Organiser une réunion d’hommes sans rien oublier
Une réunion d’hommes se prépare d’abord autour d’une date, d’un programme clair et d’un lieu adapté. Ensuite, les inscriptions permettent d’ajuster le repas, les boissons, les places assises et le matériel de présentation. Le jour J, prévoyez assez de temps pour ouvrir la salle, installer les tables, tester le vidéoprojecteur et accueillir les participants. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les rallonges et le réassort des boissons pendant la pause.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le programme
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
- 3
Rédiger les invitations
2 personnes
- 4
Envoyer les invitations
2 personnes
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Confirmer les inscriptions
- 8
Confirmer le programme et les intervenants
2 personnes
- 9
Planifier le repas et les courses
2 personnes
- 10
Vérifier la liste des courses
- 11
Faire les courses
2 personnes
- 12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 13
Préparer le repas
3 personnes
- 14
Préparer le matériel de présentation
Événement
- 15
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 16
Vérifier les espaces
2 personnes
- 17
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 18
Aménager la table d'accueil
2 personnes
- 19
Dresser la salle à manger
4 personnes
- 20
Tester la technique et la présentation
2 personnes
- 21
Accueillir les participants
3 personnes
- 22
Servir le café et le thé
2 personnes
- 23
Assurer l’ouverture
- 24
Animer l’activité de знакомства
2 personnes
- 25
Réapprovisionner les boissons de la pause
2 personnes
- 26
Accompagner le programme de contenu
2 personnes
- 27
Préparer le buffet du repas
4 personnes
- 28
Servir le buffet et les boissons
4 personnes
- 29
Rassembler la vaisselle et les couverts
3 personnes
- 30
Encadrer le programme du soir
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons et les snacks
2 personnes
- 32
Assurer la clôture
- 33
Reconduire les participants
2 personnes
Suivi
- 34
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 35
Faire la vaisselle
3 personnes
- 36
Rassembler les déchets
2 personnes
- 37
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 38
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 39
Ranger le matériel
2 personnes
- 40
Vérifier les clés et le lieu
2 personnes
- 41
Restituer le matériel emprunté
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 3
- Table d’accueil
- Poubellesqté 4
Vaisselle
- Assiettes de dînerqté 50
- Assiettes à dessertqté 50
- Bolsqté 50
- Verresqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Couteauxqté 50
- Fourchettesqté 50
- Cuillèresqté 50
- Louchesqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Saladiersqté 6
- Plateaux de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 8
- Bacs de maintien au chaudqté 4
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 3
Équipement
- Ordinateur portable
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Décoration
- Nappesqté 6
- Badges nominatifsqté 50
- Présentoirs pour cartes nominativesqté 50
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
Éclairage
- Lampes d'ambianceqté 6
Bureau
- Paperboard
- Marqueursqté 12
- Blocs-notesqté 50
- Stylos à billeqté 50
- Biblesqté 15
- Cartes de discussionqté 50
Nettoyage
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balaiqté 2
- Pinces à déchetsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 10 à 14 jours aux participants pour répondre.
- À la clôture des inscriptions, confirmez le nombre de participants et leurs besoins alimentaires avant de vérifier la liste des courses et de préparer le repas.
- Prévoyez une table d’accueil séparée de la salle à manger : elle facilite les inscriptions sur place et évite de bloquer l’entrée au début de la réunion.
- Arrivez au moins 90 minutes avant l’accueil pour installer les tables et les chaises, dresser la salle, mettre les boissons au frais et vérifier les espaces.
- Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, l’enceinte et le microphone avec les rallonges avant l’arrivée du groupe ; une vérification de 20 minutes évite les retards au programme.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une réunion d’hommes ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Ce délai laisse environ 10 à 14 jours pour les inscriptions, puis 2 à 3 jours pour confirmer le programme, les intervenants, le repas et les achats.
- Quand envoyer les invitations pour une réunion d’hommes ?
- Envoyez-les au moins 10 à 14 jours avant la date prévue. Fixez dès le départ une date limite de réponse, puis confirmez les inscriptions 3 à 5 jours avant la réunion.
- Quand préparer la salle le jour de la réunion ?
- Ouvrez le lieu environ 90 minutes avant l’accueil. Gardez les 20 dernières minutes pour tester la présentation, le son et le microphone après l’installation des tables et des chaises.
- Comment prévoir les boissons pour une réunion d’hommes ?
- Préparez les boissons avant l’arrivée et mettez-les au frais dès l’ouverture du lieu. Vérifiez le stock avant la pause, puis prévoyez un réassort dans les 10 minutes qui suivent son début pour éviter une table vide.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !