Cómo organizar una cena de networking sin perder detalles
Una cena de networking funciona mejor cuando la organización sigue un orden claro: primero se cierra el lugar y el catering, después se controla la lista de asistentes y, al final, se monta la sala. Empieza recogiendo las preferencias dietéticas y confirma las inscripciones antes de imprimir menús o tarjetas de nombre. El día del evento, deja tiempo para revisar entregas, enfriar bebidas y preparar café, buffet y mesas. Así evitas improvisaciones justo cuando llegan los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el lugar
- 2
Cerrar acuerdos de catering
- 3
Redactar invitaciones
- 4
Enviar invitaciones
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Confirmar inscripciones
- 8
Organizar la disposición de las mesas
- 9
Preparar tarjetas de nombre
- 10
Imprimir menús
- 11
Comprobar las entregas
2 personas
- 12
Hacer la compra
2 personas
- 13
Refrigerar los productos frescos
2 personas
- 14
Preparar frutas y verduras
3 personas
- 15
Porcionar postres
2 personas
- 16
Preparar ropa y materiales
2 personas
- 17
Abrir la ubicación
2 personas
- 18
Montar mesas
4 personas
- 19
Colocar las sillas
3 personas
- 20
Montar el buffet
3 personas
- 21
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Montar el punto de café
2 personas
- 24
Colgar la decoración
2 personas
- 25
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
- 26
Probar el sonido
2 personas
- 27
Comprobar el bufé y los baños
2 personas
Evento
- 28
Recibir a los invitados
3 personas
- 29
Servir las bebidas de bienvenida
2 personas
- 30
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
- 31
Atender el cóctel de networking
3 personas
- 32
Servir aperitivos
3 personas
- 33
Rellenar las bebidas
2 personas
- 34
Abrir el buffet
2 personas
- 35
Reponer el buffet de cena
3 personas
- 36
Recoger la vajilla
3 personas
- 37
Servir café y té
2 personas
- 38
Servir el postre
2 personas
- 39
Ayudar con la despedida y el guardarropa
2 personas
Seguimiento
- 40
Recoger la comida y las bebidas
3 personas
- 41
Recoger la basura
2 personas
- 42
Lavar la vajilla
3 personas
- 43
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 44
Retirar la decoración
2 personas
- 45
Limpiar el lugar
3 personas
- 46
Inventariar materiales
2 personas
- 47
Devolver los objetos prestados
2 personas
- 48
Repartir la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas rectangularescant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazones para sopacant. 60
- Vasos para aguacant. 70
- Copas de vinocant. 70
- Tazas de cafécant. 60
- Cuchillos de cenacant. 70
- Tenedores de cenacant. 70
- Cucharillas de postrecant. 70
- Cucharillas de cafécant. 70
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Sacacorchoscant. 3
- Abrebotellascant. 3
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces Bluetoothcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Servilletascant. 100
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Cartas del menúcant. 10
- Arreglos floralescant. 8
- Números de mesacant. 8
Iluminación
- Luces decorativascant. 12
- Guirnaldas de lucescant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Reserva el lugar y cierra el catering antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 2 semanas para recibir respuestas, registrar asistentes y recoger preferencias dietéticas.
- Confirma las inscripciones varios días antes de la cena y usa esa cifra para ajustar mesas, sillas, vajilla y cantidades de comida. No encargues el número definitivo basándote solo en las invitaciones enviadas.
- Prepara las tarjetas de nombre y los menús después de cerrar la lista de asistentes. Imprime algunos ejemplares extra, porque las bajas y cambios de última hora suelen aparecer el mismo día.
- Comprueba las entregas al abrir la ubicación y revisa especialmente los productos frescos, las bebidas y el material del buffet. Refrigera lo fresco en cuanto llegue y no lo dejes a temperatura ambiente durante el montaje.
- Planifica el montaje por zonas: mesas y sillas primero, buffet y vajilla después, y café y bebidas al final. Reserva entre 60 y 90 minutos para colocar manteles, nombres, menús, decoración y equipos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una cena de networking?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes. Reserva el lugar y confirma el catering al principio; deja los últimos 5 a 7 días para cerrar inscripciones, dietas y distribución de mesas.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para una cena de networking?
- Envíalas unas 3 semanas antes de la cena y fija una fecha límite de respuesta de 7 a 10 días antes. Así tendrás tiempo para confirmar asistentes y comunicar al catering las necesidades dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una cena de networking?
- Calcula entre 60 y 90 minutos para montar mesas, sillas, buffet, vajilla, bebidas, café, decoración y tarjetas de nombre. Añade 30 minutos si las entregas llegan durante el montaje.
- ¿Cuándo hay que preparar las bebidas y los productos frescos?
- Refrigera los productos frescos en cuanto se reciban y enfría las bebidas unas horas antes de la llegada de los invitados. Haz la comprobación de entregas al abrir el lugar, no al comenzar la cena.
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