Organiser une excursion : le bon ordre, du départ au retour

Une excursion se prépare d’abord comme un déplacement collectif, puis comme une journée de visite. Commence par fixer le programme, l’itinéraire, le transport et le lieu, avant d’ouvrir les inscriptions. Tu pourras ensuite recueillir les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et les informations nécessaires à chaque participant. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les horaires, vérifier la météo, préparer les paniers-repas et réunir les documents et le matériel de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer l’annonce de sortie
2
Ouvrir les inscriptions
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Établir la liste des participants
6
Recueillir les contacts d'urgence
7
Réserver le transport
8
Réserver le lieu de visite
9
Valider le programme et l’itinéraire
10
Envoyer les informations aux participants
11
Confirmer l’heure de départ
12
Vérifier les prévisions météo
13
Faire les courses
2 personnes
14
Préparer les paniers-repas
3 personnes
15
Refroidir les boissons
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
18
Imprimer la liste de présence
19
Préparer le point de départ
2 personnes

Événement

20
Accueillir les participants
3 personnes
21
Enregistrer la présence
2 personnes
22
Donner les consignes de sécurité
23
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
24
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
25
Prendre une photo de groupe
26
Accompagner les participants
3 personnes
27
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
28
Accompagner les temps libres
3 personnes
29
Rassembler les participants avant le départ
2 personnes
30
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
31
Accompagner le retour
3 personnes
32
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes

Suivi

33
Rassembler les déchets
2 personnes
34
Rapporter le matériel
2 personnes
35
Rendre les articles empruntés
36
Nettoyer les glacières
2 personnes
37
Nettoyer le matériel réutilisable
2 personnes
38
Ranger les restes
2 personnes
39
Enregistrer les objets trouvés
40
Rendre les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Transport

Étiquettes nominativesqté 50
Dossiers des participantsqté 45
Cartes d'itinéraireqté 5
Cartes de contact d’urgenceqté 45
Étiquettes de bagagesqté 50
Gilets fluorescentsqté 4
Parapluiesqté 6

Équipement

Haut-parleur
Mégaphone
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Appareil photo

Catering

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 12
Sacs-repasqté 45
Bouteilles d’eau réutilisablesqté 45
Thermosqté 3
Gobeletsqté 60
Serviettesqté 100
Couverture de pique-niqueqté 6
Courses

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gants jetablesqté 20
Bandes de pansementsqté 50
Ponchos de pluieqté 10

Bureau

Stylosqté 12
Presse-papiersqté 4
Blocs-notesqté 6
Papier d’impressionqté 50
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2
Marqueursqté 6

Nettoyage

Lingettes désinfectantesqté 4
Poubelles pliablesqté 4
Pinces à déchetsqté 2

Conseils

Ouvre les inscriptions seulement après avoir vérifié la capacité du transport et du lieu de visite. Prévois une date limite au moins 7 jours avant le départ pour traiter les inscriptions et établir la liste définitive.
Demande les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dans le même formulaire. Regroupe ces informations dans les dossiers des participants et imprime une liste de présence avant le jour J.
Envoie l’itinéraire, le point de départ et l’heure de rendez-vous au moins 72 heures à l’avance, puis confirme l’heure de départ la veille. Ajoute un numéro joignable en cas de retard.
Prépare les paniers-repas la veille si possible et garde les boissons dans des glacières avec des pains de glace. Prévois une bouteille d’eau réutilisable par personne, ainsi que des serviettes et des gobelets.
Le matin du départ, installe le point d’accueil au moins 30 minutes avant l’heure prévue. Garde à portée de main les étiquettes nominatives, la liste de présence, les cartes d’urgence, la trousse de premiers secours et des solutions pour la pluie.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une excursion ?: Prévois au minimum 3 semaines pour réserver le transport et le lieu de visite, ouvrir les inscriptions et finaliser l’itinéraire. Garde les 3 derniers jours pour les confirmations, les achats et la préparation des documents.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoie les informations pratiques au moins 72 heures avant le départ : heure et point de rendez-vous, itinéraire, transport, repas et consignes. Fais une dernière confirmation la veille, surtout si la météo peut modifier le programme.
Combien de temps avant le départ faut-il arriver ?: Demande aux participants d’arriver 30 minutes avant l’heure de départ. Ce délai permet d’enregistrer la présence, distribuer les consignes et accompagner le groupe vers le transport sans retarder l’embarquement.
Que prévoir pour une excursion sous la pluie ?: Vérifie les prévisions 48 heures avant, puis à nouveau la veille. Prépare des parapluies ou des ponchos de pluie, protège les documents et confirme si le programme ou l’itinéraire doit être adapté.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.