Organiser un EVG en party bus sans rien oublier
Un EVG en party bus se prépare comme une petite production : les invités, le trajet et les horaires doivent être verrouillés avant de penser à la décoration. Commence par confirmer les participants et leurs besoins alimentaires, puis réserve le bus et les éventuelles haltes. La veille, refroidis les boissons, prépare les encas et regroupe tout le matériel par catégorie. Le jour même, garde une personne responsable du contact avec le chauffeur et du chargement.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver un partybus
Payer l’acompte
Définir le trajet et le point de prise en charge
Réserver les haltes
Confirmer les heures de départ
Partager la liste définitive des invités
Collecter les coordonnées des participants
Composer la playlist
2 personnes
Préparer les jeux de fête
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les produits diététiques
Emballer la décoration et le matériel
2 personnes
Charger les téléphones et les batteries externes
Imprimer le programme
Marquer le point d'embarquement
Vérifier le bus et les informations de trajet
Apporter le matériel au bus
3 personnes
Décorer le bus
3 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
2 personnes
Expliquer le programme et les consignes de sécurité
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Lancer la musique
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer les jeux de fête
2 personnes
Prendre des photos de groupe
Servir le repas
3 personnes
Ramasser les déchets entre-temps
Accompagner la halte
2 personnes
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
Aider les invités à descendre en toute sécurité
2 personnes
Suivi
Décharger les affaires du bus
3 personnes
Trier et jeter les déchets
2 personnes
Vérifier le bus pour les objets oubliés
2 personnes
Laver la vaisselle réutilisable
2 personnes
Nettoyer les glacières et le matériel
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Rapporter les objets trouvés
Vérifier le paiement final
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 2
- Chaises pliantesqté 4
Vaisselle
- Verres réutilisablesqté 30
- Verres à vinqté 24
- Assiettesqté 24
- Couvertsqté 24
- Saladiers de serviceqté 8
- Plateaux de serviceqté 6
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bacs à glaçonsqté 3
- Enceinte Bluetooth
- Batteries externesqté 3
- Câbles de rechargeqté 6
Décoration
- Ballonsqté 40
- Kit d’arche de ballons
- Guirlandesqté 6
- Nappesqté 2
- Accessoires photo
- Chapeaux de fêteqté 24
Cuisine
- Couverts de serviceqté 8
- Planches à découperqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Thermosqté 2
- Tire-bouchonsqté 3
- Tire-bouchonsqté 2
- Distributeurs de boissonsqté 2
Catering
- Porte-serviettesqté 3
- Tapis rafraîchissantsqté 4
- Pailles réutilisablesqté 30
- Étiquettes nominativesqté 30
- Bacs à snacks portablesqté 6
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 3
- Poubelle de tri
- Balayette et pelle
- Seauqté 2
- Éponges de nettoyageqté 6
Éclairage
- Lampes à pileqté 4
Autre
- Plans du programmeqté 24
- Cartes de jeuqté 2
- Stylosqté 6
- Étiquettes pour batteries externesqté 6
- Trousse de premiers secours
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’EVG : tu auras le temps de confirmer le nombre de passagers, les besoins alimentaires et le montant de l’acompte.
- Réserve le party bus avant de choisir les haltes. Envoie ensuite au prestataire le trajet définitif, le point de prise en charge et l’heure de départ au moins 7 jours à l’avance.
- Prépare les boissons en deux groupes : ce qui doit rester au frais dans les glacières et ce qui peut être chargé plus tard. Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajuste selon la durée du trajet.
- Emballe séparément les produits diététiques et indique clairement leur contenu. Cette étape évite de chercher une option sans alcool, végétarienne ou adaptée à une allergie une fois dans le bus.
- Charge les téléphones et les batteries externes la veille, puis imprime le programme et la liste des contacts. Désigne une personne pour marquer le point d’embarquement et vérifier le bus avant l’arrivée du groupe.
Questions fréquentes
- Quand réserver un party bus pour un EVG ?
- Réserve-le idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue, surtout si l’EVG a lieu un samedi. Verse l’acompte dès que le trajet, le nombre approximatif de passagers et l’horaire de départ sont confirmés.
- Combien de boissons prévoir pour un EVG en party bus ?
- Prévois 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau et garde les boissons au frais dans des glacières jusqu’au chargement.
- Quand confirmer la liste des invités ?
- Fixe la clôture des inscriptions 2 à 3 semaines avant l’EVG. Partage la liste définitive et les coordonnées des participants avec le prestataire au plus tard 7 jours avant le départ.
- Que préparer la veille d’un EVG en party bus ?
- La veille, refroidis les boissons, prépare les encas, charge les téléphones et batteries externes, puis regroupe la décoration et le matériel. Garde le programme imprimé et les informations de trajet dans un dossier facilement accessible.
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