Organiser une course d’essai sans rien oublier
Une course d’essai se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commence par fixer le format, le parcours et les règles avant d’ouvrir les inscriptions : ces choix déterminent la sécurité, le matériel et le nombre de bénévoles nécessaires. Prévois ensuite les autorisations, l’assurance, le jury et le chronométrage. Les dernières heures servent surtout à inspecter le parcours, installer le départ et l’arrivée, tester les outils et mettre les boissons au frais.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Réserver le lieu du concours
- 3
Vérifier l’assurance de la compétition
- 4
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
- 5
Dessiner le plan du parcours
2 personnes
- 6
Publier le règlement des participants
- 7
Envoyer les invitations
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Confirmer le jury et les officiels
- 11
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 12
Vérifier les autorisations et les déclarations
- 13
Préparer le chronométrage
2 personnes
- 14
Créer les dossards
2 personnes
- 15
Imprimer les cartes de score
- 16
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
- 18
Rassembler les outils et les pièces de rechange
2 personnes
- 19
Faire les courses
2 personnes
- 20
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 21
Inspecter le parcours
3 personnes
- 22
Marquer la zone de départ et d'arrivée
3 personnes
- 23
Préparer la documentation du concours
2 personnes
- 24
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 25
Installer le point café et thé
2 personnes
- 26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 27
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 28
Mettre en place le parcours
6 personnes
- 29
Sécuriser les obstacles
4 personnes
- 30
Préparer le matériel de premiers secours
- 31
Instruire les officiels
3 personnes
Événement
- 32
Tenir la table d’inscription
2 personnes
- 33
Enregistrer les participants
3 personnes
- 34
Distribuer les dossards
2 personnes
- 35
Faire le briefing des pilotes
2 personnes
- 36
Lancer la compétition
3 personnes
- 37
Enregistrer les points et les temps
8 personnes
- 38
Surveiller le parcours et le public
6 personnes
- 39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 41
Vider les poubelles
2 personnes
- 42
Mettre à jour les classements intermédiaires
2 personnes
- 43
Enregistrer l'arrivée
3 personnes
- 44
Vérifier le classement final
3 personnes
- 45
Préparer les prix
2 personnes
- 46
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 47
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 48
Balisage du parcours
4 personnes
- 49
Ranger les obstacles et les rubans
5 personnes
- 50
Archiver les cartes de score
2 personnes
- 51
Faire la vaisselle
3 personnes
- 52
Nettoyer le lieu
5 personnes
- 53
Évacuer les déchets
2 personnes
- 54
Rapporter le matériel
3 personnes
- 55
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 56
Publier les résultats
- 57
Informer les participants
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 30
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables hautesqté 2
Matériel de sport
- Ruban de parcoursqté 12
- Cônesqté 40
- Poutresqté 8
- Palettes en boisqté 10
- Pneus de voitureqté 12
- Pentesqté 4
- Numéros de départqté 40
- Fiches de scoreqté 100
- Vélos de réserveqté 2
- Pompes à véloqté 3
- Kits d’outils de baseqté 3
- Chambres à air de rechangeqté 10
- Sangles d'arrimageqté 12
- Gants de travailqté 12
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 2
- Tablettesqté 6
- Batteries externesqté 6
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Talkies-walkiesqté 8
- Mégaphone
- Imprimantes
- Glacièresqté 4
Éclairage
- Projecteurs de chantierqté 6
- Lampes à batterieqté 8
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
Décoration
- Panneaux de directionqté 12
- Panneaux d'informationqté 4
- Panneaux indicateursqté 10
- Ruban de scène
Cuisine
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
- Louchesqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
Catering
- Prixqté 6
- Courses
Conseils
- Commence 6 à 8 semaines avant la course par le format, le lieu, l’assurance et les autorisations. Attendre les inscriptions pour vérifier ces points peut bloquer tout le planning.
- Ferme les inscriptions au moins 7 jours avant l’épreuve afin de préparer les dossards, les fiches de score, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles.
- Inspecte le parcours la veille, puis de nouveau le matin même. Vérifie notamment les cônes, le ruban, les obstacles, les pentes et les zones de départ et d’arrivée.
- Prépare un poste de dépannage vélo avec une pompe, des chambres à air, des outils et des vélos de réserve. Place-le près de la zone de départ pour réduire les interruptions.
- Teste le chronométrage, les ordinateurs, les tablettes, les talkies-walkies et le mégaphone au moins 60 minutes avant le départ. Charge aussi les batteries externes et sécurise les rallonges.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une course d’essai ?
- Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier l’assurance, obtenir les autorisations, publier le règlement et confirmer le jury.
- Quand faut-il fermer les inscriptions à une course d’essai ?
- Ferme-les environ 7 jours avant l’épreuve. Tu pourras ainsi produire les numéros de départ, imprimer les fiches de score et organiser les bénévoles selon le nombre réel de participants.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir ?
- Prévois au minimum un responsable pour le départ-arrivée, un pour le chronométrage, un pour l’accueil et un par zone sensible du parcours. Ajoute 1 bénévole de réserve pour les absences ou les incidents.
- Quand faut-il installer et contrôler le parcours ?
- Installe le balisage et les obstacles la veille si le site le permet, puis effectue un contrôle complet 60 à 90 minutes avant le départ. Retire tout élément instable et vérifie chaque zone de sécurité.
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