Checklist pour organiser un atelier théâtre

Un atelier théâtre se prépare en plusieurs étapes : réserver la salle et l’équipe, cadrer le programme, suivre les inscriptions, puis installer un espace de jeu fonctionnel. Cette checklist rassemble les démarches à faire avant l’atelier et les vérifications du jour même. Elle tient compte des besoins concrets d’une séance avec exercices, scènes, musique, accessoires, accueil des participants et pause café ou thé.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu de l'atelier
Réserver l'enseignant et les accompagnateurs
Réserver la salle
Élaborer le programme et le planning
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Créer la liste des participants et les coordonnées
Envoyer un rappel aux participants
Préparer les exercices et les scènes
2 personnes
Préparer la musique et les fichiers audio
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester le matériel et la technique
2 personnes

Événement

Ouvrir et aérer la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Marquer l’aire de jeu et l’espace public
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges nominatifs
Donner les consignes d’accueil
Animer l'échauffement
2 personnes
Animer les exercices d'improvisation
3 personnes
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Développer les scènes et les personnages
3 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Ramasser la vaisselle et les déchets
2 personnes
Répéter les scènes finales
3 personnes
Préparer l’espace de présentation
3 personnes
Accompagner les brèves présentations
3 personnes
Clôturer et remercier
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Trier et emballer le matériel
3 personnes
Éteindre et ranger le matériel technique
2 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Collecter et évacuer les déchets
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Gérer les objets trouvés
Stocker les photos des participants en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 50
Tablesqté 8
Table pliante
Portant à vêtementsqté 2
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 50
Tasses à caféqté 40
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Ordinateur portable
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Piles rechargeablesqté 8

Matériel de théâtre

Cartes d’improvisationqté 3
Feuilles de texteqté 50
Bloc-notesqté 50
Stylosqté 60
Crayonsqté 30
Marqueursqté 12
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 6
Boîte à accessoiresqté 2
Accessoires de costumeqté 30
Supports de badges nominatifsqté 50

Décoration

Tissus noirsqté 6
Flèches en papierqté 10

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Cuillères de serviceqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, la salle, l’enseignant et les accompagnateurs dès que le format est défini. Gardez au moins 4 à 6 semaines pour confirmer les disponibilités et envoyer les invitations.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relancez les personnes absentes 7 jours avant l’atelier. Prévoyez une liste de participants avec leurs coordonnées et un rappel séparé.
Testez l’ordinateur, l’enceinte Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 48 heures avant. Vérifiez aussi les piles rechargeables et l’accès aux fichiers audio, plutôt que de découvrir un problème à l’accueil.
Organisez la salle avant l’arrivée du groupe : chaises et tables sur les côtés, aire de jeu clairement marquée, espace public identifié et coin vestiaire séparé avec le portant ou le paravent. Comptez 30 à 45 minutes pour l’installation.
Préparez les badges, les feuilles de texte, les cartes d’improvisation, les accessoires et les marqueurs dans des bacs distincts. Les 15 premières minutes sont plus fluides si l’accueil, l’émargement et les consignes sont déjà prêts.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier théâtre ?: Prévoyez idéalement 4 à 6 semaines pour réserver la salle et l’équipe, élaborer le programme et gérer les inscriptions. Gardez encore 2 jours avant l’atelier pour tester la technique et vérifier les courses.
Quand envoyer les invitations pour un atelier théâtre ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date, avec le lieu, les horaires et les modalités d’inscription. Faites partir un rappel 5 à 7 jours avant, lorsque la liste des participants et les besoins alimentaires sont presque finalisés.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez 30 à 45 minutes avant l’arrivée du groupe pour aérer, placer les chaises et les tables, marquer l’aire de jeu, installer le matériel et raccorder l’audio. Ajoutez 15 minutes si la salle est inconnue ou si plusieurs accessoires doivent être disposés.
Que faut-il tester avant un atelier théâtre ?: Testez au minimum 48 heures avant l’ordinateur, les fichiers audio, l’enceinte, le microphone, les rallonges et les multiprises. Le jour même, refaites un essai rapide de 10 minutes avant l’accueil et vérifiez que les accessoires, badges et feuilles de texte sont au complet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.