Organiser une soirée networking sans perdre le fil

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Fixez le lieu et la date avant d’envoyer les invitations, puis prévoyez une relance 7 jours avant la soirée pour récupérer les dernières inscriptions et besoins alimentaires.
• Préparez les badges nominatifs à partir de la liste arrêtée au plus tard la veille. Gardez quelques porte-noms vierges pour les inscriptions de dernière minute.
• Organisez les boissons et les en-cas avant l’installation finale : mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et vérifiez que le buffet dispose de verres, assiettes et couverts.
• Réservez au moins 90 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, tables hautes, chaises, table d’inscription, buffet et bar. Ce délai permet aussi de corriger la circulation dans la salle.
• Testez les microphones sans fil, haut-parleurs, rallonges, multiprises et éclairage avant l’ouverture. Faites ensuite un briefing de 10 minutes avec l’équipe d’accueil sur les inscriptions, les badges et le programme.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée networking ?

Commencez au moins 3 à 4 semaines avant la date prévue. Gardez les 48 dernières heures pour confirmer les inscriptions, imprimer la liste et les badges, planifier les courses et vérifier les besoins alimentaires.

Quand envoyer les invitations pour une soirée networking ?

Envoyez-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis faites une relance 7 jours avant. Arrêtez la liste principale 24 à 48 heures avant afin d’imprimer les badges et de prévoir les quantités de boissons et d’en-cas.

Combien de temps prévoir pour installer une soirée networking ?

Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des invités pour le mobilier, l’accueil, le buffet, le bar et la décoration. Ajoutez 30 minutes si le matériel audio ou l’éclairage doit être raccordé sur place.

Que faut-il vérifier juste avant l’arrivée des invités ?

Dans les 30 dernières minutes, vérifiez la table d’inscription, les badges, les panneaux de direction, les boissons fraîches et les en-cas. Testez aussi le microphone, les haut-parleurs et l’éclairage, puis rappelez à l’équipe qui annonce chaque élément du programme.