet ik de muziek en verlichting testen?
- Voer de volledige geluids- en lichttest minimaal 2 uur voor de start uit. Test elke afspeellijst, de microfoon, het mengpaneel, de led-lichtspots en alle kabels op de plek waar ze tijdens de dansavond staan.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor een dansavond verzamelen?
- Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de dansavond. Zo kun je catering inkopen, aparte hapjes voorbereiden en ontbrekende opties nog tijdig regelen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!