Organiser un marché régional, étape par étape
Un marché régional se prépare d’abord sur papier : date, lieu, autorisations et implantation des stands doivent être fixés avant de contacter largement les exposants. Ensuite, il faut suivre les inscriptions, confirmer les emplacements et transmettre à chacun des consignes précises. Les derniers jours servent surtout à sécuriser les livraisons, le froid, les branchements et la signalétique. Cette méthode évite les stands mal placés, les besoins alimentaires oubliés et les installations qui prennent du retard.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Demander l’autorisation nécessaire
- 3
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
- 4
Inventorier les stands et les échoppes
2 personnes
- 5
Contacter les exposants locaux
2 personnes
- 6
Inscrire les participants
2 personnes
- 7
Confirmer les emplacements de stand
2 personnes
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
- 10
Distribuer les affiches
2 personnes
- 11
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 12
Recueillir les besoins alimentaires
- 13
Confirmer les accords avec les fournisseurs
2 personnes
- 14
Faire les réservations
- 15
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 16
Envoyer les informations aux exposants
- 17
Vérifier les prévisions météo
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 20
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
3 personnes
- 22
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
- 23
Étiqueter les caisses et le matériel
2 personnes
- 24
Contrôler le site
2 personnes
- 25
Réceptionner la livraison
2 personnes
- 26
Monter les stands et les tentes
6 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 29
Installer l'éclairage
3 personnes
- 30
Installer la décoration
3 personnes
- 31
Marquer les emplacements
2 personnes
- 32
Installer le comptoir d'information
2 personnes
- 33
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
- 34
Remplir les glacières
2 personnes
- 35
Installer le point café et thé
2 personnes
- 36
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
- 37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 38
Réapprovisionner les toilettes
- 39
Accueillir les exposants
3 personnes
- 40
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
- 41
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 42
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
- 43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
- 44
Encadrer les stands du marché
2 personnes
- 45
Servir le café et le thé
2 personnes
- 46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 48
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 49
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
- 50
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 51
Garder les tables propres
2 personnes
- 52
Vérifier les stocks
- 53
Allumer l’éclairage du soir
- 54
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 55
Clôturer la caisse
2 personnes
- 56
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
- 57
Refroidir et stocker les restes
2 personnes
- 58
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 59
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
- 60
Faire la vaisselle
3 personnes
- 61
Rassembler les déchets
3 personnes
- 62
Nettoyer le site
4 personnes
- 63
Débrancher l'alimentation électrique
2 personnes
- 64
Retirer la décoration
3 personnes
- 65
Rapporter le matériel
2 personnes
- 66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 67
Traiter les courses restantes
2 personnes
- 68
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 6
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 14
- Chaises pliantesqté 60
- Tables hautesqté 6
- Tables de bièreqté 4
- Tabouretsqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Caisses de rangementqté 8
Équipement
- Glacièresqté 6
- Bouilloiresqté 3
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Lampes rechargeablesqté 8
- Terminaux de paiementqté 2
- Extincteurs portatifsqté 4
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Talkies-walkiesqté 4
- Valises de caisseqté 2
Vaisselle
- Assiettesqté 150
- Petits bolsqté 80
- Verresqté 180
- Tasses à caféqté 80
- Couteauxqté 100
- Fourchettesqté 100
- Cuillèresqté 100
- Louchesqté 12
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Plateaux de serviceqté 16
- Pinces de serviceqté 8
- Verres doseursqté 3
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
- Tabliers de serviceqté 8
- Filets à cheveuxqté 8
Décoration
- Nappesqté 20
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Bannières en tissuqté 8
- Panneaux en ardoiseqté 14
- Compositions floralesqté 12
- Numéros de tableqté 20
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 8
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Seaux de nettoyageqté 4
- Sets de balaiqté 4
- Serpillièresqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Pompes désinfectantesqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Commence par le plan du marché avant d’annoncer les inscriptions. Prévois les emplacements des stands, les passages, les tables, les tentes et les zones de stationnement afin de savoir combien d’exposants peuvent réellement être accueillis.
- Contacte les exposants locaux dès que la date et le lieu sont confirmés. Demande dans le même échange leurs dimensions de stand, leurs besoins électriques, leur matériel et leurs contraintes alimentaires, puis confirme chaque emplacement par écrit.
- Fixe une échéance d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le marché. Tu auras ainsi le temps de traiter les demandes, de répartir les bénévoles et d’envoyer les informations pratiques sans corriger le plan la veille.
- Prépare la signalétique avant le jour J : itinéraire, stationnement, entrée et emplacement des stands. Étiquette les caisses et le matériel par zone pour éviter de chercher les rallonges, les tables ou les équipements de service pendant l’installation.
- Contrôle les stocks et les livraisons en deux temps. Mets les produits non périssables en place à l’avance, achète les produits frais peu avant le marché, puis vérifie à la réception les quantités, le froid et l’horaire prévu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché régional ?
- Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs exposants. Les autorisations, les réservations et la confirmation des stands prennent souvent plus de temps que la communication.
- Quand faut-il contacter les exposants locaux ?
- Contacte-les dès que la date, le lieu et le plan provisoire sont définis, idéalement 6 à 8 semaines avant le marché. Demande une confirmation finale de leur présence 10 à 14 jours avant l’événement.
- Quand acheter les produits frais pour un marché régional ?
- Achète les produits frais 1 à 2 jours avant le marché, selon leur durée de conservation. Garde-les dans des glacières ou un équipement réfrigéré et vérifie la température à la réception.
- Que faut-il vérifier la veille d’un marché régional ?
- Vérifie la météo, les autorisations, les livraisons, les branchements, la signalétique et la répartition des bénévoles. Fais aussi un contrôle du site pour confirmer que les passages et les emplacements sont prêts.
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