Buurtrommelmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een buurtrommelmarkt staat of valt met een duidelijke indeling en goede afspraken met verkopers. Leg eerst datum, locatie en verkoopregels vast en geef deelnemers op tijd hun kraamvak door. Regel daarna de plattegrond, bewegwijzering, tafels, tenten, verlichting en het koffiepunt. Op de dag zelf draait het om een snelle ontvangst, een werkende kassa en een opbouw die vóór de eerste bezoekers klaar is. Met deze checklist houd je overzicht van de voorbereiding tot het opruimen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bekendmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Verkoopregels opstellen
2 personen
Verkopers aanmelden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkopersindeling maken
2 personen
Bevestiging aan verkopers sturen
Reserveringen maken
Plattegrond afdrukken
Bewegwijzering maken
2 personen
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
Kassa en wisselgeld regelen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materiaal controleren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Terrein schoonvegen
2 personen
Tafels en tenten opstellen
6 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Kraamvakken markeren
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Event
Verkopers ontvangen
4 personen
Kraamvakken aanwijzen
3 personen
Kassa openen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verkopers uitchecken
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Tafels en tenten afbreken
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 6
- Marktkramenaantal 20
- Klaptafelsaantal 8
- Stoelenaantal 30
- Tafelkleedjesaantal 20
- Kleedjes voor grondkramenaantal 10
- Tafelklemmenaantal 40
- Afzetpaaltjesaantal 12
Apparatuur
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Oplaadbare lampenaantal 8
- Portofoonsaantal 4
- Geldkistjesaantal 4
- Telmachinesaantal 2
Verlichting
- Slingerverlichtingaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 6
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 50
- Besteksetsaantal 50
- Serveerbladenaantal 6
Keuken
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 2
- Broodmessenaantal 2
- Scharenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 8
Decoratie
- Buurtmarktbanierenaantal 4
- Tafeldecoratieaantal 20
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 4
- Bezemaantal 3
- Vuilnisgrijpersaantal 2
- Dweilsetsaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de verkoopregels tegelijk met de bevestiging aan verkopers. Vermeld daarin uiterlijk 1 week vooraf waar zij staan, wat ze zelf meenemen en hoe laat ze kunnen opbouwen.
- Maak de verkopersindeling zodra de aanmeldingen binnen zijn en druk de plattegrond minimaal 1 dag vooraf af. Markeer de kraamvakken op het terrein, zodat je niet bij aankomst nog hoeft te meten.
- Controleer stroom en verlichting vóór de opbouw begint. Tel verlengkabels en stekkerdozen na en gebruik oplaadbare lampen of batterijlantaarns als een deel van het terrein donker blijft.
- Open de kassa met voldoende klein geld en houd geldkistjes per verkooppunt gescheiden. Noteer wie de kassa beheert en plan minstens 1 vervanger voor pauzes of drukte.
- Richt het koffiepunt in voordat de verkopers arriveren. Koel dranken vooraf, zet koffiezetapparaten en waterkokers veilig neer en leg herbruikbare bekers, kopjes, borden en bestek klaar.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een buurtrommelmarkt organiseren?
- Begin minimaal 6 weken vooraf met datum, locatie en verkoopregels. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 4 weken voor de markt, zodat je nog tijd hebt om aanmeldingen te verwerken en de verkopersindeling te maken.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een buurtrommelmarkt?
- Plan 2 tot 3 uur voor het terrein met tafels, marktkramen, partytenten, kraamvakken, stroom en bewegwijzering. Laat verkopers pas komen nadat de basisindeling klaar is; reserveer daarna nog 30 minuten voor ontvangst en aanwijzen.
- Hoeveel verkopers passen er op een buurtrommelmarkt?
- Dat hangt af van de beschikbare ruimte en de afmetingen van de kraamvakken. Houd per verkoper minimaal 2 meter breedte aan en laat ongeveer 1,5 meter loopruimte tussen rijen, zodat bezoekers en verkopers elkaar kunnen passeren.
- Wanneer moet ik de plattegrond en bewegwijzering klaar hebben?
- Maak de plattegrond uiterlijk 3 dagen vooraf en druk hem de dag vóór de markt af. Plaats de bewegwijzering en markeer de kraamvakken tijdens de opbouw, vóór de eerste verkopers arriveren.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!