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Checklist pour organiser un mariage pique-nique

Un mariage pique-nique demande plus qu’un repas posé sur une couverture. Il faut coordonner les invités, le traiteur, les réservations, la météo et l’installation du lieu, souvent en extérieur. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des invitations au chargement du matériel jusqu’à l’ouverture du site. Elle tient aussi compte des détails fréquemment oubliés, comme le refroidissement des boissons, le stationnement et le plan B en cas de pluie.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Établir la liste des invités

    2 personnes

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Confirmer le prestataire du mariage

  • Organiser le stationnement

  • Vérifier les prévisions météo

  • Définir le plan B en cas de pluie

    2 personnes

  • Confirmer les réservations

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer le bouquet de la mariée

  • Aller chercher le gâteau

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les salades

    3 personnes

  • Préparer les desserts

    2 personnes

  • Trier la vaisselle

    2 personnes

  • Emballer la décoration

    2 personnes

  • Charger le matériel

    3 personnes

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Installer les panneaux de stationnement

    2 personnes

  • Contrôler le site

    2 personnes

  • Monter les tentes de réception

    4 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer les couvertures de pique-nique

    3 personnes

  • Aménager le lieu de la cérémonie

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Placer les compositions florales

    2 personnes

  • Installer les guirlandes lumineuses

    3 personnes

  • Brancher la musique

    2 personnes

  • Tester le microphone

    2 personnes

  • Installer les tables de buffet

    4 personnes

  • Préparer les assiettes et les couverts

    2 personnes

  • Installer le buffet de boissons

    3 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

Événement

  • Lancer la musique de cérémonie

  • Accueillir les invités

    3 personnes

  • Servir la boisson de bienvenue

    3 personnes

  • Animer la cérémonie

    2 personnes

  • Prendre une photo de groupe

    2 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Couper le gâteau de mariage

    2 personnes

  • Servir le gâteau

    3 personnes

  • Ouvrir le buffet

    2 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Dégager les tables

    4 personnes

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Servir le dessert du soir

    3 personnes

  • Fournir la musique

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Annoncer le dernier tour

  • Raccompagner les invités

    3 personnes

Suivi

  • Refroidir la nourriture et les boissons

    2 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Démonter les tables et les chaises

    4 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Évacuer les déchets

    2 personnes

  • Emballer le matériel

    2 personnes

  • Vider les vases à fleurs

  • Vérifier les stocks

  • Retourner les matériels de location

    2 personnes

  • Distribuer les restes

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 2
  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 65
  • Couvertures de pique-niqueqté 12
  • Banc de cérémonie
  • Tables de buffetqté 3
  • Tabouretsqté 6

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 75
  • Assiettes à dessertqté 75
  • Petits bolsqté 75
  • Verres à boireqté 90
  • Verres à vinqté 75
  • Tasses à caféqté 70
  • Couteauxqté 80
  • Fourchettesqté 80
  • Cuillèresqté 80
  • Louchesqté 12
  • Fourchettes à gâteauqté 75
  • Plateaux de serviceqté 10
  • Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

  • Glacièresqté 6
  • Thermosqté 5
  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Planches à découperqté 5
  • Couteaux de chefqté 5
  • Saladiersqté 6
  • Verres doseursqté 3
  • Pinces de serviceqté 8
  • Couteau à gâteau
  • Présentoir à gâteau
  • Papier aluminiumqté 3
  • Film alimentaireqté 3
  • Pains de glaceqté 20

Décoration

  • Chemins de tableqté 8
  • Serviettes en tissuqté 75
  • Guirlandes de fanionsqté 6
  • Lanternes en papierqté 12
  • Vases à fleursqté 12
  • Numéros de tableqté 8
  • Panneau d’accueil
  • Arche de cérémonie
  • Coussin d’alliances
  • Livre d’or
  • Stylosqté 6
  • Cartes de placementqté 65
  • Cartes de menuqté 65

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 6
  • Lanternes LEDqté 10
  • Pilesqté 24

Équipement

  • Haut-parleurs Bluetoothqté 2
  • Microphone
  • Pied de microphone
  • Multiprisesqté 4
  • Rallongesqté 4
  • Batteries externesqté 3

Nettoyage

  • Poubellesqté 6
  • Supports de sacs poubelleqté 6
  • Bacs à vaisselleqté 3
  • Brosses à vaisselleqté 4
  • Étagères de séchageqté 3
  • Balaiqté 2
  • Pelle et balayetteqté 2
  • Serpillièreqté 2
  • Seauxqté 3
  • Épongesqté 8
  • Chiffons microfibresqté 12
  • Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
  • Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
  • Brosses de toilettesqté 2
  • Pinces à déchetsqté 2

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commencez par les invités et les besoins alimentaires : envoyez les invitations assez tôt pour obtenir les inscriptions et les restrictions avant de confirmer les quantités du repas.
  • Vérifiez la météo plusieurs jours avant, puis prévoyez un point de décision la veille. Un mariage pique-nique sans solution de repli devient difficile dès les premières averses.
  • Ne gardez pas les boissons pour le dernier moment : prévoyez plusieurs glacières et commencez à les refroidir au moins 6 heures avant le début de la réception.
  • Regroupez la vaisselle et le matériel par usage avant le chargement : service du buffet, cérémonie, boissons et café. Cela évite de chercher les louches, plateaux ou tasses au moment de servir.
  • Réservez une équipe d’installation avec une heure d’avance au minimum. Les tentes, tables, chaises, panneaux de stationnement et espaces de buffet prennent plus de temps à monter qu’à vérifier sur papier.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un mariage pique-nique ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines pour envoyer les invitations, traiter les réponses, confirmer le prestataire et les réservations. Gardez les 7 derniers jours pour les courses, la météo et la préparation du matériel.
Quand faut-il vérifier la météo pour un mariage pique-nique ?
Consultez les prévisions 7 jours avant, puis de nouveau 48 heures et 24 heures avant. La décision concernant le plan B doit être prise au plus tard la veille pour prévenir les invités et les prestataires.
Combien de boissons prévoir pour un mariage pique-nique ?
Pour la première heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 par heure selon la durée et la météo. Ajoutez une marge pour l’eau et gardez les boissons au frais dans plusieurs glacières.
Quand installer les tentes et les tables ?
Commencez l’installation au moins 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Ouvrez d’abord le lieu, contrôlez le site et signalez le stationnement, puis montez les tentes avant les tables, les chaises et le buffet.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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