La checklist pour organiser un atelier marketing

Un atelier marketing réussi repose surtout sur une préparation bien séquencée. Commence par réserver le lieu et confirmer le coach, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à traiter les réponses, préparer les supports et vérifier la technique. Le jour J, prévois suffisamment de temps pour installer la salle, accueillir les participants et lancer les exercices sans retard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Confirmer le coach
Définir le programme
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Coordonner la restauration
Vérifier la présentation
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
Préparer les exercices pratiques
2 personnes
Créer des badges nominatifs
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Préparer la présentation
2 personnes
Distribuer le matériel de travail
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Assurer l’accueil
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Animer l’atelier
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Distribuer les formulaires de feedback
Accompagner les départs
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Ranger le matériel technique
2 personnes
Retourner les matériels
Remercier les participants
Recueillir les retours
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 45
Table d'inscription
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 50
Verresqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Matériel d'atelier

Dossiers de travailqté 45
Blocs-notesqté 45
Stylos à billeqté 50
Marqueursqté 12
Post-itqté 20
Blocs pour chevaletqté 4
Ruban adhésifqté 4
Badges nominatifsqté 50
Formulaires de feedbackqté 50

Décoration

Chemins de tableqté 8
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Six semaines avant, bloque le lieu, confirme le coach et fixe le programme. Garde ensuite au moins 10 jours pour finaliser le formulaire d’inscription et envoyer les invitations.
À la clôture des inscriptions, vérifie chaque participant et recueille les besoins alimentaires. Fais suivre une confirmation finale au plus tard 3 jours avant l’atelier.
Prépare les dossiers de travail, feuilles d’exercices, blocs-notes, stylos et badges nominatifs en fonction du nombre confirmé, avec quelques exemplaires supplémentaires pour les imprévus.
Teste le vidéoprojecteur, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Une présentation ouverte et un essai complet évitent de perdre 15 minutes au démarrage.
Le jour même, ouvre la salle 60 à 90 minutes avant l’arrivée du groupe. Installe les tables et les chaises, prépare l’accueil, le point café et la restauration, puis place les panneaux de direction.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier marketing ?: Prévois idéalement 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer le coach, définir le programme et lancer les inscriptions. Réserve les 7 derniers jours aux confirmations, aux supports, aux courses et au test technique.
Quand envoyer les invitations pour un atelier marketing ?: Envoie-les environ 4 semaines avant la date prévue, dès que le lieu, le coach et le programme sont confirmés. Fixe une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant l’atelier pour avoir le temps de préparer le matériel et la restauration.
Combien de temps avant faut-il préparer la salle ?: Arrive 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises, la présentation, le matériel de travail, les badges et le point café, puis de tester la technique.
Que faut-il prévoir pour un atelier marketing d’une journée ?: Prévois un support de présentation, un dossier de travail, un bloc-notes, un stylo, des marqueurs, des post-it, des feuilles pour chevalet et des formulaires de feedback pour chaque participant. Ajoute le matériel de projection, les câbles et les éléments de restauration nécessaires au groupe confirmé.

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