Cómo organizar una barbacoa de San Valentín

Una barbacoa de San Valentín al aire libre necesita más coordinación que una cena normal: hay que confirmar asistentes, reservar la barbacoa y la carpa, y preparar un plan alternativo para el tiempo. Empieza por las invitaciones y las preferencias dietéticas; después cierra el equipamiento y la compra. El día anterior deja listas las verduras, ensaladas, postre y bebidas frías. El día del evento, monta primero el espacio y la iluminación, y enciende la barbacoa solo cuando todo lo demás esté preparado.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Elaborar la lista de asistentes
5
Reservar la barbacoa
6
Reservar la carpa de fiesta
7
Comprobar el pronóstico del tiempo
8
Organizar la distribución del lugar
2 personas
9
Hacer la compra
2 personas
10
Recoger la barbacoa y el gas
2 personas
11
Enfriar bebidas
2 personas
12
Guardar la carne y los productos vegetarianos
13
Preparar verduras y ensaladas
3 personas
14
Preparar el postre
2 personas
15
Crear lista de reproducción
16
Escribir tarjetas de nombre
2 personas
17
Clasificar la decoración
2 personas
18
Montar las carpas
4 personas
19
Colocar mesas y sillas
4 personas
20
Poner las mesas de forma festiva
3 personas
21
Colgar la decoración
3 personas
22
Colgar la iluminación
2 personas
23
Montar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
24
Montar la barbacoa de forma segura
2 personas
25
Encender la barbacoa
2 personas

Evento

26
Recibir a los invitados
2 personas
27
Servir el aperitivo y los bocados
2 personas
28
Rellenar las bebidas
2 personas
29
Asar platos de barbacoa
3 personas
30
Servir ensaladas y guarniciones
2 personas
31
Asar por separado los platos vegetarianos
2 personas
32
Servir el postre
2 personas
33
Servir café y té
2 personas
34
Recoger la vajilla usada
2 personas
35
Retirar la basura de vez en cuando
36
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
37
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

38
Recoger las mesas y sillas
3 personas
39
Lavar la vajilla y la cristalería
3 personas
40
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
41
Limpiar el lugar
3 personas
42
Recoger y retirar la basura
2 personas
43
Retirar la decoración
2 personas
44
Desmontar las carpas
4 personas
45
Limpiar la barbacoa
2 personas
46
Devolver los materiales prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillascant. 32
Mesa del bufécant. 2
Mesa de bebidas
Mesas altascant. 3

Vajilla

Platos reutilizablescant. 40
Cuencos reutilizablescant. 40
Vasos reutilizablescant. 50
Tazas de cafécant. 35
Cubiertoscant. 40
Bandejas de servircant. 12

Equipo

Barbacoa de gascant. 2
Botellas de gascant. 3
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Altavoz Bluetooth
Cables alargadorescant. 3

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas para barbacoacant. 4
Brochas para barbacoacant. 2
Bandejas de aluminiocant. 8
Cafetera

Decoración

Mantelescant. 8
Porta-servilletascant. 8
Guirnaldas de San Valentíncant. 6
Arreglos floralescant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 4
Faroles LEDcant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Fregaderoscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de respuesta de 7 días antes. Así puedes cerrar la lista de asistentes y calcular carne, opciones vegetarianas, vajilla y sillas.
Reserva la barbacoa, el gas y la carpa en cuanto tengas la fecha confirmada, idealmente 3 o 4 semanas antes. Comprueba también el pronóstico 48 horas antes y decide de antemano dónde colocarás las mesas si cambia el tiempo.
Separa la carne de los productos vegetarianos desde la compra hasta la cocción. Guarda ambos en neveras portátiles distintas o en recipientes cerrados, y prepara tablas, cuchillos y bandejas separados para evitar contaminación cruzada.
Enfría las bebidas la víspera y calcula aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora, más agua durante toda la comida. Monta una mesa de bebidas independiente para que nadie tenga que acercarse a la zona caliente de la barbacoa.
Monta carpas, mesas, sillas, decoración e iluminación antes de encender el gas. Deja la barbacoa sobre una superficie estable, alejada de la carpa y de las guirnaldas, y reserva una zona libre para quien la esté utilizando.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una barbacoa de San Valentín?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones y reservar la barbacoa, el gas y la carpa. Cierra las confirmaciones y las preferencias dietéticas 7 días antes.
¿Cuánta comida y bebida necesito para una barbacoa de San Valentín?: Calcula una ración principal por persona y añade opciones vegetarianas según las respuestas de los invitados. Para la bebida, prevé 2 o 3 unidades por persona durante la primera hora y agua disponible durante todo el evento.
¿Cuándo preparo la comida para la barbacoa?: Prepara verduras, ensaladas y postre el día anterior, y guarda la carne y los productos vegetarianos refrigerados hasta poco antes de cocinarlos. Enfría también las bebidas la víspera para no depender del hielo de última hora.
¿Qué hago si llueve el día de la barbacoa de San Valentín?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y decide entonces si la carpa será suficiente o si necesitas cambiar la distribución. Mantén la barbacoa y el gas fuera de la carpa, aunque uses una carpa plegable para proteger a los invitados.

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