Cómo organizar una noche de karaoke sin contratiempos

Una noche de karaoke funciona mejor cuando la música, el equipo y el servicio están preparados antes de que lleguen los invitados. Empieza por confirmar quién viene y qué canciones quiere cantar; después organiza el programa, la comida y las bebidas. El montaje debe dejar libre una zona para actuar y otra para sentarse. Reserva tiempo para probar el proyector, los altavoces y los micrófonos, porque los fallos técnicos suelen aparecer justo al empezar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Elaborar la lista de invitados
2
Enviar invitaciones
3
Gestionar inscripciones
4
Recoger preferencias dietéticas
5
Organizar el programa
6
Reunir las canciones de karaoke
7
Crear la lista de reproducción
8
Probar el equipo
2 personas
9
Cargar los micrófonos
10
Hacer la compra
2 personas
11
Enfriar bebidas
2 personas
12
Preparar aperitivos
3 personas
13
Montar mesas
2 personas
14
Colocar las sillas
2 personas
15
Preparar el rincón de karaoke
2 personas
16
Colocar la pantalla y el proyector
2 personas
17
Conectar los altavoces
2 personas
18
Instalar la iluminación
2 personas
19
Colgar la decoración
2 personas
20
Montar la entrada y el guardarropa
21
Preparar el buffet
2 personas
22
Montar el punto de café
23
Colocar puntos de recogida de basura
24
Comprobar los baños

Evento

25
Recibir a los invitados
2 personas
26
Presentar el programa
27
Marcar las inscripciones
28
Gestionar lista de karaoke
29
Anunciar a los cantantes
30
Manejar la música y los micrófonos
31
Servir aperitivos
2 personas
32
Rellenar las bebidas
2 personas
33
Reponer café y té
34
Recoger el buffet
2 personas
35
Sustituir las bolsas de basura
36
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

37
Apagar el equipo
2 personas
38
Retirar la decoración
2 personas
39
Lavar la vajilla
3 personas
40
Volver a colocar el mobiliario
2 personas
41
Limpiar el lugar
3 personas
42
Llevar la basura
2 personas
43
Guardar el equipo
2 personas
44
Devolver los objetos prestados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 6
Sillascant. 55
Perchero
Taburetescant. 4

Equipo

Equipo de karaoke
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Cable HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 3

Iluminación

Iluminación ambientalcant. 4
Lámparas LEDcant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 50
Bomba para globos
Mantelescant. 6

Vajilla

Vasoscant. 60
Tazas de cafécant. 30
Platoscant. 60
Cubiertoscant. 60
Tablas para servircant. 6

Cocina

Cafetera
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cubiterascant. 2
Tijerascant. 2
Abridores de botellascant. 3

Limpieza

Escoba y recogedor
Fregona y cubo
Guantes de limpiezacant. 4

Catering

Compras

Consejos

Pide las preferencias de canciones al enviar la invitación y cierra la lista al menos 3 días antes. Así puedes reunir las pistas, ordenar las actuaciones y evitar pausas largas buscando canciones.
Haz una prueba completa del equipo 2 horas antes: portátil, cable HDMI, proyector, pantalla, altavoces y micrófonos. Comprueba también que los micrófonos inalámbricos estén cargados y que haya regletas y cables alargadores disponibles.
Prepara el rincón de karaoke dejando aproximadamente 2 metros libres delante de la pantalla. Coloca las sillas de forma que todos vean la letra y reserva taburetes para quienes esperan su turno.
Enfría las bebidas y coloca aperitivos, vasos, platos y cubiertos antes de recibir a los invitados. Ten las bebidas de la primera hora listas en neveras portátiles o cubiteras para no abandonar el karaoke nada más comenzar.
Organiza el programa con actuaciones de 3 a 5 minutos y alterna canciones individuales y grupales. Deja una lista de canciones de reserva para cubrir cambios de última hora o cuando alguien no quiera cantar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de karaoke?: Empieza entre 7 y 10 días antes para preparar la lista de invitados, las invitaciones y las preferencias de canciones. Cierra las inscripciones y la selección musical al menos 3 días antes del evento.
¿Cuándo hay que probar el equipo de karaoke?: Haz una prueba completa 2 horas antes de que lleguen los invitados. Comprueba el sonido, la imagen del proyector, la conexión HDMI, los micrófonos y la carga de las baterías.
¿Cuántas canciones necesito para una noche de karaoke?: Calcula entre 10 y 12 canciones por hora si cada actuación dura de 3 a 5 minutos. Para una sesión de 3 horas, prepara al menos 30 canciones y añade 10 de reserva.
¿Cómo colocar las mesas y sillas para el karaoke?: Deja una zona de actuación de unos 2 metros delante de la pantalla y coloca las sillas orientadas hacia ella. Mantén un pasillo libre hasta la entrada, el buffet y los puntos de recogida de basura.

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