Organiser un salon de bandes dessinées : la checklist complète
Un salon de bandes dessinées demande surtout une bonne coordination entre les exposants, le public et l’installation des stands. Commence par réserver le lieu, fixer les horaires et préciser les conditions de participation, puis traite les inscriptions et répartis les emplacements. Les derniers jours servent à confirmer les besoins alimentaires, préparer les badges, la caisse et le matériel d’accueil. Le jour J, garde du temps pour l’éclairage, la signalétique, le café et le dégagement des voies d’évacuation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date et les horaires
Rédiger les conditions de participation
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations au public
2 personnes
Traiter les inscriptions
Répartir les exposants
2 personnes
Créer le plan des stands
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Retirer de la monnaie
Imprimer la liste des inscriptions
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Marquer l’entrée et la sortie
2 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Afficher les tarifs et les règles
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Réapprovisionner les en-cas
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
Faire le check-out des exposants
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Trier les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 55
- Table d'inscription
- Table à café
- Tabouretsqté 6
- Portants à vêtementsqté 2
Équipement
- Caisse
- Terminal de paiement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Câbles de chargeqté 4
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Pieds d’éclairageqté 3
Décoration
- Affiches de personnages de dessin animéqté 12
- Guirlandesqté 8
- Ballonsqté 50
- Pompe à ballons
- Nappesqté 12
- Numéros de standqté 24
- Panneaux indicateursqté 8
- Panneau d’accueil
- Panneaux en ardoiseqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Plateauxqté 80
- Assiettes à pâtisserieqté 100
- Cuillères à caféqté 80
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Thermosqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Corbeilles à painqté 3
- Pincesqté 4
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Verres doseursqté 2
Nettoyage
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
- Distributeurs de serviettes en papierqté 3
Autre
- Presse-papiersqté 4
- Stylos à billeqté 20
- Marqueursqté 6
- Blocs-notesqté 4
- Badges nominatifsqté 60
- Braceletsqté 150
- Caisses à monnaieqté 3
- Massicot
- Agrafeuseqté 2
- Dévidoirs de ruban adhésifqté 3
- Ciseauxqté 4
- Mètres rubansqté 3
- Serre-câblesqté 100
- Piles de rechangeqté 24
- Trousse de premiers secours
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date et les horaires avant d’inviter les exposants : prévois aussi au moins 60 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises et les numéros de stand.
- Envoie le plan des stands et les informations de parking au moins 7 jours avant le salon. Les exposants arrivent ainsi avec les bonnes consignes et tu réduis les demandes de dernière minute.
- Prépare la table d’inscription avec la liste imprimée, les badges nominatifs, une caisse et un terminal de paiement. Garde la monnaie séparément et vérifie son montant avant l’ouverture.
- Teste les machines à café, les bouilloires, les rallonges et les multiprises avant l’installation finale. Un test de 15 minutes permet de repérer un câble trop court ou une prise indisponible.
- Fais un dernier tour 30 minutes avant l’accueil du public : entrée et sortie visibles, tarifs affichés, éclairage branché, allées dégagées et matériel de café en place.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon de bandes dessinées ?
- Commence au moins 8 semaines avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer les horaires, rédiger les conditions de participation et inviter les exposants.
- Combien de temps faut-il pour installer un salon de bandes dessinées ?
- Prévois au minimum 60 à 90 minutes sur place avant l’ouverture. Ce délai couvre l’installation des tables et chaises, le plan des stands, l’accueil, l’éclairage, la décoration et le point café.
- Quand envoyer les invitations au public et les informations aux exposants ?
- Envoie les informations pratiques aux exposants au moins 7 jours avant l’événement, avec le plan des stands et le parking. Les invitations au public peuvent partir dès que la date, les horaires et les conditions d’accès sont confirmés.
- Que faut-il préparer pour l’accueil le jour du salon ?
- Prépare la liste des inscriptions, les badges, la caisse, le terminal de paiement, les tarifs et les règles affichés. Installe le comptoir d’inscription au moins 30 minutes avant l’arrivée du public pour pouvoir faire un test complet.
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