Noche de baile: checklist para organizarla paso a paso

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la fecha, el lugar y las reservas antes de enviar las invitaciones. Si hay inscripción, fija una fecha límite de respuesta para conocer el número de asistentes y sus preferencias dietéticas.
• Prepara la música con varios días de margen y prueba las listas de reproducción en el portátil que usarás durante la noche. Comprueba también los derechos de música antes del evento, no el mismo día.
• Calcula la comida y la vajilla según las inscripciones confirmadas, y añade un pequeño margen para imprevistos. Deja preparados los aperitivos, las bandejas y la barra antes de que lleguen los primeros invitados.
• Monta mesas, sillas, percheros y taburetes con tiempo suficiente para corregir la distribución. Reserva una zona despejada para bailar y evita colocar cables de sonido o alargadores en las zonas de paso.
• Programa una prueba de sonido e iluminación antes de abrir las puertas, con los altavoces, la mesa de mezclas, el micrófono y los focos ya conectados. Enfría las bebidas y ventila el recinto mientras terminas el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una noche de baile?

Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha. Deja la inscripción abierta al menos 10 días para poder calcular la comida, las bebidas y la distribución del espacio.

¿Cuánta bebida necesito para una noche de baile?

Como referencia, calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y después 1 por persona y hora. Añade agua y bebidas sin alcohol, y enfría una primera tanda con varias horas de antelación.

¿Cuánto tiempo se necesita para montar una noche de baile?

Reserva entre 3 y 4 horas para limpiar, montar mesas y sillas, preparar la barra y conectar el equipo. Haz la prueba de sonido e iluminación como mínimo 60 minutos antes de la llegada del público.

¿Qué se suele olvidar al organizar una noche de baile?

Suelen faltar cables alargadores, regletas, vasos reutilizables, percheros y acumuladores de frío. Revisa estos materiales entre 2 y 3 días antes y comprueba que el equipo funciona antes de transportarlo al recinto.

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