Organiser un atelier de théâtre, étape par étape

Un atelier de théâtre se prépare d’abord autour d’un objectif clair, d’un intervenant confirmé et d’un programme adapté au groupe. Réservez la salle avant d’ouvrir les inscriptions, puis donnez aux participants les horaires, les consignes et les éventuels besoins alimentaires. Les derniers jours servent surtout à finaliser les exercices, les textes, le matériel technique et l’aménagement de l’espace de jeu. Le jour J, prévoyez du temps pour l’accueil, l’aération de la salle et les réglages avant l’arrivée du groupe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l'atelier
2
Réserver la salle
3
Élaborer le programme
4
Définir les objectifs de l'atelier
5
Confirmer l'intervenant
6
Concevoir les invitations
7
Envoyer les invitations
8
Traiter les inscriptions
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Envoyer les informations aux participants
11
Clôturer les inscriptions
12
Imprimer la liste des participants
13
Créer des badges nominatifs
14
Sélectionner les exercices
15
Imprimer les textes et les scènes
16
Préparer la musique
17
Vérifier la liste des courses
18
Faire les courses
2 personnes
19
Refroidir les boissons
20
Préparer le service traiteur
2 personnes
21
Vérifier l’espace
2 personnes
22
Aérer la salle
23
Installer les tables
2 personnes
24
Installer les chaises
2 personnes
25
Dégager la zone de jeu
2 personnes
26
Brancher la technique
2 personnes
27
Tester le son
2 personnes
28
Préparer le matériel
2 personnes
29
Installer la table d'inscription
30
Préparer le café et le thé
2 personnes
31
Prévoir la table d’accueil

Événement

32
Enregistrer les participants
2 personnes
33
Accueillir les participants
34
Présenter le programme
35
Animer les exercices d'échauffement
2 personnes
36
Animer les exercices d'improvisation
2 personnes
37
Servir les boissons de pause
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
39
Préparer les scènes
2 personnes
40
Répéter les scènes
2 personnes
41
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
42
Servir le dîner
3 personnes
43
Réapprovisionner le buffet du dîner
2 personnes
44
Animer les présentations
2 personnes
45
Prendre des photos
46
Encadrer l’exercice de clôture
47
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

48
Rassembler les déchets
2 personnes
49
Faire la vaisselle
2 personnes
50
Éteindre l’équipement
51
Retirer la décoration
2 personnes
52
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
53
Nettoyer le sol
2 personnes
54
Nettoyer la cuisine
2 personnes
55
Fermer la salle
56
Vérifier le matériel
57
Rendre les articles empruntés
58
Envoyer un message de remerciement aux participants
59
Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 28
Tables pliantesqté 6
Table d'inscription
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Enceinte Bluetooth
Microphone
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 8

Matériel d'atelier

Dossiers de scriptqté 24
Blocs-notesqté 24
Stylos à billeqté 30
Crayonsqté 24
Gommesqté 12
Marqueursqté 12
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Post-itqté 6
Ruban de masquageqté 4
Bac à accessoires
Miroirs à mainqté 6
Badges nominatifsqté 30
Dossiers pour les scriptsqté 24

Vaisselle

Assiettesqté 30
Petits bolsqté 30
Verresqté 36
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 30
Louchesqté 6

Catering

Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Glacièresqté 2
Courses

Décoration

Nappesqté 6
Guirlandesqté 4
Vasesqté 4

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Balayette et pelle
Épongesqté 6
Poubellesqté 4

Conseils

Bloquez la salle et l’intervenant avant d’envoyer les invitations : gardez idéalement 2 à 3 semaines pour recueillir les inscriptions et ajuster le programme.
Définissez 2 ou 3 objectifs d’apprentissage avant de choisir les exercices. Vous pourrez ainsi limiter les textes et les scènes imprimés à ce qui sert réellement l’atelier.
Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’atelier, puis imprimez la liste des participants et préparez les badges nominatifs. Cela évite de commencer par vérifier les noms à l’entrée.
Testez au moins 24 heures à l’avance l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’enceinte et le microphone. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et piles rechargeables : ce sont les oublis les plus gênants une fois le groupe installé.
Arrivez 60 à 90 minutes avant le début pour aérer la salle, installer les tables et les chaises, dégager la zone de jeu et préparer la table d’inscription. Gardez les accessoires, post-it et marqueurs accessibles pendant les exercices.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de théâtre ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue, une fois la salle, l’intervenant et les horaires confirmés. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 jours avant l’atelier pour avoir le temps de préparer les badges et les supports.
Combien de temps faut-il prévoir pour préparer la salle ?: Prévoyez 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce délai couvre l’aération, l’installation des chaises et des tables, le dégagement de la zone de jeu et le test du matériel audiovisuel.
Quand faut-il imprimer les textes et les scènes ?: Imprimez-les 1 à 2 jours avant l’atelier, après avoir sélectionné les exercices définitifs. Préparez quelques exemplaires supplémentaires, par exemple 2 à 3, pour remplacer une feuille manquante ou accueillir un dernier participant.
Combien de temps avant faut-il préparer les boissons et le service traiteur ?: Vérifiez les achats 2 à 3 jours avant, puis faites les courses suffisamment tôt pour refroidir les boissons avant l’accueil. Installez le service traiteur et la vaisselle pendant la préparation de la salle, idéalement 30 minutes avant le début.

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