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Sortie scolaire : la checklist pour tout préparer

Une sortie scolaire se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Fixez la destination et le programme avant de réserver le transport et les billets, puis laissez assez de temps pour recueillir les autorisations, les informations médicales et les contacts d’urgence. La répartition des groupes et des accompagnateurs doit être prête avant le départ. La veille, vérifiez la météo, préparez les paniers-repas, refroidissez les boissons et rassemblez les documents imprimés avec le matériel de sécurité.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la destination et le programme

    2 personnes

  • Réserver le transport

  • Réserver des billets d’entrée

  • Élaborer le programme et l’itinéraire

    2 personnes

  • Rédiger le formulaire de consentement

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Collecter les autorisations

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Vérifier les informations médicales

    2 personnes

  • Répartir les accompagnateurs

    2 personnes

  • Faire la répartition des groupes

    2 personnes

  • Recueillir les contacts d'urgence

  • Informer les accompagnateurs

    2 personnes

  • Imprimer la liste des participants

  • Imprimer les listes de groupe

  • Imprimer les cartes d'itinéraire

  • Vérifier les prévisions météo

  • Informer les participants sur la tenue vestimentaire

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Préparer les paniers-repas

    4 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    2 personnes

  • Vérifier la trousse de premiers secours

  • Préparer les étiquettes de bagages

  • Marquer le point de départ

    2 personnes

  • Transporter le matériel au point de départ

    3 personnes

Événement

  • Enregistrer la présence

    3 personnes

  • Former les groupes

    4 personnes

  • Charger les bagages

    4 personnes

  • Donner les consignes de sécurité

    2 personnes

  • Accompagner les participants au bus

    6 personnes

  • Vérifier les présences avant le départ

    3 personnes

  • Distribuer les paniers-repas

    4 personnes

  • Distribuer les boissons

    3 personnes

  • Encadrer les activités de groupe

    6 personnes

  • Compter les membres du groupe

    6 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Vérifier le point de rassemblement

    2 personnes

  • Compter les présents avant le départ

    3 personnes

  • Accompagner les participants au bus

    6 personnes

  • Décharger les bagages

    4 personnes

  • Remettre les participants à leurs parents

    4 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

    2 personnes

Suivi

  • Apporter les déchets au point de collecte

    2 personnes

  • Vider les glacières

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le matériel

    2 personnes

  • Nettoyer la salle

    3 personnes

  • Ranger le matériel

    2 personnes

  • Vérifier les restes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Restituer les objets trouvés

  • Informer les participants de la prise en charge au retour

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Bureau

  • Listes de participantsqté 8
  • Listes de groupesqté 8
  • Listes de contacts d’urgenceqté 8
  • Cartes d'itinéraireqté 12
  • Presse-papiersqté 8
  • Stylos à billeqté 20
  • Étiquettes nominativesqté 75
  • Étiquettes de bagagesqté 75
  • Marqueursqté 8
  • Ruban adhésifqté 4
  • Bloc-notesqté 8

Sécurité

  • Trousses de premiers secoursqté 2
  • Gants jetablesqté 20
  • Gilets de sécuritéqté 8

Mobilier

  • Tables pliantesqté 4
  • Chaises pliantesqté 12

Catering

  • Glacièresqté 6
  • Pains de glaceqté 18
  • Gobelets réutilisablesqté 75
  • Assiettes réutilisablesqté 75
  • Couverts réutilisablesqté 75
  • Porte-serviettesqté 4

Matériel de sport

  • Ballons de footballqté 4
  • Frisbeesqté 6
  • Cordes à sauterqté 8
  • Cônesqté 20
  • Témoins de relaisqté 8
  • Couverture de pique-niqueqté 8

Équipement

  • Mégaphones portatifsqté 2
  • Batteries externesqté 6
  • Câbles de rechargeqté 8

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Balais à mainqté 2
  • Éléments pharesqté 2

Courses

  • Courses

Conseils

  • Commencez les réservations plusieurs semaines à l’avance : transport, billets d’entrée et itinéraire doivent être confirmés avant l’envoi des invitations.
  • Prévoyez une date limite d’inscription située au moins 7 jours avant la sortie. Il vous restera du temps pour relancer les familles et établir les groupes.
  • Imprimez une liste des participants, une liste par groupe et les contacts d’urgence en plusieurs exemplaires. Gardez-en un avec chaque accompagnateur et un exemplaire de secours.
  • Préparez les paniers-repas et placez les boissons dans les glacières avec des pains de glace la veille au soir. Cela évite de gérer les achats et le refroidissement le matin du départ.
  • Faites un briefing des accompagnateurs au plus tard la veille : effectifs, itinéraire, horaires, besoins médicaux, contacts d’urgence et procédure si un élève s’éloigne du groupe.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une sortie scolaire ?
Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant le départ. Réservez rapidement le transport et les billets, puis gardez les deux dernières semaines pour les inscriptions, les autorisations et la répartition des groupes.
Quand demander les autorisations parentales pour une sortie scolaire ?
Envoyez le formulaire de consentement dès que la destination, le programme et les horaires sont confirmés, généralement 3 à 4 semaines avant la sortie. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le départ.
Combien d’accompagnateurs prévoir pour une sortie scolaire ?
Le nombre dépend de l’âge des élèves, du lieu et des règles de votre établissement. Finalisez la répartition au minimum 48 heures avant le départ et donnez à chaque accompagnateur une liste de groupe à jour.
Que préparer la veille d’une sortie scolaire ?
Vérifiez la météo et la tenue demandée, rassemblez la trousse de premiers secours, les gilets de sécurité, les listes imprimées et les cartes d’itinéraire. Préparez aussi les paniers-repas et refroidissez les boissons la veille au soir.

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