Cómo organizar una excursión de un día sin perder el control
Una excursión de un día se organiza de atrás hacia delante: primero fijas la fecha, la ruta y el transporte; después cierras la visita y las inscripciones. Cuando sabes cuántas personas van, puedes ajustar la comida, las bebidas y el material. La última semana sirve para confirmar horarios, entradas, dietas y contactos de emergencia. El día de la salida, una lista de asistencia y un responsable claro para cada tramo evitan esperas y participantes desorientados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y ruta
2 personas
- 2
Reservar transporte
- 3
Reservar el lugar de la visita
- 4
Desarrollar el programa y la ruta
2 personas
- 5
Enviar invitaciones
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Actualizar la lista de participantes
- 9
Recopilar contactos de emergencia
- 10
Enviar información a los participantes
- 11
Comprobar los billetes de acceso
- 12
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 13
Comprobar la ruta y las horas de salida
- 14
Hacer la compra
2 personas
- 15
Preparar las mochilas y los materiales
2 personas
- 16
Enfriar comida y bebida
Evento
- 17
Inscribir participantes
2 personas
- 18
Cargar el equipaje y los materiales
3 personas
- 19
Comprobar la asistencia
2 personas
- 20
Dar las instrucciones de bienvenida
- 21
Guiar a los participantes hacia el transporte
3 personas
- 22
Encargarse de la guía de ruta
2 personas
- 23
Repartir la primera ronda de consumiciones
2 personas
- 24
Reunir al grupo a la llegada
2 personas
- 25
Gestionar el acceso y las entradas
2 personas
- 26
Guiar las partes del programa
3 personas
- 27
Rellenar las bebidas
2 personas
- 28
Servir la cena
3 personas
- 29
Repartir las comidas dietéticas
- 30
Hacer una foto de grupo
- 31
Comprobar salidas y asistencia
2 personas
- 32
Acompañar el viaje de regreso
2 personas
- 33
Hacer que los participantes bajen con seguridad
3 personas
Seguimiento
- 34
Recoger la basura
2 personas
- 35
Descargar el material
3 personas
- 36
Limpiar la vajilla y las neveras portátiles
2 personas
- 37
Comprobar la comida sobrante
- 38
Devolver el material prestado
- 39
Informar a los participantes sobre objetos encontrados
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 2
- Sillas plegablescant. 4
Equipo
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 3
- Teléfono móvilcant. 3
- Baterías externascant. 4
- Cargadorescant. 4
- Cable alargadorcant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Pinzas de servircant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertos reutilizablescant. 40
- Porta servilletascant. 3
Catering
- Cajas de almuerzocant. 35
- Botellas para bebercant. 35
- Bolsas isotérmicascant. 6
- Recipientes para alimentos con tapacant. 10
- Papel de aluminiocant. 2
- Film transparentecant. 2
Seguridad
- Botiquines de primeros auxilioscant. 2
- Chalecos reflectantescant. 4
- Linternascant. 4
- Paraguascant. 6
Organización
- Pegatinas con nombrecant. 40
- Portabadgescant. 35
- Bolígrafoscant. 10
- Portapapelescant. 4
- Listas impresas de participantescant. 4
- Mapas de ruta impresoscant. 35
- Pulserascant. 40
Limpieza
- Contenedores reutilizablescant. 4
- Paños de limpiezacant. 8
- Fregaderoscant. 2
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, la ruta y el transporte antes de enviar invitaciones. Deja un margen de al menos 30 minutos entre la hora prevista de llegada y la reserva de la visita.
- Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite concreta, idealmente 7 días antes. Usa la lista final para calcular cajas de almuerzo, botellas, vasos y acumuladores de frío.
- Envía la información completa entre 3 y 5 días antes: punto de encuentro, hora de salida, duración, equipaje, contacto del responsable y qué hacer si alguien llega tarde.
- Comprueba el pronóstico, la ruta, las horas de salida y los billetes el día anterior. Prepara paraguas, linternas y botiquines según el recorrido, y carga los teléfonos y las baterías externas.
- Llega al punto de encuentro entre 20 y 30 minutos antes. Registra a cada participante, reparte las primeras bebidas, explica el programa y cuenta al grupo antes de subir al transporte y al llegar a cada parada.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una excursión de un día?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes si necesitas reservar transporte y una visita. Cierra las inscripciones y las dietas 7 días antes, y confirma horarios, entradas y previsión meteorológica el día anterior.
- ¿Cuándo hay que enviar la información a los participantes?
- Envíala entre 3 y 5 días antes de la excursión, cuando la ruta y los horarios ya estén confirmados. Incluye el punto de encuentro, la hora de salida, el contacto del responsable y las indicaciones sobre comida y equipaje.
- ¿Cuánta comida y bebida preparar para una excursión de un día?
- Calcula una comida principal, una botella reutilizable por persona y una reserva de agua y bebidas para aproximadamente un 10 % más de participantes. Ajusta las raciones después de cerrar la lista y revisa por separado las dietas especiales.
- ¿Cuánto antes hay que llegar al punto de encuentro?
- El equipo organizador debería llegar entre 20 y 30 minutos antes de la salida. Ese margen permite preparar el material, registrar la asistencia, resolver retrasos y dar las instrucciones de bienvenida sin desplazar la hora de salida.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!