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Checklist pour organiser un marché fermier

Un marché fermier demande une coordination précise entre producteurs, créateurs, visiteurs et équipe logistique. Commence par confirmer la date, le lieu, les autorisations et l’assurance, puis structure les inscriptions et le plan des stands. Les confirmations, les besoins électriques et le matériel doivent être réglés avant la dernière semaine. Cette checklist de 67 tâches et 54 équipements t’aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

  • Vérifier l’autorisation de marché

  • Vérifier l’assurance

  • Établir la liste des fournisseurs

    2 personnes

  • Inviter les agriculteurs et les créateurs

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier les informations aux visiteurs

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recenser les besoins des fournisseurs

    2 personnes

  • Dessiner le plan du marché

    2 personnes

  • Attribuer les emplacements de stand

  • Envoyer les confirmations des fournisseurs

  • Faire les réservations pour le matériel

  • Vérifier les points d'alimentation

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Envoyer le briefing aux fournisseurs

  • Envoyer un rappel aux visiteurs

  • Changer l'argent liquide

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Imprimer les panneaux et la signalétique

    2 personnes

  • Rassembler le matériel

    3 personnes

Événement

  • Installer les stands

    4 personnes

  • Monter les tentes de réception

    6 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    4 personnes

  • Alimenter les stands en électricité

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Aménager le point d’information

    2 personnes

  • Installer le point de paiement

    2 personnes

  • Remplir les glacières

    2 personnes

  • Mettre en place le point café

    2 personnes

  • Préparer les produits à déguster

    3 personnes

  • Préparer le stock par stand

    4 personnes

  • Accueillir les fournisseurs

    3 personnes

  • Guider les fournisseurs vers les stands

    3 personnes

  • Vérifier les présentations de produits

    2 personnes

  • Dégager les voies de sécurité

    2 personnes

  • Effectuer le dernier tour de nettoyage

    3 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Tenir le point d'information

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les produits de dégustation

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les stands

    2 personnes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Réanimer les stocks

    3 personnes

  • Essuyer les tables

    2 personnes

  • Tenir le point de paiement

    2 personnes

  • Accompagner la fermeture des stands

    3 personnes

  • Rassembler les produits invendus

    4 personnes

  • Faire le départ des prestataires

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

Suivi

  • Démonter les stands

    6 personnes

  • Démonter les tentes de fête

    6 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Trier les déchets

    3 personnes

  • Nettoyer le site

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Vider et nettoyer les glacières

    2 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    3 personnes

  • Ranger les provisions restantes

    2 personnes

  • Clôturer la gestion des paiements

  • Rassembler les factures des fournisseurs

  • Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tentes de réceptionqté 8
  • Stands de marchéqté 12
  • Tablesqté 16
  • Chaises pliantesqté 40
  • Tables de bièreqté 6
  • Nappesqté 16
  • Bâches de standqté 12
  • Pieds de parasolqté 6
  • Parasolsqté 6

Équipement

  • Glacièresqté 8
  • Bouilloiresqté 3
  • Machines à caféqté 3
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Projecteurs de chantier rechargeablesqté 6
  • Calculatricesqté 4
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Talkies-walkiesqté 6

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 120
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 80
  • Petits bolsqté 40
  • Couvertsqté 80
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Pinces de serviceqté 12
  • Carafes d’eauqté 8

Cuisine

  • Planches à découperqté 6
  • Couteau de chefqté 6
  • Couteaux à painqté 4
  • Verres doseursqté 4
  • Saladiersqté 8
  • Pains de glaceqté 30
  • Papier aluminiumqté 4
  • Film alimentaireqté 4

Décoration

  • Guirlandes de fanionsqté 12
  • Balles de pailleqté 12
  • Compositions floralesqté 8
  • Caisses en boisqté 24
  • Panneaux en ardoiseqté 12
  • Photophores de tableqté 12

Éclairage

  • Guirlandes lumineusesqté 8
  • Lampes LEDqté 20
  • Pilesqté 40

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Conteneurs à déchetsqté 4
  • Seauxqté 6
  • Sets de balaiqté 4
  • Raclettes de solqté 2
  • Chariots de ménageqté 2
  • Balais à mainqté 6
  • Balayette et pelleqté 6
  • Chiffons de nettoyageqté 30
  • Gants en caoutchoucqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Bloque les besoins des exposants dès les inscriptions : alimentation électrique, tables, chaises, emplacement et horaires d’arrivée. Envoie ensuite une confirmation individuelle avec le plan du marché.
  • Réserve les tentes, stands, tables et protections plusieurs semaines à l’avance. Le jour du montage, prévois aussi les bâches, parasols et pieds de parasol : la météo peut changer rapidement.
  • Vérifie l’électricité avant d’attribuer les emplacements. Compte les rallonges et multiprises, sépare les machines à café et bouilloires des autres appareils, et garde des projecteurs rechargeables pour le démontage.
  • Prépare la circulation des paiements et du service avant l’ouverture. Prévois les terminaux de paiement, la monnaie, les calculatrices, les gobelets réutilisables, les carafes et les pinces de service à des points faciles d’accès.
  • Envoie le briefing final aux fournisseurs environ 3 à 5 jours avant le marché. Ajoute l’heure d’arrivée, le numéro du stand, les règles de déchargement, les contacts de l’équipe et la procédure en cas de pluie.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché fermier ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, l’assurance, les invitations aux agriculteurs et la réservation des tentes ou stands sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
Demande les inscriptions au plus tard 4 à 6 semaines avant le marché. Envoie la confirmation finale avec l’emplacement, les horaires et les besoins techniques 7 à 10 jours avant l’événement.
Que faut-il prévoir pour les stands d’un marché fermier ?
Prévois pour chaque emplacement le mobilier convenu, une protection adaptée à la météo et l’accès nécessaire à l’électricité. Finalise le plan au moins 10 jours avant afin de vérifier les passages, les zones de déchargement et les branchements.
Que faire la veille d’un marché fermier ?
Rassemble et vérifie tout le matériel, imprime la signalétique, prépare la monnaie et contrôle les prévisions météo. Confirme aussi les horaires d’arrivée et garde une liste des contacts fournisseurs à portée de main.

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