Checklist pour organiser une course par étapes

Une course par étapes se prépare dans un ordre précis : d’abord le parcours, les autorisations et le lieu de départ, puis les inscriptions et les équipes. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, commander les dossards et médailles, et confirmer chaque étape. La veille, il faut surtout préparer les kits, refroidir les boissons et vérifier la météo. Cette checklist rassemble 49 tâches et 37 fournitures pour éviter les oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu de départ
Organiser l’assurance de l’événement
Définir définitivement l’itinéraire
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Passer la commande des médailles
Commander les dossards
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Revérifier l'itinéraire
2 personnes
Clôturer la liste des participants
Trier les dossards
2 personnes
Confirmer la répartition des étapes
Envoyer les informations aux participants
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Composer les kits d’étape
3 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Mettre en place des barrières de circulation
4 personnes
Monter l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la tente d’enregistrement
3 personnes
Mettre en place les points boissons
4 personnes
Tester la technique
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Encadrer le changement d’étape
4 personnes
Tenir le poste de route
8 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles et l'eau
3 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Informer les participants du départ

Suivi

Rassembler les panneaux de parcours
4 personnes
Retirer les barrières de circulation
4 personnes
Démonter le matériel
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Numéros de départqté 120
Bracelets de dossardqté 120
Rubans de médailleqté 120
Piquets de parcoursqté 40
Ruban de balisageqté 12
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux d’orientationqté 35
Témoins de relais d’étapeqté 20
Ruban d'arrivée

Équipement

Arche de départ et d’arrivée
Chronomètresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes
Téléphones portablesqté 8
Batteries externesqté 8
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphoneqté 2

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Gilets de sécuritéqté 20
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 120

Cuisine

Distributeurs d'eauqté 6
Glacièresqté 6
Carafeqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Saladiers de serviceqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez par l’autorisation du parcours, l’assurance et la réservation du départ : sans ces éléments, l’itinéraire et le formulaire d’inscription ne peuvent pas être finalisés correctement.
Fixez une date de clôture des inscriptions au moins 7 jours avant la course. Vous aurez ainsi le temps de traiter les besoins alimentaires, trier les dossards et confirmer la répartition des étapes.
Prévoyez un responsable par zone : départ, chaque étape, arrivée et circulation. Établissez la répartition des bénévoles avant l’envoi des informations finales aux participants.
Commandez les numéros de départ, bracelets et médailles dès que le nombre prévisionnel de participants est fiable. Une commande tardive peut bloquer la préparation des kits d’étape.
Gardez les vérifications terrain pour les derniers jours : météo, balisage, panneaux, barrières et matériel de communication. Faites une dernière revue de l’itinéraire juste avant l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’une course par étapes ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les autorisations, l’assurance, le parcours et le lieu doivent être traités avant d’ouvrir les inscriptions.
Quand clôturer les inscriptions pour une course par étapes ?: Clôturez-les environ 7 jours avant l’événement. Ce délai permet de finaliser les dossards, les besoins alimentaires, les équipes et la répartition des étapes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum une équipe dédiée au départ, une équipe par étape, une équipe à l’arrivée et des personnes pour la circulation. Le nombre exact dépend du parcours et du nombre de participants.
Que préparer la veille d’une course par étapes ?: Préparez les dossards, les kits d’étape, les boissons et le matériel de balisage la veille. Vérifiez aussi les prévisions météo et chargez les téléphones, chronomètres et batteries externes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.