Organiser un concours de débat, étape par étape
Un concours de débat se prépare dans un ordre précis : d’abord le format et les inscriptions, puis les jurés, les thèses et le programme. Les points qui prennent le plus de temps sont souvent les besoins alimentaires, la réservation des salles et les tests techniques. Prévoyez aussi des documents distincts pour les équipes, le jury et le public. Ce plan vous aide à coordonner les 74 tâches et les 57 éléments nécessaires sans attendre la dernière semaine.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Définir le format de la compétition
2 personnes
- 2
Inviter les équipes participantes
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations au public
2 personnes
- 4
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 5
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 6
Mettre à jour la liste des participants
- 7
Recueillir les besoins alimentaires
- 8
Informer les accompagnateurs
2 personnes
- 9
Confirmer les jurés
2 personnes
- 10
Établir le programme de la compétition
2 personnes
- 11
Formuler les thèses du débat
3 personnes
- 12
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
- 13
Envoyer les informations aux participants
- 14
Réserver les salles
- 15
Commander le catering
2 personnes
- 16
Commander les prix
- 17
Concevoir les certificats
- 18
Imprimer les certificats
- 19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 20
Imprimer le déroulé
- 21
Vérifier les présentations
2 personnes
- 22
Tester l'ordinateur portable et les fichiers
2 personnes
- 23
Récupérer les courses
2 personnes
- 24
Rassembler l’équipement
2 personnes
- 25
Emballer les prix
2 personnes
Événement
- 26
Ouvrir les salles
2 personnes
- 27
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 28
Installer les tables du jury
2 personnes
- 29
Identifier les tables des participants
2 personnes
- 30
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
- 31
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 32
Installer la signalétique
2 personnes
- 33
Installer la décoration
2 personnes
- 34
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 35
Brancher le vidéoprojecteur et l’écran
2 personnes
- 36
Installer les stations de chronométrage
2 personnes
- 37
Distribuer les kits du jury
2 personnes
- 38
Préparer le café et le thé
3 personnes
- 39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 40
Préparer les en-cas
3 personnes
- 41
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 42
Accueillir les participants
4 personnes
- 43
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
- 44
Briefer les membres du jury
2 personnes
- 45
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
- 46
Accompagner les équipes vers les salles
4 personnes
- 47
Animer les tours de débat
6 personnes
- 48
Surveiller les temps de parole
6 personnes
- 49
Rassembler les formulaires du jury
2 personnes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 52
Ranger les espaces de pause
2 personnes
- 53
Servir le dîner
4 personnes
- 54
Vérifier les allergènes
2 personnes
- 55
Annoncer les finalistes
2 personnes
- 56
Préparer la salle de finale
4 personnes
- 57
Encadrer la finale
5 personnes
- 58
Traiter les résultats du jury
3 personnes
- 59
Assurer la remise des prix
3 personnes
- 60
Prendre une photo de groupe
2 personnes
- 61
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Suivi
- 62
Rassembler les déchets
4 personnes
- 63
Faire la vaisselle
3 personnes
- 64
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 65
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 66
Retirer la décoration
2 personnes
- 67
Remettre les tables et les chaises en place
4 personnes
- 68
Nettoyer les locaux
4 personnes
- 69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 70
Fermer le lieu
2 personnes
- 71
Publier les résultats
- 72
Remercier les participants
- 73
Retourner les matériels
2 personnes
- 74
Rassembler les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 14
- Chaisesqté 90
- Tables du juryqté 6
- Table d'inscription
- Portantsqté 2
- Poubellesqté 8
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Câbles HDMIqté 3
- Clés USBqté 4
- Chronomètresqté 8
- Horloges muralesqté 6
- Chargeursqté 6
- Piles de rechangeqté 24
Vaisselle
- Tasses à caféqté 90
- Verresqté 90
- Assiettes de dînerqté 90
- Assiettes à dessertqté 90
- Couvertsqté 90
- Plateaux de serviceqté 12
- Planches de serviceqté 6
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Louchesqté 8
- Couteaux à painqté 3
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Gants de cuisineqté 2
- Pains de glaceqté 16
Décoration
- Panneau d’accueil
- Assiettes rondesqté 12
- Nappesqté 14
- Guirlandes de fanionsqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Coupesqté 3
- Porte-médaillesqté 3
Éclairage
- Lampes de tableqté 6
- Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Matériel de sport
- Clochettes de débatqté 6
- Cartes des intervenantsqté 24
- Panneaux de scoreqté 6
- Cartes d'équipeqté 24
- Fiches de juryqté 120
- Chemises à pinceqté 12
- Prixqté 6
- Classeurs de certificatsqté 30
- Supports de badges nominatifsqté 100
- Braceletsqté 100
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par définir le format, le nombre d’équipes et les règles de passage. Ouvrez ensuite les inscriptions et mettez à jour la liste des participants au fil des réponses, plutôt que de travailler sur un fichier ancien.
- Confirmez les jurés avant d’établir le programme définitif. Préparez pour chacun les formulaires d’évaluation, les thèses et les horaires afin d’éviter des consignes différentes selon les salles.
- Réservez les salles en fonction du nombre de débats simultanés, puis attribuez une salle au jury et une zone d’inscription. Vérifiez aussi les tables, les chaises, les badges et les affichages avant le jour du concours.
- Traitez les besoins alimentaires dès la clôture des inscriptions et transmettez le nombre final au traiteur. Pour le service, regroupez tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux avec les machines à café, bouilloires et thermos.
- Faites un test technique complet au plus tard la veille : ordinateur, fichiers, vidéoprojecteur, microphones, haut-parleurs, câbles HDMI et multiprises. Chargez les appareils, préparez les piles de rechange et gardez une clé USB avec les présentations.
Questions fréquentes
- Quand commencer l’organisation d’un concours de débat ?
- Commencez au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’ouvrir les inscriptions, de confirmer les jurés, de réserver les salles et de commander les prix.
- Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes ?
- Prévoyez généralement 2 à 3 semaines pour recevoir les inscriptions et les informations alimentaires. Fermez le formulaire assez tôt pour établir le programme et transmettre un nombre fiable au traiteur.
- Que faut-il tester la veille d’un concours de débat ?
- Testez chaque ordinateur portable, présentation, vidéoprojecteur, écran, microphone et câble HDMI dans la salle où il sera utilisé. Gardez au moins une clé USB de secours, des chargeurs et des piles supplémentaires.
- Quand imprimer les certificats et le déroulé ?
- Imprimez les certificats, badges et exemplaires du déroulé 2 à 3 jours avant l’événement, après la dernière vérification des noms et des horaires. Emballez les prix et les documents par salle ou par rôle pour accélérer l’installation.
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !