Fête du Koningsdag : la checklist pour ne rien oublier

Une Fête du Koningsdag réussie se prépare dans cet ordre : fixer le lieu et la date, organiser les inscriptions, puis répartir les achats et les bénévoles. Prévoyez rapidement les tentes, les tables, la sonorisation et le matériel de jeu, car ces éléments sont souvent réservés trop tard. Quelques jours avant, confirmez les besoins alimentaires, la météo et les droits musicaux. Le jour J, gardez une personne chargée de l’installation et une autre du programme.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les droits musicaux
Vérifier la réservation des tables
Réserver des chapiteaux
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer le programme aux invités
Vérifier les prévisions météo
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons et les aliments
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Imprimer les règles du jeu
Créer la playlist musicale
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Recouvrir les tables de nappes
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les drapeaux
2 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Installer les stations de jeu
4 personnes
Disposer les petits prix
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Installer les cartes des allergènes
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes et l’entrée
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Animer les jeux traditionnels hollandais
3 personnes
Encadrer le marché aux puces
2 personnes
Servir les tompouces à l’orange
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Assurer le programme musical
2 personnes
Organiser les pauses des bénévoles
Animer la remise des prix
2 personnes
Préparer le barbecue
3 personnes
Servir les plats de barbecue
4 personnes
Servir des plats végétariens
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Allumer l’éclairage
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
3 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher le matériel de musique
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 4
Tables de buffetqté 3
Table de barbecue
Nappesqté 12
Tabouretsqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 80
Bols réutilisablesqté 50
Gobelets réutilisablesqté 120
Verres à vinqté 40
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafeqté 6

Décoration

Fanions orangeqté 8
Drapeaux néerlandaisqté 6
Ballons orangeqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes orangeqté 10
Couronnesqté 60
Décoration de table orangeqté 12
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 6
Poids pour tente de réceptionqté 8
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Matériel de sport

Set de lancer d’anneauxqté 2
Jeu de lancer de boîtesqté 2
Sacs de course en sacqté 10
Corde de tir à la corde
Sets de pétanqueqté 4
Ballons de footballqté 4
Cônesqté 20
Cordes à sauterqté 8
Craie de trottoirqté 12
Jeu de palets
Jeux de paletsqté 30

Cuisine

Pinces de barbecueqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pains de glaceqté 20
Papier aluminiumqté 4
Conteneurs alimentairesqté 12
Pinces de serviceqté 8
Gants de cuisineqté 4
Tiroir-caisse
Caisse
Calculatriceqté 2
Listes de prixqté 8
Étiquettesqté 2

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Pince à déchetsqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 2

Sécurité

Trousse de premiers secours
Extincteurqté 2
Ruban de balisageqté 2
Passe-câblesqté 6
Piles de lampe torcheqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les tentes plusieurs semaines à l’avance : il faut aussi vérifier le nombre de tables, de chaises et de tables de buffet disponibles.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant la fête afin de connaître les besoins alimentaires et de prévoir les assiettes, gobelets, couverts et boissons.
Envoyez le programme aux invités 2 à 3 jours avant, avec les horaires des jeux, du repas et les informations pratiques sur le lieu.
Répartissez les bénévoles par créneaux d’au moins 2 heures : une équipe monte les tentes et les tables, une autre s’occupe du buffet, des jeux et du son.
Consultez les prévisions météo 48 heures avant. Si de la pluie ou du vent est annoncé, vérifiez les ancrages des tentes et gardez les rallonges et le matériel audio à l’abri.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Fête du Koningsdag ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats, la météo et la répartition des bénévoles.
Quand faut-il envoyer les invitations pour la Fête du Koningsdag ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la fête, puis fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Vous aurez ainsi le nombre de participants et les informations alimentaires à temps.
Quand installer les tentes et les tables ?: Prévoyez l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités. Comptez davantage si les tentes de réception, la décoration et la sonorisation doivent être montées sur place.
Quelle quantité de boissons prévoir pour le Koningsdag ?: Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure suivante. Ajoutez une marge de 10 % et gardez les boissons au frais quelques heures avant le début.

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