Checklist pour organiser une sortie à ski

Une sortie à ski demande plus qu’une réservation de matériel. Il faut coordonner les participants, le transport, l’itinéraire, la météo et l’accueil sur place, souvent dans un espace limité. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis le choix de la date jusqu’au rangement du matériel. Vous y trouverez aussi les points souvent oubliés : contacts d’urgence, besoins alimentaires, répartition des groupes et informations pratiques à envoyer avant le départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Définir le public cible des participants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Faire la réservation pour le domaine skiable
Confirmer la réservation du matériel
Réserver le transport
Vérifier l’itinéraire et les prévisions météo
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel de ski
3 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Créer la répartition des participants
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire
Marquer le lieu de départ
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Préparer les snacks et le déjeuner
3 personnes
Aménager le point de retrait du matériel
3 personnes

Événement

Enregistrer les participants
3 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Distribuer les skis et les chaussures
4 personnes
Distribuer les casques et les lunettes
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Accompagner les groupes au départ
4 personnes
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Distribuer les snacks
2 personnes
Enregistrer l’arrivée
2 personnes
Servir le repas chaud
4 personnes
Récupérer le matériel
4 personnes
Accompagner le départ vers la maison
3 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Laver le matériel de cuisine
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Ranger le matériel au sec et au complet
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 50
Porte-manteauxqté 4
Portants à vêtementsqté 4

Matériel de sport

Ski de fondqté 45
Bâtons de skiqté 45
Casques de skiqté 45
Lunettes de skiqté 45
Skis pour les accompagnateursqté 6
Gilets réfléchissantsqté 10
Numéros de départqté 50
Cartes d'itinéraireqté 50
Boussoleqté 4
Chronomètresqté 4
Siffletsqté 6
Lavage des skisqté 4

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Chargeurs mobilesqté 4
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Lampes de pocheqté 8
Mégaphone

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Bol à soupeqté 50
Tassesqté 50

Cuisine

Marmites à soupeqté 2
Louchesqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Petits bolsqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 4
Épongesqté 10
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 10
Lampes de pocheqté 8
Crème solaireqté 6

Décoration

Panneaux indicateursqté 12
Formulaires d'inscriptionqté 60
Marqueurs indélébilesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et l’itinéraire avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifiez au moins 7 jours avant la sortie les horaires du domaine, le trajet et les prévisions météo.
Demandez les besoins alimentaires et les contacts d’urgence dès l’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 jours avant le départ, puis imprimez une liste à emporter.
Réservez le transport, le domaine skiable et le matériel dès que le nombre de participants est suffisamment stable. Confirmez les quantités et les tailles de skis, bâtons, casques et lunettes au plus tard 3 jours avant.
Préparez une répartition claire des participants et identifiez les accompagnateurs. Envoyez l’heure et le lieu de départ, l’itinéraire, l’équipement prévu et le programme au moins 48 heures à l’avance.
Prévoyez un point d’accueil visible avec tables, chaises, porte-manteaux et retrait du matériel. Refroidissez les boissons la veille et préparez les thermos, snacks et repas avant l’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une sortie à ski ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Les réservations du transport, du domaine et du matériel doivent être confirmées dès que possible, puis revérifiées 3 jours avant le départ.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 48 heures avant la sortie. Indiquez l’heure et le lieu de départ, l’itinéraire, la météo attendue, le matériel fourni et un numéro à contacter en cas de retard.
Combien de boissons et de nourriture prévoir pour une sortie à ski ?: Prévoyez environ 1 litre de boisson par personne pour la journée, davantage si l’effort est long ou si le temps est sec. Comptez au moins un snack et un déjeuner par participant, avec quelques portions supplémentaires pour les imprévus.
Quand vérifier la météo et l’itinéraire d’une sortie à ski ?: Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin du départ. Si la météo ou l’état du trajet change, informez le groupe immédiatement et adaptez la répartition ou l’horaire.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.