Organiser une randonnée à vélo sans rien oublier

Une randonnée à vélo se prépare d’abord sur le parcours, puis autour des participants. Fixez la date, testez l’itinéraire sur place et prévoyez au moins un itinéraire de repli avant d’ouvrir les inscriptions. Les points de repos, les réparateurs et les accompagnateurs doivent être confirmés assez tôt, car ils conditionnent la sécurité du groupe. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux cartes, aux panneaux et au contrôle du matériel le jour du départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Élaborer un itinéraire provisoire
2 personnes
Tracer l’itinéraire numériquement
Explorer le parcours sur place
2 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Fixer un itinéraire alternatif
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Envoyer la confirmation aux participants
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les accompagnateurs
2 personnes
Distribuer les tâches aux accompagnateurs
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Partager les prévisions météo avec les participants
Imprimer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Créer les numéros des participants
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Informer les réparateurs de vélos
Vérifier le matériel de premiers secours
Vérifier le matériel de vélo
Charger les talkies-walkies
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer les sandwiches
3 personnes
Répartir les fruits et les en-cas
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Nettoyer le lieu de départ
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer les chaises et les bancs
3 personnes
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
Aménager un espace de repos
2 personnes
Délimiter le parking à vélos
2 personnes

Événement

Tenir la table d’inscription
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Distribuer les numéros
2 personnes
Vérifier techniquement les vélos
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
Prendre une photo de groupe
Encadrer le groupe de tête
2 personnes
Accompagner le groupe de l'arrière
2 personnes
Vérifier les indications d’itinéraire
2 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Aider les incidents
2 personnes
Faire le point avec les participants
2 personnes
Servir les sandwiches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Allumer l’éclairage
Vérifier le dernier départ
2 personnes

Suivi

Récupérer les panneaux indicateurs
3 personnes
Démonter le point de repos
2 personnes
Démonter le buffet
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer les outils de vélo
Charger les talkies-walkies
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Éteindre l’éclairage
Enregistrer les objets trouvés
Ranger le matériel en toute sécurité
2 personnes
Retourner le matériel des fournisseurs
2 personnes
Remercier les participants
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Bancsqté 4
Tente de réceptionqté 2
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 12
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Jeux de clés Allenqté 3
Supports à vélosqté 2
Râteliers à vélosqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Casques de véloqté 6
Lampes de pocheqté 8
Couvertures de survieqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Cartes d'itinéraireqté 60
Panneaux de directionqté 25
Autocollants flèchesqté 50
Numéros des participantsqté 60
Pincesqté 60
Stylosqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Pichets à caféqté 4
Théièresqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24

Équipement

Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Testez l’itinéraire provisoire à vélo avant de le diffuser : vérifiez les passages difficiles, les croisements dangereux et le temps réel entre deux points de repos.
Fixez les points de repos avant les inscriptions et indiquez-les sur les cartes. Prévoyez une solution alternative si un accès est fermé ou si la météo se dégrade.
Demandez les contacts d’urgence et les besoins alimentaires dès le formulaire d’inscription, puis contrôlez la liste des participants une semaine avant le départ.
Répartissez les accompagnateurs par groupe et donnez-leur des consignes écrites au plus tard 48 heures avant la randonnée. Prévoyez un moyen de communication pour les joindre sur le parcours.
Ne gardez pas la signalisation et les réparations pour le dernier matin : préparez les numéros, flèches et panneaux la veille, et vérifiez les pompes, chambres à air et outils avant l’arrivée des cyclistes.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une randonnée à vélo ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour une randonnée avec inscriptions, bénévoles et itinéraire balisé. Réservez le lieu de départ et explorez le parcours dès les premières semaines.
Quand envoyer les invitations pour une randonnée à vélo ?: Envoyez-les environ 4 semaines avant la date prévue, avec la distance, l’horaire, le point de départ et la date limite d’inscription. Renvoyez une confirmation aux inscrits 5 à 7 jours avant.
Combien de points de repos prévoir sur une randonnée à vélo ?: Prévoyez généralement un point de repos tous les 15 à 25 kilomètres, en adaptant l’espacement au dénivelé et au niveau des participants. Vérifiez chaque emplacement sur place avant de l’annoncer.
Que faut-il prévoir pour les petites réparations de vélo ?: Prévoyez au minimum une pompe, des chambres à air de rechange, des démonte-pneus, des clés Allen et un outil multifonction. Confirmez aussi la disponibilité d’un réparateur local avant le départ.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.