Journée de vaccination : la checklist d’organisation

Une journée de vaccination repose sur un enchaînement précis, de l’ouverture des inscriptions au rangement du matériel médical. Cette checklist vous aide à répartir les 55 tâches du projet dans le bon ordre, sans oublier la chaîne du froid, les créneaux horaires ni la zone d’observation. Prévoyez aussi les besoins alimentaires, l’itinéraire et les rappels : ce sont des détails souvent traités trop tard. Les listes complètes des tâches et du matériel sont disponibles sur cette page.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer le public cible de la vaccination
2 personnes
Fixer le lieu de vaccination
2 personnes
Commander le stock de vaccins
2 personnes
Consigner le protocole médical
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
2 personnes
Traiter les inscriptions
3 personnes
Répartir les créneaux horaires
3 personnes
Envoyer des rappels
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Partager l’itinéraire
2 personnes
Faire la réservation du transport réfrigéré
Vérifier la livraison des vaccins
2 personnes
Stocker les vaccins au froid
2 personnes
Imprimer les formulaires
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les panneaux de direction
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Contrôler les glacières
2 personnes
Nettoyer les salles de vaccination
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager les tables de vaccination
3 personnes
Aménager la zone d’observation
2 personnes
Régler le refroidissement
2 personnes
Préparer le matériel médical
3 personnes
Accrocher les panneaux d’information
2 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes
Donner le briefing à l’équipe de vaccination
6 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Vérifier les inscriptions
3 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Répondre aux questions médicales
2 personnes
Accompagner les participants vers la salle de piqûres
2 personnes
Administrer les vaccins
6 personnes
Enregistrer les vaccinations
3 personnes
Accompagner l’observation
2 personnes
Enregistrer les effets secondaires
2 personnes
Réapprovisionner le matériel d’injection
2 personnes
Changer les conteneurs à déchets
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir la salle d'attente en ordre
2 personnes
Boucler les derniers participants
3 personnes

Suivi

Compter les vaccins restants
2 personnes
Remettre les vaccins au frais
2 personnes
Fermer les déchets médicaux
2 personnes
Ranger les formulaires en sécurité
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Renvoyer les informations aux participants
2 personnes
Finaliser l'administration des inscriptions
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d’inscriptionqté 2
Tables de vaccinationqté 6
Chaisesqté 45
Chaises d'observationqté 30
Barrières de file d’attenteqté 12
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Réfrigérateurs pour vaccinsqté 2
Glacièresqté 4
Thermomètresqté 4
Ordinateurs portablesqté 5
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Tensiomètresqté 2
Balancesqté 2
Téléphones d’urgenceqté 2

Matériel médical

Vaccinsqté 120
Seringuesqté 150
Aiguilles d’injectionqté 150
Lingettes alcooliséesqté 200
Pansementsqté 200
Compresses stérilesqté 200
Gants en nitrileqté 600
Masquesqté 150
Conteneurs pour aiguillesqté 8
Poubelles médicalesqté 6
Sacs thermiques pour vaccinsqté 4
Couvertures de survieqté 4
Pains de glaceqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Plateauxqté 4

Décoration

Panneaux d'informationqté 8
Flèches de directionqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Bureau

Chemises à pinceqté 15
Stylos à billeqté 50
Blocs-notesqté 20
Bacs à documentsqté 8
Housses de protectionqté 20
Bracelets en papierqté 150

Nettoyage

Poubellesqté 8
Poubelles à pédaleqté 6
Stations de désinfectionqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Éclairage

Lampes de bureauqté 6
Éclairage de secoursqté 4

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions avant d’envoyer les invitations : vous pourrez ainsi répartir les participants par créneaux plutôt que de gérer une arrivée groupée. Envoyez un rappel au moins 48 heures avant la vaccination.
Réservez le transport réfrigéré suffisamment tôt et vérifiez la livraison dès son arrivée. Les vaccins doivent ensuite être stockés au froid avec des thermomètres et un contrôle documenté.
Organisez un parcours en trois zones : inscription, vaccination, puis observation. Prévoyez des chaises d’observation et gardez cette zone accessible pendant toute la durée des injections.
Installez les panneaux de direction et les barrières de file avant l’ouverture. Un comptoir d’inscription clairement visible réduit les regroupements et facilite la vérification des créneaux.
Testez la veille les ordinateurs, tablettes, imprimante, rallonges et talkies-walkies. Préparez aussi les formulaires imprimés, les badges et les téléphones d’urgence pour éviter de chercher du matériel pendant les consultations.

Questions fréquentes

Quand commander les vaccins pour une journée de vaccination ?: Passez la commande dès que le public cible, le lieu et le nombre prévisionnel de participants sont confirmés. Prévoyez une marge et vérifiez la livraison le jour prévu avant l’installation des salles.
Combien de temps prévoir pour les inscriptions et les créneaux ?: Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée de vaccination lorsque le volume le permet. Répartissez ensuite les participants sur des créneaux horaires afin d’éviter une file importante à l’ouverture.
Comment organiser la chaîne du froid le jour de la vaccination ?: Réservez le transport réfrigéré à l’avance, contrôlez les glacières et les thermomètres à la réception, puis stockez les vaccins dans un réfrigérateur adapté. Effectuez un contrôle avant l’arrivée du public et pendant la journée.
Combien de temps garder une zone d’observation après la vaccination ?: Prévoyez une zone équipée de chaises et maintenez-la ouverte pendant toute la séance. La durée d’observation doit suivre le protocole médical applicable, qui doit être consigné avant le début de la journée.

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