Checklist pour organiser une excursion d’une journée
Une excursion d’une journée demande surtout de bien enchaîner les préparatifs : itinéraire, transport, réservation, inscriptions et informations aux participants. Cette checklist vous aide à répartir les tâches dans le bon ordre, jusqu’au contrôle des présences et à l’accueil sur place. Prévoyez aussi les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires, les contacts d’urgence, les billets et le refroidissement des boissons. Le jour du départ, chaque vérification doit avoir un responsable et une heure limite.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le transport
Réserver le lieu de visite
Élaborer le programme et l’itinéraire
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les contacts d'urgence
Envoyer les informations aux participants
Contrôler les billets d’entrée
Vérifier les prévisions météo
Vérifier l’itinéraire et les heures de départ
Faire les courses
2 personnes
Préparer les sacs à dos et le matériel
2 personnes
Refroidir la nourriture et les boissons
Événement
Inscrire les participants
2 personnes
Charger les bagages et le matériel
3 personnes
Vérifier les présences
2 personnes
Donner les consignes d'accueil
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
Assurer l’accompagnement de l’itinéraire
2 personnes
Distribuer la première tournée de boissons
2 personnes
Rassembler le groupe à l'arrivée
2 personnes
Gérer l'accès et les billets
2 personnes
Animer les différents temps du programme
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Distribuer les repas adaptés au régime
Prendre une photo de groupe
Vérifier les départs et les présences
2 personnes
Accompagner le trajet retour
2 personnes
Aider les participants à descendre en toute sécurité
3 personnes
Suivi
Rassembler les déchets
2 personnes
Décharger le matériel
3 personnes
Nettoyer la vaisselle et les glacières
2 personnes
Vérifier les restes
Restituer le matériel emprunté
Informer les participants des objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 2
- Chaises pliantesqté 4
Équipement
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 3
- Téléphone mobileqté 3
- Batteries externesqté 4
- Chargeursqté 4
- Rallongeqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Pinces de serviceqté 4
- Pains de glaceqté 12
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 40
- Assiettes réutilisablesqté 40
- Couverts réutilisablesqté 40
- Porte-serviettesqté 3
Catering
- Lunch-boxqté 35
- Bouteilles d’eauqté 35
- Sacs isothermesqté 6
- Bacs alimentaires avec couvercleqté 10
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Gilets réfléchissantsqté 4
- Lampes de pocheqté 4
- Parapluiesqté 6
Organisation
- Étiquettes nominativesqté 40
- Porte-badgesqté 35
- Stylosqté 10
- Presse-papiersqté 4
- Listes imprimées des participantsqté 4
- Cartes d’itinéraire impriméesqté 35
- Braceletsqté 40
Nettoyage
- Poubelles réutilisablesqté 4
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Bacs à vaisselleqté 2
Courses
- Courses
Conseils
- Fixez l’itinéraire et l’horaire de départ au moins 2 à 3 semaines à l’avance, puis confirmez-les la veille avec le transporteur et consultez les prévisions météo.
- Clôturez les inscriptions quelques jours avant l’excursion afin de disposer d’une liste fiable, des besoins alimentaires et d’un contact d’urgence pour chaque participant.
- Préparez les repas, bouteilles d’eau et boissons la veille. Placez les produits à garder au frais dans les glacières avec les pains de glace et refroidissez-les pendant la nuit.
- Arrivez au point de rendez-vous 30 minutes avant le départ pour inscrire les participants, vérifier les présences, distribuer les consignes et charger le matériel sans retard.
- Gardez les billets, la liste des participants, les téléphones chargés et une batterie externe dans un sac accessible. Prévoyez aussi une trousse de premiers secours, des lampes et des gilets réfléchissants si le retour peut se faire dans une zone peu éclairée.
Questions fréquentes
- Quand réserver le transport pour une excursion d’une journée ?
- Réservez-le dès que la date et l’itinéraire sont fixés, idéalement 3 à 4 semaines avant le départ. Confirmez ensuite l’heure, le point de prise en charge et les conditions d’annulation 48 heures avant.
- Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?
- Envoyez les invitations au moins 2 semaines avant l’excursion et indiquez une date limite d’inscription. Gardez ensuite 3 à 5 jours pour relancer les personnes qui n’ont pas répondu et finaliser la liste.
- Que faut-il prévoir pour les repas d’une excursion à la journée ?
- Prévoyez une lunch-box ou un repas par participant, ainsi qu’une bouteille d’eau et des boissons supplémentaires. Recueillez les allergies et régimes alimentaires au plus tard 5 jours avant, puis conservez les aliments dans des sacs isothermes ou des bacs fermés.
- À quelle heure faut-il arriver le jour de l’excursion ?
- Demandez aux participants d’arriver 30 minutes avant le départ prévu. Ce délai permet de contrôler les présences, distribuer les consignes, charger les sacs et résoudre un oubli sans décaler tout le groupe.
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